Договор с бухгалтерской организацией: на что обратить внимание?

Договор на предоставление бухгалтерских услуг относится к договорам возмездного оказания услуг, которые регулируются главой 39 ГК. Рассмотрим основные вопросы, которые необходимо оговорить при заключении договора о предоставлении бухгалтерских услуг.

Вопрос 1: кто составляет первичные учетные документы и выставляет счета-фактуры, а также несет ответственность за правильность их составления?

Как правило, самым дешевым и оперативным вариантом является составление первичных документов самой организацией. В этом случае у нее должен быть в штате работник, который будет оформлять первичные документы (накладные, акты, кассовые документы и пр.). Желательно в договоре обязать бухгалтерскую организацию осуществлять проверку первичных документов на их соответствие законодательству и нести ответственность за принятие к учету документа, не соответствующего законодательству. И очень неплохо, если в договоре будет прописана возможность получения бесплатных консультаций по поводу правильности заполнения первичных документов.

Если компания хочет переложить весь объем работ на бухгалтерскую организацию, в договоре может быть использована следующая формулировка:
«Исполнитель обязуется оформлять все первичные учетные документы и журналы в соответствии с законодательством, в том числе накладные, кассовые документы, акты выполненных работ (услуг), акты на списание материалов, БСО и пр. Исполнитель обязуется выставлять электронные счета-фактуры в сроки, установленные законодательством».

Вопрос 2: кто совершает безналичные платежи?

Здесь возможны 3 варианта:

1) с бухгалтерской организации полностью снимается обязанность по платежам;

2) бухгалтерская организация оформляет платежные документы, а подписывает их и отправляет в банк директор. В этом случае еще желательно указать, кто будет следить за исполнением данных документов банком;

3) бухгалтерская организация оформляет платежные документы, подписывает их и отправляет в банк, а также следит за их исполнением банком.

Первый вариант — самый распространенный. Часто этому вопросу вообще не уделяется внимание в договоре. Если не указано иное, то по умолчанию все обязанности по платежам будут лежать на организации-заказчике.

Вопрос 3: кто оформляет документы по кадрам (приказы, табели учета рабочего времени, штатные расписания), ведет личные дела, журналы (по учету трудовых книжек, по учету бланков трудовых книжек), составляет трудовые договоры (контракты), должностные инструкции и отвечает за их соответствие законодательству?

Если в организации небольшой штат и слабая «текучка» кадров, нецелесообразно держать отдельного человека, который будет выполнять эту работу.

Чтобы переложить данные обязанности на бухгалтерскую организацию, в договор следует включить такое условие:
«Исполнитель обязуется оформлять все необходимые документы по приему и увольнению сотрудников Заказчика (приказы, трудовые договоры (контракты) и пр.), вести их личные дела, журналы по учету трудовых книжек, бланков трудовых книжек, совместно с руководителем Заказчика разрабатывать должностные инструкции, составлять штатные расписания, оформлять документы по командировкам и прочие необходимые документы, предусмотренные трудовым законодательством».

Вопрос 4: в какие органы бухгалтерская организация обязуется сдавать отчетность и предоставлять информацию?

Обычно все аутсорсинговые организации, предлагая клиенту проект договора, включают в свои обязанности подачу сведений и отчетов следующим органам: налоговой инспекции, ФСЗН, Белгосстраху, органам статистики. Руководитель организации может не знать, что его организации необходимо еще предоставлять сведения и в другие органы. Например, в местную администрацию для внесения данных в торговый реестр, или в службу занятости при появлении вакансии, или в военкомат. Нужно решить, на кого возлагается обязанность предоставлять эти данные. Если компания не знает всего перечня органов, куда нужно предоставлять отчеты и информацию, и хочет переложить эту обязанность на бухгалтерскую организацию, то в договоре нужно оставить перечень открытым: «…и прочие органы, отчеты и информация в которые должна предоставляться согласно действующему законодательству».

Вопрос 5: как будет изменяться стоимость услуг?

Размер оплаты зависит от системы учета. УСН с НДС сложнее, чем УСН без НДС, но проще, чем общая система налогообложения. Также стоимость услуг зависит от объема работ. Как правило, аутсорсинговые организации «привязывают» цену к количеству обрабатываемых в месяц первичных документов и к количеству сотрудников заказчика.

Часто заказчику предлагается на выбор «тарифный план», в который включается определенный объем обрабатываемых документов, и устанавливается доплата за превышение этого объема. Также бухгалтерские организации включают в договор условие о возможности одностороннего изменения цены. По нашему мнению, это справедливо с учетом уровня инфляции в нашей стране, однако организация может оказаться в ситуации, когда ей придется отказаться от договора по причине увеличения стоимости услуг в самый неподходящий момент — в период сдачи отчетности. Поэтому желательно предусмотреть в договоре, что аутсорсинговая организация должна была предупредить об увеличении цены не менее чем за 3 месяца.

Вопрос 6: каким образом будет проводиться обязательная инвентаризация (годовая, при смене руководителя и в других случаях) и кто будет оформлять акты инвентаризации?

