Подготовка документов для назначения пенсии работнику: действия нанимателя

Гарантией своевременного назначения пенсий работникам, достигшим пенсионного возраста, и членам их семьи (в случае потери кормильца) во многом будет служить своевременная и качественная подготовка необходимых документов. В этих целях в организациях всех форм собственности приказом или распоряжением определяется работник (группа работников), ответственный за подготовку пенсионных документов и свое-временное представление их в районный (городской) отдел социальной защиты. Такими представителями, как правило, назначаются работники кадровых служб, которые по роду своей деятельности связаны с оформлением документов о приеме на работу и увольнении, учетом личного состава, ведением трудовых книжек.

В начале каждого года на всех работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста согласно действующему пенсионному законодательству и приобретают право на пенсию на общих основаниях, на основании их личных карточек и трудовых книжек составляются списки. В списки включаются также все работники данной организации, приобретающие право на пенсию по возрасту при пониженном возрасте за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет. Списки составляются в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию. В них должны быть указаны: фамилия, имя, отчество работника, день, месяц и год его рождения, должность (профессия) и наименование структурного подразделения, вид пенсии и основания ее назначения, общий трудовой стаж и стаж, дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда (специальный стаж).

Справочно.
Выход работника на пенсию сопровождается рядом действий как лица, претендующего на назначение одного из видов пенсий, так и нанимателя данного лица. В соответствии с ч. 1 ст. 76 Закона о пенсионном обеспечении на нанимателя возложена обязанность по своевременному оформлению документов о стаже работы, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимых для назначения пенсии.

Документы, необходимые для назначения пенсии

Порядок обращения за пенсией и организация работы по назначению пенсий (перерасчету назначенных пенсий, переводу с одной пенсии на другую, возобновлению выплаты ранее назначенной пенсии), выплате пенсий (прекращению, приостановлению, удержанию из пенсий) определен Инструкцией о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.07.2019 № 35 (далее — Инструкция о порядке обращения за пенсией). 

Важно.
О сборе документов, подтверждающих стаж работы работника, необходимо позаботиться заранее, поскольку процедура их представления может занять некоторое время (например, если работник работал за границей или организация-наниматель была ликвидирована).

В соответствии с п. 3 Инструкции о порядке обращения за пенсией при обращении в районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите (далее — органы соцзащиты) за назначением пенсии по возрасту лично гражданином или через представителя (например, нанимателя) должны быть представлены следующие документы:

1) заявление о назначении пенсии. Заявление представляется по форме, которая приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке обращения за пенсией;

2) документы, удостоверяющие личность, подтверждающие возраст, место жительства, гражданство лица, обратившегося за пенсией;

3) документы, подтверждающие стаж работы (то есть периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности, в течение которых уплачивались обязательные страховые взносы в бюджет фонда);

4) документы, подтверждающие размер заработка.

В необходимых случаях могут представляться и иные документы (например, документы о рождении детей и т.д.).

Исчисление стажа работы для назначения трудовых пенсий

Порядок подтверждения и исчисления стажа работы урегулирован Положением о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 (далее — Положение о стаже работы). 

Справочно.
Право на пенсию по возрасту на общих основаниях имеют мужчины при стаже работы не менее 25 лет, женщины при стаже работы не менее 20 лет по достижении общеустановленного пенсионного возраста:
— в 2020 г.:
• мужчины — 62 года;
• женщины — 57 лет;
— в 2021 г.:
• мужчины — 62 года 6 месяцев;
• женщины — 57 лет 6 месяцев;
— в 2022 г. и последующие годы:
• мужчины — 63 года;
• женщины — 58 лет.

В соответствии с пп. 8–15 Положения о стаже работы документами, подтверждающими стаж работы до регистрации работника в качестве застрахованного лица, являются:

— трудовая книжка;

— справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы;

— письменные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

— трудовые, послужные и формулярные списки;

— членские книжки членов кооперативных промышленных артелей и кооперативных артелей инвалидов;

— гражданско-правовые договоры;

— справка, выдаваемая нанимателем, о периоде уплаты обязательных страховых взносов в бюджет фонда и о сумме заработной платы (дохода), из которой эти взносы уплачены (касается периодов работы с 01.07.1998 до 01.01.2003);

— справки (выписки из постановлений) секретариатов правлений творческих союзов Беларуси;

— справки, выдаваемые профсоюзными организациями;

— справки, выдаваемые работодателями, являющимися физическими лицами;

— справки, выданные епархиальными управлениями, о службе в качестве священно- и церковнослужителей (касается периода службы до 01.04.1992);

— справки о времени выполнения осужденным оплачиваемых работ и сумме фактического заработка, из которого уплачены обязательные страховые взносы в бюджет фонда, выдаваемые исправительным учреждением.

