В период с 01.01.2016 по 22.04.2016 редакцией журнала «Юрист» был проведен конкурс «Лучшие юридические департаменты Беларуси — 2015». На основании изучения отдельных разделов анкет участников конкурса и полученных от участников пояснений по организации работы юридических служб были подготовлены настоящие рекомендации.
По согласованию с руководством полномочия и статус юридической службы рекомендуется закрепить в базовой политике, ином локальном нормативном правовом акте. В данном документе следует прописать наиболее важные бизнес-процессы и указать объемы полномочий соответствующих специалистов. Юридическую службу нужно отметить как обязательный орган для принятия решения, то есть без голоса которого (одобрения) решения не считаются принятыми, особенно в части инвестиций, заключения контрактов с ключевыми покупателями, лицензионного производства и выдачи сублицензий, совершения крупных сделок. В ряде других случаев юридической службе может быть присвоен статус участника согласования (то есть когда юридическая служба предоставляет мнение, но не осуществляет одобрение самой операции).
Совет № 1:
активнее участвовать в принятии управленческих и стратегических решений, являться не только согласующим звеном.
При реализации инвестиционных проектов сотрудники юридической службы в обязательном порядке должны входить в состав группы проектных менеджеров и участвовать на всех стадиях реализации проекта, начиная с первых встреч (переговоров) с контрагентом. Кроме того, юридическая служба должна привлекаться руководством по наиболее сложным проектам до принятия решения о реализации таких проектов при первоначальной оценке возможных рисков.
Руководитель юридической службы может также являться членом коллегиального исполнительного органа, и, соответственно, его участие всегда будет обязательно при принятии судьбоносных решений.
На предприятии следует четко разделить обязанности между всеми подразделениями, очертить зоны ответственности каждого из структурных подразделений, в которых та или иная служба компетентна. В должностных инструкциях нужно установить ответственность за нарушение установленных правил в рамках возложенных на того или иного специалиста обязанностей. Для полноценного выполнения таких обязанностей необходимо оперативно проводить обучение всех сотрудников в случае возникновения вопросов, негативно влияющих на работу организации в целом.
Совет № 2:
проводить обучение сотрудников компании юридическим вопросам, которые влияют на работу организации; при необходимости подготовить памятки, провести разъяснения.
Следует проводить анализ недостатков, которые были выявлены в процессе исполнения обязанностей, и на основании такого анализа в случае необходимости разработать памятки, провести разъяснения с целью недопущения подобной ситуации в будущем.
Целесообразно разработать и ввести в действие на предприятии Положение о работе с дебиторской задолженностью и предоставлении отсрочки платежа, которое четко регламентирует процесс определения условий платежа в зависимости от категории, присваиваемой клиенту.
Совет № 3:
распределить обязанности и обозначить «коридор», в рамках которого специалисты могут самостоятельно принимать решения по вопросам работы с задолженностью.
Введение Положения позволит исключить из процесса заключения ряда договоров субъективную оценку каждого конкретного менеджера при определении таких существенных условий договора, как оплата. При этом менеджерам по каждому клиенту Положением может быть предоставлен «коридор», в пределах которого решения принимаются самостоятельно.
Также данным Положением следует регламентировать процесс досудебного урегулирования спора и делегировать полномочия по выставлению претензионных писем исполнителям по договорам, при этом сохранив полномочия юридической службы по своему усмотрению выставлять претензионные письма тому или иному контрагенту, а также сохранив обязанность юридической службы вести претензионную работу в случаях, признанных в соответствии с Положением исключительными и нетиповыми.
Юридической службе следует вести превентивную работу, что позволит сотрудникам других подразделений, учитывая предлагаемые рекомендации, избегать повторения негативного опыта организации. В частности, юридический отдел может вести реестр рисковых ситуаций (ситуаций, приведших к имиджевому или финансовому ущербу организации) с изложением выводов по ней, а также описанием модели правильного поведения при возникновении аналогичной ситуации.
Совет № 4:
вести превентивную работу, чтобы избежать повторения негативного опыта организации.