Обязанность проводить инвентаризацию предусмотрена для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет, в том числе находящихся на упрощенной системе налогообложения, и регулируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180.

Инвентаризацию активов заказчик может провести самостоятельно, а бухгалтерская организация — оказать помощь в составлении акта инвентаризации.

Инвентаризация обязательств представляет собой в первую очередь составление и рассылку актов сверок взаиморасчетов контрагентам. Поэтому нужно четко представлять, имеется ли в организации лицо, способное проделать такую работу. И при необходимости переложить данные обязательства на бухгалтерскую организацию.

Важно отметить, что в случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг инвентаризация приобретает особый смысл. Бухгалтерская организация примет к учету только те документы, которые заказчик не забудет ей отослать, либо, если она сама оформляет документы, только те, которые оформила. Если заказчик что-то забудет, то его могут не спросить. Штатному бухгалтеру это заметить гораздо проще, так как он находится в организации, слышит и видит происходящее в офисе, имеет возможность непосредственного контакта с руководителем и работниками. Например, если сломался стул и его выбросили, то нужен акт на списание. Сообщить об этом бухгалтерской организации может никто не догадаться, а в процессе инвентаризации недостача стула будет обнаружена. Также организация может приобретать различные материалы, запчасти и т.п., которые должны своевременно списываться, иначе они годами будут накапливаться на счете 10 «Материалы» и искажать отчетность.

Однако хуже всего, когда до бухгалтерской организации не доходят самые значимые документы — накладные и акты выполненных работ (услуг). Их можно потерять, забыть отослать. В бухгалтерской организации может сработать человеческий фактор, когда бухгалтер забудет что-то отразить в учете. Инвентаризация способствует выявлению этих моментов и свое-временной безболезненной корректировке.

Также при инвентаризации проверяется истечение сроков исковой давности по дебиторской и кредиторской задолженности. Такие случаи следует своевременно выявлять и отражать в учете, поскольку они влияют на налогооблагаемую базу и бухгалтерскую отчетность.

Вопрос 7: в какой программе будет вестись бухгалтерский учет, каким образом данные из этой программы будут передаваться организации-заказчику в течение действия договора, а также после его расторжения (отказа от договора)?

Большой ошибкой является указание в договоре, что заказчику передаются только распечатки оборотно-сальдовых ведомостей и карточек счета, хотя случается и такое. Это означает, что:

1) вводить остатки, контрагентов, номенклатуру товаров и материалов и пр. в новую бухгалтерскую программу организации придется вручную;

2) у заказчика не будет базы в электронном виде и, если понадобится что-то быстро найти, придется искать в этих распечатках.

Ни в коем случае не следует соглашаться на такое. Вводить все заново — это огромная и дорогостоящая работа, даже если в организации предполагается мало операций.

Хороший вариант — бухгалтерская программа в облаке. Механизм достаточно прост: необходимо предусмотреть в договоре, что у заказчика будет доступ в облако с правами просмотра документов, формирования всех отчетов. В этом случае можно оперативно получать информацию по активам, по дебиторам и кредиторам, а также оценивать качество учета. Кроме того, желательно дополнительно согласовать возможность формировать первичные учетные документы непосредственно в 1С.

Также важно предусмотреть в договоре обязанность бухгалтерской организации передать копию базы после расторжения договора (одностороннего отказа от договора).

Еще один вариант — это когда бухгалтерская программа установлена на компьютерах аутсорсинговой организации. Если компания выберет этот вариант, нужно предусмотреть в договоре периодичность, с которой бухгалтерская организация будет передавать базу заказчику (через курьера или на электронную почту).

Повторимся: очень важно, чтобы у заказчика была эта база, даже если у него пока нет лицензии на саму программу и нет возможности просмотреть базу. Во-первых, заказчик всегда сможет с готовой базой перейти на обслуживание в другую организацию, а во-вторых, это будет дополнительная резервная копия бухгалтерии. В нашей практике однажды такая копия пригодилась самой бухгалтерской организации: у нее из-за поражения вирусами компьютерной сети база перестала открываться.

Пример возможной формулировки в договоре:
«Исполнитель обязуется вести бухгалтерский учет в программе 1С:Бухгалтерия версии 8.3 и с периодичностью один раз в квартал, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, пересылать Заказчику выгруженную базу данных в zip-архиве с актуальными данными на конец отчетного квартала на электронную почту, указанную в настоящем договоре».

Вопрос 8: каков порядок приемки услуг?

По результатам оказанных бухгалтерских услуг подписывается соответствующий акт. Если у заказчика подача отчетности происходит поквартально, целесообразно предусмотреть в договоре, что акт оказанных услуг будет подписываться сторонами ежеквартально после предоставления заказчику копий всех поданных отчетов.

Также в акт оказанных услуг часто включается фраза о том, что стороны выполнили все обязательства качественно и в срок и претензий друг к другу не имеют. Заметим, что эта фраза не является обязательным требованием к содержанию акта как первичного учетного документа.

