Использование корпоративной связи является не только одним из способов мотивации работников, но и может рассматриваться в качестве инструмента минимизации затрат юридического лица. Однако для того, чтобы компания могла эффективно использовать возможности корпоративной связи, следует иметь в виду определенные правила оформления и учета телефонных звонков работников.
В практике многих компаний, заинтересованных в формировании устойчивого коллектива, нередки случаи предоставления дополнительных льгот и различного рода преференций своим работникам. Частым «бонусом» сотрудникам является предоставление им корпоративных сим-карт с льготными условиями цены звонков или общей абонентской платы. Иногда компании полностью принимают на себя бремя оплаты абонентской платы и покрывают определенную сумму звонков работников.
Для начала следует определиться, в каком порядке работникам предоставляется корпоративная связь. Наиболее распространены два варианта:
1) заключение договора между оператором мобильной связи и компанией, согласно которому за компанией закрепляются определенные номера и их использует непосредственно компания в своей деятельности (модель «оператор — компания»);
2) заключение договора между оператором и работниками через компанию. То есть компания выступает своего рода посредником, а услуги связи оказываются уже напрямую работникам (модель «оператор — компания — работники»).
Использование специальных «корпоративных» тарифов мобильного оператора предполагает более выгодные условия абонентской платы или совершения звонков по сравнению со стандартными условиями сотрудничества.
Как правило, компании при предоставлении корпоративной связи работникам возмещают из заработной платы работников в свою пользу суммы уплаченной абонентской платы мобильного оператора или иные суммы — в зависимости от тех правил, которые установлены в компании. Например, работники могут возмещать компании только половину стоимости абонентской платы или возмещать только стоимость мобильного интернета, а связь полностью оплачивается компанией. То есть при использовании корпоративных тарифов выгода имеется как у компании — по сути она не несет расходов на связь, поскольку ее оплачивают работники (а в случае использования обычной стационарной связи оплата телефонных счетов — полностью обязанность компании), так и у работников — более выгодные тарифы по абонентской плате или стоимости звонков и др.
Вместе с тем возникают вопросы: всегда ли правомерно производить удержания из заработной платы работников и каким образом необходимо оформлять использование корпоративной связи внутри самой компании?
Порядок удержания из заработной платы регулируется ст. 107 ТК. Согласно данной статье удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. Случаи, допускающие удержания из заработной платы по основаниям, не связанным с принудительным взысканием денежных сумм, определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.12.2001 № 1804 «О мерах по защите прав членов профессиональных союзов» (в отношении уплаты членских профсоюзных взносов) и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.09.2002 № 1282 «Об удержаниях из заработной платы работников денежных сумм для производства безналичных расчетов» (далее — постановление № 1282). Частью 4 ст. 107 ТК установлена обязанность производить удержание денежных сумм из заработной платы работника по его письменному заявлению для производства безналичных расчетов.
В соответствии с положениями постановления № 1282 удержания из заработной платы работников для осуществления безналичных расчетов могут производиться по письменному заявлению работника для целей решения бытовых, социальных вопросов этого работника. То есть удержания из заработной платы по возмещению расходов за предоставляемую корпоративную связь возможны только в ситуации, если компания выступала посредником в заключении договора между оператором и работником, поскольку в противном случае услуги по предоставлению связи оказываются компании и возмещение расходов на мобильную связь невозможно, так как не решаются какие-либо бытовые вопросы работника.
Для правомерного удержания из заработной платы работников сумм в счет оплаты услуг мобильных операторов компания должна получить заявление работника, выражающее его согласие на удержание из заработной платы определенной суммы денежных средств для покрытия затрат на мобильную связь.
Удерживаемая из зарплаты сумма абонентской платы, несмотря на то, что фактически она не поступает в распоряжение работника, не уменьшает налоговую базу подоходного налога (абз. 2 ч. 1 ст. 156 НК), а также должна учитываться при исчислении взносов в ФСЗН. То есть налоговой базой для подоходного налога будет являться вся сумма заработной платы, выплаченной работнику, с учетом всех удержаний, а не сумма заработной платы за вычетом суммы абонентской платы за услуги связи мобильного оператора.
Несмотря на то, что непосредственными пользователями услуг мобильного оператора являются работники, уплачивать суммы абонентской платы обязана сама компания. В связи с этим возникает вопрос: может ли компания взыскивать с работников сумму абонентской платы (телефонных разговоров) и если может, то как?
На наш взгляд, удержания из заработной платы работников в ситуации, когда договор заключен между компанией и мобильным оператором, могут производиться только в случае, если работники использовали служебную связь в целях, не связанных с осуществлением ими своих трудовых функций. Если работник совершал все телефонные звонки в рабочее время и по рабочим вопросам, взыскивать такую сумму средств нельзя, поскольку у нанимателя в силу ст. 55 ТК имеется обязанность организовать труд работника, что подразумевает и обеспечение работника мобильной связью. Например, для операторов колл-центра ведение телефонных разговоров является основной обязанностью, и взыскание с них средств, затраченных на совершение звонков, по сути означало бы, что работники для выполнения своих трудовых обязанностей должны понести расходы.
Для взыскания с работников сумм оплаты мобильной связи, затраченных работниками на звонки в личных целях, наниматель вправе, по нашему мнению, прибегнуть к удержанию из заработной платы в порядке, предусмотренном п. 3 ч. 2 ст. 107 ТК. В соответствии с указанной нормой удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка. Вина работника выражена прямым умыслом. Контролировать порядок пользования работниками корпоративной связью можно на основании выписок от мобильного оператора, содержащего сведения о номерах набранных абонентов.
Если компания не претендует на возмещение сумм абонентской платы и не удерживает такие суммы из зарплаты сотрудников, то у последних образуется дополнительный доход в неденежной форме (работникам предоставляются услуги связи, за которые они не платят), который подлежит налогообложению (подп. 2.1 п. 2 ч. 2 ст. 157 НК), а также с суммы данной абонентской платы должны быть исчислены и уплачены взносы в ФСЗН (абз. 2 ч. 1 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»). Компаниям необходимо учитывать, что они выступают налоговыми агентами по отношению к своим сотрудникам, а следовательно, должны выполнять предусмотренные законодательством обязанности. В случае невыполнения такой обязанности компания может быть привлечена к административной ответственности по ст. 13.7 КоАП.
Суммы, затраченные организацией на обеспечение работников корпоративной связью, нельзя учитывать при налогообложении для снижения налоговой базы (если компания применяет общую систему налогообложения) в силу положений подп. 1.3 п. 1 ч. 1 ст. 131 НК. То есть, несмотря на то, что компания понесла расходы, сумма этих расходов не будет снижать налоговую базу налога на прибыль.
Для установления корпоративной связи в компании и облегчения в будущем доказывания причиненного ущерба в ситуации, когда договор был заключен между компанией и мобильным оператором, следует совершить следующие действия:
1) разработать и утвердить положение о порядке пользования работниками корпоративными сим-картами или мобильными телефонами;
2) ознакомить работников с положением о порядке пользования корпоративной связью;
3) получить от работников согласие на предоставление им корпоративных сим-карт и согласие по пользованию корпоративной связью в соответствии с локальным нормативным правовым актом нанимателя.
В разрабатываемом положении стоит предусмотреть, для каких целей может быть использован служебный телефон или служебная сим-карта, допускается ли совершение звонков в личных целях сотрудника, порядок работы с расходами на звонки по личным вопросам сотрудников, порядок оплаты услуг связи, ответственность за утерю или порчу корпоративного телефона или сим-карты.