В ситуации, когда разработка локальных нормативных правовых актов возложена на инициирующие структурные подразделения, в части написания таких внутренних инструкций и локальных регламентов, иных локальных нормативных правовых актов следует разработать документ, в некой степени прототип Закона «О нормативных правовых актах», который в упрощенной и более понятной форме описывает требования к содержанию и структуре внутренних инструкций и регламентов, что увеличивает точность и преемственность подготавливаемых проектов документов.
Совет № 5:
разработать документ, который в упрощенной форме описывает требования к содержанию и структуре локальных нормативных правовых актов.
В качестве онлайн-ресурсов для совместного использования и составления документов могут выступать Google docs и Dropbox.
Совет № 6:
использовать доступные онлайн-ресурсы для совместной работы.
Силами специалистов юридической службы рекомендуется создать и постоянно обновлять электронный архив данных документооборота, что даст возможность вести учет документов, их систематизацию, определять сроки исполнения. В случае необходимости такой архив данных позволяет легко осуществлять их поиск как сотрудниками службы, так и иными структурными подразделениями предприятия.
Совет № 7:
создать электронный архив данных документооборота.
В юридической службе рекомендуется построить работу так, чтобы специалисты с узкой специализацией не превалировали: каждый из специалистов должен быть способен вести любой проект в рамках компании вплоть до сдачи под ключ. Каждый сотрудник должен быть взаимозаменяем. Для того, чтобы специалисты департамента были в курсе последних событий, каждый день или с иной периодичностью можно проводить мини-совещания и обсуждать на них текущие дела. Если вопрос требует комплексного подхода, то необходимо принять решение о совместной работе нескольких юристов для его разрешения. Данный подход обоснован и дает свои результаты. В ситуациях, когда один из сотрудников отсутствует по какой-либо причине, другой в оперативном порядке заменяет его. В результате работа продолжается согласно внутреннему регламенту без нарушения сроков.
Совет № 8:
наладить работу юридической службы так, чтобы специалисты были взаимозаменяемы.
Рекомендуется ежедневно в начале рабочего дня составлять план работы на день, а по итогу дня — отчет о проделанной работе, что позволит оценить ее качество и количество.
Совет № 9:
планировать рабочее время.
Начальнику юридической службы стоит ежемесячно составлять план работы службы и отражать в нем стратегические цели отдела, которые, безусловно, должны соответствовать стратегическим целям развития предприятия (например, снижение себестоимости, взыскание дебиторской задолженности, минимизация хозяйственных рисков, экономия), а также функциональные цели (текущая работа). В плане работы следует отражать по каждой операции удельный вес, затраченное время на решение задачи, а также балл сложности. По итогам месяца составляется отчет, в котором отражается вся работа службы и конкретные ее достижения.
Специалистам юридической службы рекомендуется постоянно повышать свой уровень, причем не только в юридической сфере. Это может быть обучение в сфере менеджмента, продаж, бизнес-коммуникаций и др.
Совет № 10:
повышать свой профессиональный уровень не только в юридической, но и в смежных сферах.
Целесообразно периодически обсуждать произошедшие изменения в законодательстве, экономике в целом; анализировать то, как эти изменения могут повлиять на деятельность компании. До руководства и сотрудников других структурных подразделений данные изменения следует доводить в виде информационных писем, рассылок по корпоративной почте, в случае необходимости — проводить мастер-классы, тренинги, семинары.
Рекомендуется после посещения обучающего мероприятия организовать обмен знаниями между сотрудниками юридического отдела. Первоначально лекционный материал по возможности следует представить в виде алгоритмов, таблиц, схем, графиков и разослать всем сотрудникам для ознакомления и самостоятельной проработки, а затем внутри отдела обсудить полученную информацию и обменяться мнениями по внедрению полученной теории в практику. Также могут проводиться корпоративные семинары на базе предприятия.
Совет № 11:
после посещения обучающего мероприятия доводить до сведения иных специалистов практические знания.
Каждому сотруднику наравне с годовыми целями (KPI) рекомендуется определить индивидуальный план развития, например по системе 70/20/10:
Совет № 12:
предусмотреть индивидуальный план развития специалистов юридической службы.
План может предусматривать в том числе и тематические семинары, которые могут быть заложены в бюджет юридической службы при его наличии.
Все корректировки можно разделить на несколько групп:
Совет № 13:
запретить вносить необоснованные корректировки в документы с контрагентами.