Может ли руководитель проверить качество услуг? Стоит ли подписывать акт с подобной формулировкой? Вероятно, нет. О качестве оказанных услуг заказчик сможет судить после прохождения проверки. Поэтому мы рекомендуем не писать лишнего. Достаточно указать в акте, что услуги оказаны, и перечислить все поданные отчеты, копии которых получил заказчик.

Вопрос 9: каким образом будет осуществляться взаимодействие с бухгалтерской организацией?

Как правило, выбирается один из двух вариантов взаимодействия — передача оригиналов документов курьером либо передача копий по электронной почте. Нам видится более надежным для организации второй вариант, хотя заказчик потратит больше времени на сканирование документов. Однако у него в дальнейшем будет доказательство того, когда бухгалтерской организации были переданы документы и в каком объеме.

В договоре необходимо указать электронные адреса обеих сторон, которые будут использоваться при переписке (с которых и на которые будут отправляться документы). Также желательно в процессе взаимодействия каждый раз убеждаться в том, что нужный документ дошел, и получать подтверждение об этом на электронную почту.

Вопрос 10: какова ответственность бухгалтерской организации?

Многие бухгалтерские организации пытаются ограничить себя в ответственности, например, только ответственностью за несвоевременное предоставление отчетности (избегая ответственности за ее содержание). Часто размер ответственности ограничивается определенной суммой (месячной или квартальной платой за услуги). Такие формулировки опасны. Но даже если в договоре указано, что бухгалтерская организация полностью возмещает заказчику понесенные убытки в виде административной ответственности, наложенной контролирующими органами, и начисленных пеней, необходимо помнить, что согласно подп. 3.6 п. 3 ст. 128 НК поступившие суммы убытков относятся к внереализационным доходам и с них заказчик должен будет заплатить налог на прибыль (если он на общей системе налогообложения) или налог при УСН, то есть всю сумму компания себе не возместит.

В одном из договоров нам встретилась оговорка о том, что заказчик в обязательном порядке должен обжаловать суммы доначисленных налогов и санкции в суде, иначе он лишается права требовать возмещения убытков, причем судебные расходы должен нести заказчик.

Можно предусмотреть, что бухгалтерская организация может либо самостоятельно обжаловать решение как заинтересованное лицо, либо требовать такого обжалования только в том случае, если она принимает на себя следующие обязательства: составление заявления об оспаривании ненормативного правового акта, возмещение расходов по уплате государственной пошлины, представительство в суде.

Рекомендуемая формулировка:
«Заказчик не обязан обжаловать решения проверяющих органов в суде, если у него не вызывает сомнений законность таких решений».

Вопрос 11: как защитить коммерческую тайну?

Поскольку бухгалтерская организация будет иметь доступ как минимум ко всем первичным учетным документам заказчика, то данные о поставщиках и покупателях, закупочных ценах и ценах реализации могут попасть в чужие руки как намеренно, так и по неосторожности. Например, накладные заказчика могут лежать на столе у бухгалтера, рядом с которым находятся другие бухгалтеры, которые, возможно, обслуживают его конкурента.

Формулировка условия о сохранении коммерческой тайны:
«Вся информация, к которой Исполнитель получает доступ в процессе исполнения настоящего договора (в том числе информация о поставщиках и покупателях Заказчика, закупочных ценах, об условиях заключенных контрактов, а также прочая информация, которая не могла бы стать известной Исполнителю из других открытых источников), является коммерческой тайной и не подлежит разглашению в течение действия настоящего договора, а также в течение пяти лет с момента его расторжения (отказа от договора), за исключением случаев, предусмотренных законодательством».

Вопрос 12: на кого возлагаются обязанности по сдаче отчетности при одностороннем отказе от договора?

Высока вероятность того, что спустя время заказчик решит отказаться от договора с бухгалтерской организацией. Например, когда захочет взять в штат бухгалтера либо найдет более выгодное предложение. Бухгалтерская организация также вправе отказаться от договора при условии полного возмещения убытков заказчику. Отметим, что в данном случае заказчик остается незащищенным, так как отказ может произойти в неподходящее время (в период сдачи квартальной или годовой отчетности).

Если необходимо сменить главного бухгалтера, то самое лучшее время — конец апреля. Эту дату желательно предусмотреть в трудовом контракте. Тогда не будет разногласий в том, кто сдает годовую отчетность и отчетность за первый квартал — новый или бывший бухгалтер. В случае с аутсорсинговой организацией так подстраховаться не получится. Поэтому особое внимание следует уделить тому, кто должен сдать квартальную и годовую отчетность после даты отказа от договора.

Вариант формулировки условия о сдаче отчетности:
«В случае отказа от договора одной из сторон Исполнитель обязан сдать месячную и квартальную отчетность во все органы, оговоренные в данном договоре, за отчетный период, на конец которого действовал договор. Исполнитель обязан сдать годовую отчетность во все органы, оговоренные в данном договоре, за год, на конец которого действовал договор».