В случае реорганизации предприятия документы выдаются его правопреемником, а при полной ликвидации — территориальными (городскими или районными) архивами.

Справочно.
Согласно п. 2 Положения о стаже работы данные о стаже работы после 1 января 2003 г. подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, а до указанной даты — документами, выдаваемыми работодателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими соответствующие сведения.

Работниками кадровой службы при оформлении документов для назначения пенсии справки о стаже работы и заработке представляются в подлинниках.

Право на трудовую пенсию по возрасту предоставляется при условии уплаты обязательных страховых взносов не менее 15 лет 6 месяцев. Начиная с 01.01.2017 указанный стаж работы ежегодно с 1 января увеличивается на 6 месяцев до достижения 20 лет. Так, в 2020 г. страховой стаж составляет 17 лет и 6 месяцев, в 2021 г. — 18 лет.

Справочно.
Периоды, в течение которых уплата страховых взносов в Фонд не производилась, в стаж для назначения пенсии не засчитываются и исключаются из периода, из которого избирается заработок для исчисления пенсии.

В 2021 г. необходимо будет учитывать положения Указа Президента Республики Беларусь от 18.05.2020 № 171 «О социальной поддержке отдельных категорий граждан» (далее — Указ № 171). Большинство его положений вступит в силу с начала 2021 г. (п. 6 Указа № 171).

Так, Указом № 171 предусмотрено: 

• для многодетных матерей:

— увеличивается время отпуска по уходу за ребенком, которое будет засчитываться в трудовой стаж (с 9 лет до 12 лет);

— снижается минимальная продолжительность страхового стажа, необходимая для назначения трудовой пенсии по возрасту (с 17 лет 6 месяцев до 10 лет). Уменьшение необходимого страхового стажа предусматривается для женщин, родивших 4 детей и воспитавших их до 8-летнего возраста;

• для инвалидов I и II группы, имеющих инвалидность не менее 10 лет, снижаются требования к страховому стажу для назначения трудовой пенсии по возрасту. Необходимый страховой стаж будет исчисляться пропорционально времени нахождения на инвалидности: страховой стаж снижается на 6 месяцев за каждый полный год нахождения на инвалидности I и (или) II группы. Если инвалидность продолжалась не менее 21 года, то трудовая пенсия по возрасту назначается при наличии страхового стажа не менее 5 лет;

• для инвалидов с детства I и II группы снижаются требования к продолжительности общего трудового стажа для получения права на досрочную пенсию по возрасту. Для женщин — с 20 до 15 лет, для мужчин — с 25 до 20 лет;

• для лиц, имеющих неполный страховой стаж, вместо социальной пенсии будет назначаться трудовая пенсия по возрасту при неполном страховом стаже. Под неполным страховым стажем понимается страховой стаж свыше 10 лет, но менее требуемого (в 2020 г. это 17 лет 6 месяцев). Пенсия по возрасту при неполном страховом стаже будет назначаться: женщинам — при достижении 60 лет, мужчинам — 65 лет.

Подготовка и подача документов для назначения пенсии

Нанимателю рекомендуется уведомить работника, который скоро достигнет пенсионного возраста и приобретет право на пенсию, о порядке обращения за пенсией. Срок уведомления наниматель определяет самостоятельно (как правило, данный срок составляет 1 месяц).

Справочно.
Если срок обращения за пенсией, обусловленный достижением пенсионного возраста и возникновением права на пенсию, выпал на выходной или праздничный нерабочий день, то заявление о назначении пенсии может быть подано накануне такого дня (ч. 2 п. 11 Инструкции о порядке обращения за пенсией).

После уведомления работник заполняет заявление о назначении пенсии, форма которого приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке обращения за пенсией. Если у нанимателя ведется журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий, то уполномоченному лицу нанимателя нужно зарегистрировать в нем заявление работника. На основании собранных документов уполномоченное должностное лицо нанимателя готовит представление для назначения пенсии. Форма представления приведена в приложении 3 к Инструкции о порядке обращения за пенсией. 

Справочно.
Наниматели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Согласно ч. 2 п. 11 Инструкции о порядке обращения за пенсией пенсионный возраст достигается в день, соответствующий дате рождения. При этом:

— если работник родился в високосный год 29 февраля, то в невисокосный год он достигнет пенсионного возраста 28 февраля;

— если в документе, подтверждающем рождение, указан только год рождения (без точной даты рождения), за дату принимается 1 июля соответствующего года;

— если в документе, подтверждающем рождение, указаны год и месяц рождения, но не указано число месяца, то таковым считается 15-е число соответствующего месяца.

В соответствии с ч. 2 ст. 75 Закона о пенсионном обеспечении наниматель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет все необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в орган соцзащиты по месту жительства заявителя.