Следует закрепить в одном из локальных нормативных правовых актов (это могут быть и стандарты) запрет на безосновательное внесение корректировок в документы (например, запретить отказ от визирования по формальным основаниям (пунктуация, орфография), не влияющим на законность, целесообразность и исполнимость заключаемого договора).
При необходимости внесения корректировок в предоставляемые/разрабатываемые документы специалистам юридической службы рекомендуется предоставлять контрагенту обоснование необходимости таких корректировок со ссылками на нормы законодательства, корпоративные требования и целесообразность применения той или иной нормы. Кроме того, следует указывать риски, которые можно минимизировать для обеих сторон путем внесения соответствующих корректировок.
Сотрудникам департамента рекомендуется постоянно проводить систематизацию ошибок, некорректных формулировок, пунктов, противоречащих законодательству, положений, ухудшающих правовое положение одной из сторон договора. Данная процедура значительно упрощает работу, особенно с контрагентами, с которыми компания сотрудничает постоянно.
Совет № 14:
систематизировать типовые ошибки, допускаемые контрагентами, и знакомить с такими ошибками как контрагентов, так и внутренних специалистов.
Собранные и систематизированные корректировки рекомендуется доносить до контрагентов путем рассылки писем, заключений или ознакомления непосредственно при проведении переговоров или производственных совещаний.
Также для систематизации важной при работе с контрагентами информации можно создать отдельный электронный файл с общим доступом для сотрудников юридического отдела, куда по мере необходимости вносится соответствующая информация.
Юридической службе рекомендуется периодически проводить короткие совещания с целью анализа пробелов и ошибок, допущенных при заключении и исполнении хозяйственных договоров, в том числе выявленных в ходе рассмотрения дел экономическими судами. Данные пробелы можно ликвидировать путем внесения изменений в типовые формы. В случае необходимости можно привлечь независимых аудиторов (особенно в части налогообложения), сотрудников профильных министерств и ведомств.
Можно создать своеобразную систему правового информирования и консультирования. Правовое обучение сотрудников подразделений обеспечивается путем проведения семинаров, видео- и телефонных конференций, составления образцов новых локальных нормативных правовых актов, обобщения судебной практики, а также использования корпоративных печатных изданий, разработки методических рекомендаций, алгоритмов действий по определенным процедурам.
При работе с контрагентами рекомендуется использовать функцию «Рецензирование» в текстовом редакторе Word, позволяющую в том числе оставлять комментарии на полях и исправлять текст, зачеркивая исходник. Такой документ удобно пересылать по электронной почте. Корректировки по тексту, а также их обоснование (если необходимо — с отсылкой к нормативному правовому акту) следует предоставлять контрагенту в обязательном порядке. В примечаниях можно предложить контрагенту альтернативные формулировки, подробно осветить отдельные аспекты, привести аргументы. Обсуждение корректировок может осуществляться следующим образом: либо контрагент, используя «Рецензирование», соглашается полностью или частично с правками и высылает итоговый вариант посредством электронной почты, либо корректировки обсуждаются по телефонной связи, Skype, в ходе переговоров.
Совет № 15:
всегда предоставлять контрагентам все корректировки и обоснования тех или иных изменений в документах.
Рекомендуется готовить и распространять среди клиентов справочник, описывающий тонкости и подводные камни вида деятельности компании. В таких справочниках можно описать нюансы законодательства и правоприменительной практики, предложить рекомендации и алгоритмы действий в типовых проблемных ситуациях. Подобный справочник позволяет донести до юриста или исполнителя-контрагента правовые особенности не очень хорошо известной им сферы деятельности и предложить решения для «жизненных» ситуаций.
Совет № 16:
готовить справочную информацию о деятельности организации в помощь контрагенту.
Следует стремиться к снижению количества потенциальных судебных разбирательств в отношении должников. Для достижения данной цели сотрудникам юридической службы нужно повышать свой уровень подготовки по ведению переговоров, лично участвовать в разрешении конфликтных ситуаций и поиске альтернативных решений, приобретать медиативные навыки.
Совет № 17:
приобретать медиативные навыки для разрешения возникающих спорных вопросов как внутри компании, так и вне ее.
