К основным этапам направления в командировку работников в пределах Республики Беларусь относятся:
1) принятие правовых и организационных мер по обеспечению направления работников в служебные командировки;
2) подготовка к служебной командировке;
3) направление работника (работников) в служебную командировку.
Рассмотрим данные этапы более подробно.
Этап 1. Принятие правовых и организационных мер по обеспечению направления работников в служебные командировки
Шаг 1. Регламентация в ЛНПА вопросов по служебным командировкам, разрешение которых предоставлено законодательством нанимателю
Согласно ТК и Положению о служебных командировках нанимателю предоставлены полномочия самостоятельно определять в ЛНПА необходимость:
— выдачи работникам командировочного удостоверения, если иное не установлено законодательными актами (ч. 2 ст. 93 ТК);
— установления работникам задания на командировку, если иное не установлено законодательством (п. 3 Положения о служебных командировках);
— подготовки письменного отчета о выполнении задания (нанимателем также определяются срок его представления и порядок оформления), если иное не установлено законодательством (п. 3 Положения о служебных командировках);
— расходов, которые может производить работник (пп. 5, 43 Положения о служебных командировках).
Также наниматель определяет дату прибытия к месту командировки и дату отъезда (выбытия) из него при отсутствии подтверждающих документов (п. 15 Положения о служебных командировках).
Вышеуказанные вопросы наниматель вправе закрепить в ЛНПА, регулирующих направление работников в служебную командировку (например, в Положении о направлении работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь).
Справочно.
С 23.03.2019 исключена необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировку.
Шаг 2. Назначение при необходимости работника, ответственного за оформление служебных командировок
С принятием нового Положения о служебных командировках, то есть с 23.03.2019, достаточно закрепить в должностных обязанностях определенного работника обязанности по оформлению командировочных документов без необходимости издания соответствующего приказа (о назначении ответственного лица).
Справочно.
По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.
Действующее законодательство не запрещает нанимателю издать приказ о назначении ответственного лица за оформление командировочных удостоверений, за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, и т.п.
При издании приказа о назначении ответственного лица за оформление командировочных удостоверений необходимо учитывать, что поручаемые работы должны быть заранее закреплены в трудовом договоре и (или) должностной инструкции такого работника*. В ином случае это будет являться изменением существенных условий труда с необходимостью соблюдения требований, предусмотренных ст. 32 ТК.
* С примером формулировки закрепления «командировочных» обязанностей в должностной инструкции можно ознакомиться по ссылке.
В больших по численности работников организациях (как правило, в строительной отрасли) имеет смысл планировать направление работников в командировки с целью оптимизации затрат. Для этого на практике могут разрабатываться годовые, квартальные и т.п. планы направления работников в командировки.
Справочно.
В соответствии со ст. 20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.
Этап 2. Подготовка к служебной командировке
Шаг 1. Проверка наличия запретов и ограничений на направление работников в служебную командировку
Перед тем как принять решение о направлении работника в командировку, нанимателю (уполномоченному им лицу) следует выяснить, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в командировку.
Законодательство о труде запрещает направлять в командировку следующие категории работников (даже при наличии согласия работника):
1) беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
2) женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ч. 1 ст. 263 ТК);
3) работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным — более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей), воспитывающих детей в возрасте до 3 лет (ч. 5 ст. 271 ТК).
Для направления в командировку требуется получить письменное согласие следующих категорий работников:
1) женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (ч. 3 ст. 263 ТК);
2) женщин, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 263 ТК);
3) работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным — более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) (ч. 5 ст. 271 ТК);
4) инвалидов независимо от группы инвалидности (ч. 6 ст. 287 ТК). При этом помимо согласия работника необходимо, чтобы у него отсутствовали медицинские противопоказания для поездки в командировку.
Если в организации заключен коллективный договор, следует проверить, не установлены ли запреты на командирование и требование о получении согласия на направление в командировку для категорий работников, не упомянутых выше.
Этап 3. Направление работника (работников) в служебную командировку
Шаг 1. Оформление при необходимости документов, предшествующих изданию приказа (распоряжения) о командировке
С 23.03.2019 необходимость установления задания на служебную командировку, а также предоставления командированным работником письменного отчета по выполнению задания, срок его предоставления и порядок оформления определяются нанимателем самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (п. 3 Положения о служебных командировках).
Справочно.
Для того чтобы у работника было четкое понимание того, что наниматель хочет от него по результатам командировки, нанимателю целесообразно установить командированному работнику задание по командировке.
Напомним, что согласно ст. 91 ТК работник должен по распоряжению нанимателя выполнить служебное задание.
Шаг 2. Издание приказа о направлении работника (работников) в служебную командировку
В соответствии со ст. 93 ТК, п. 2 Положения о служебных командировках направление работников в служебную командировку оформляется приказом* (распоряжением или постановлением) нанимателя.
* С примером приказа о направлении в служебную командировку в пределах Республики Беларусь можно ознакомиться по ссылке.
Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.
Шаг 3. Расчет и выплата денежных средств (аванса), ознакомление при желании работника с данным расчетом
Согласно ч. 2 ст. 95 ТК, п. 5 Положения о служебных командировках наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, и возместить следующие расходы:
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Основанием для расчета аванса является приказ (распоряжение) нанимателя о командировке.
В п. 7 Положения о служебных командировках указано, что наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса*.
* С примером расчета командировочных и иных расходов и ознакомления с ним работника можно ознакомиться по ссылке.
Шаг 4. Выдача по усмотрению нанимателя командировочного удостоверения
Положение о служебных командировках никак не регламентирует и даже не упоминает про командировочное удостоверение.
Справочно.
Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику (ч. 3 ст. 93 ТК).
Однако командировочное удостоверение до сих пор остается актуальным, так как согласно ч. 2 ст. 93 ТК необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами. То есть наниматели могут по своему усмотрению выдавать работникам командировочные удостоверения, данный факт необходимо определить в ЛНПА.
Шаг 5. Внесение информации в журнал учета командировок, если он ведется
Положение о служебных командировках не упоминает о необходимости регистрации работников, выбывающих в служебную командировку, в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по унифицированной форме, а также не содержит унифицированной формы журнала учета работников, выбывающих в командировки.
Таким образом, ведение журналов по учету работников, выбывающих в командировку, регистрации командировочных удостоверений и т.п. в настоящее время предоставлено на усмотрение нанимателей.
Шаг 6. Учет времени командировки в табеле использования рабочего времени
В силу ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет рабочего времени, при этом отдельно учитывать в составе отработанного времени время служебных командировок.
Рабочие дни проставляются в графике учета использования рабочего времени по графику основного места работы. Хотя работник не обязан придерживаться в командировке графика, установленного на основном месте работы, записи в табеле ориентированы именно на этот график.
В действующем законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для оформления табелей учета рабочего времени. Каждый наниматель сам устанавливает форму и порядок ведения табеля, в том числе определяет условные обозначения.
На практике многие наниматели используют следующие условные обозначения*. В дни, отработанные по основному месту работы в соответствии с графиком, проставляют буквенный код «Я» и фактическое количество рабочих часов, например «8»; в дни командировки проставляется буквенный код «К» без указания количества часов (основанием являются приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении). Выходные в табеле обозначают кодом «В».
* С примером заполнения табеля при служебных командировках (фрагментом) можно ознакомиться по ссылке.
Шаг 7. Отчет работника по выполнению служебного задания и по выданным денежным средствам
Согласно п. 3 Положения о служебных командировках необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем, если иное не установлено законодательством.
В п. 7 Положения о служебных командировках указано, что порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса, а также возврата неиспользованных сумм аванса определяются законодательством, а именно: с 1 июня 2019 г. — согласно Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117) (вступает в силу с 1 июня 2019 г.), и др.
Резюме
Принятие постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» значительно упростило порядок направления работников в служебную командировку.
Исключено излишнее администрирование — с 23.03.2019 необходимость установления задания на командировку, а также целесообразность предоставления письменного отчета по выполнению задания, срок его представления и порядок оформления определяются нанимателем, если иное не предусмотрено законодательством. Кроме этого, исключена необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировки.
Также изменен порядок возмещения расходов по проезду, выплаты суточных, расходов по найму жилого помещения и т.д.
