Автоматизация договорной работы с помощью конструктора шаблонов документов

Согласно исследованиям, проведенным компанией REVERA среди своих клиентов в 2019 г., только у 45 % респондентов частично автоматизированы такие процессы, как договорная работа и визирование/согласование договоров. Это значит, что юристы тратят массу времени на задачи, которые могут быть выполнены без их участия или с минимальным участием.

Чтобы наглядно представить количество “непродуктивного” времени, которое уходит на обслуживание рутинных процессов, воспользуемся данными исследований компании Право.ру в России.

Подготовка документов занимает у юристов до 40 % рабочего времени, а на ручной ввод данных суммарно уходит до двух дней в неделю. При этом до 80 % документов являются типовыми, а значит, могут быть автоматизированы с помощью конструкторов шаблонов документов, с последующим делегированием обязанностей по созданию таких документов сотрудникам, не обладающим юридической квалификацией.

Одно из решений для автоматизации работы с типовыми договорами предлагает конструктор документов Doc.one от Право.тех.

Doc.one – это инструмент, позволяющий автоматизировать создание юридически грамотных документов путем заполнения простого и понятного опросного листа.

В отличие от представленных на рынке конструкторов документов, Doc.one не содержит готовых шаблонов – его вы наполняете сами. Doc.one позволяет автоматизировать работу с собственной базой документов вместо использования общих шаблонов, не учитывающих ваши бизнес-процессы и особенности сделки.

Сам конструктор состоит из двух разделов: опросный лист, поля и тело документа.

Вся юридическая функция выполняется юристом на стадии создания многовариантного шаблона, включающего все возможные варианты его условий и гарантирующего, что все договоры, созданные из шаблона, будут юридически правильными.

В дальнейшем сотрудник, которому это необходимо (например, менеджер отдела продаж), без участия юриста создает из шаблона договор, который формируется в зависимости от выбранных ответов в опросном листе под конкретную бизнес-ситуацию.

Рассмотрим, как это происходит, на примере договора купли-продажи недвижимого имущества. 

На стадии создания этого шаблона юрист, исходя из сложившейся в компании практики, учитывает все возможные варианты бизнес-ситуаций, которые могут возникнуть.

Например, различные виды недвижимого имущества, варианты прав, на которых продавцу может принадлежать земля, где расположено недвижимое имущество; варианты оплаты, распределения расходов, связанных с уплатой пошлин, и т.д.

В зависимости от выбранных условий в опросном листе тело документа будет меняться, а содержание – подстраиваться под конкретную бизнес-ситуацию.

Логика настройки шаблона может быть более продуманной: в зависимости от выбранного ответа в опросном листе в тексте документа могут появляться блоки с условиями, которые усилят ваши позиции в этой ситуации.

Например, условие о дополнительных способах обеспечения исполнения обязательств при отсрочке платежа более чем на Х дней.

Система Doc.one позволяет создавать вложенные условия: когда внутри зависимого текста существует еще один или несколько изменяемых условий по принципу матрешки, что создает возможности для сложной логики настройки шаблонов.

После того, как пользователь ответил на вопросы опросного листа, ему необходимо перейти в соседнюю вкладку “Поля ввода”, где данные уже заполняются вручную. Это номер договора, дата заключения, сумма и т.д. Введенные данные сразу же отображаются по тексту документа.

В системе Doc.one также есть возможность создания связанный полей ввода: это когда внесенная информация проставляется сразу во всех местах, где она встречается по тексту документа. Эта функциональность очень удобна для создания пакета связанных документов.

Например, договор, спецификация, акт, счет. Единожды внесенные данные будут “растекаться” сразу по всем документам, входящим в пакет, что ускоряет их создание в несколько раз.

Часто конструктор документов не используется изолированно, как отдельная система, а является модулем, включенным в уже существующие CRM-системы в компании.

Стандартный сценарий интеграции выглядит примерно так: пользователь заходит в карточку контрагента в используемой компанией CRM-системе, нажимает “создать документ”, выбирает нужный шаблон, “проваливается” в Doc.one, данные из карточки контрагента подтягиваются в связанные поля ввода и разносятся по всему документу/пакету документов. Далее пользователь выбирает условие, и документ уходит на согласование в систему электронного документооборота или вовсе исключается из нее.

Ценность этого решения заключается в минимизации времени на составление документов, снижении количества ошибок человеческого фактора, унификации договоров и разновидностей их возможных условий, а также исключении договоров, созданных из шаблонов, из цепочек согласований документов (поскольку все условия уже согласованы на стадии разработки шаблона) или отправки таких договоров по упрощенному маршруту согласования.

Несложно посчитать, сколько организация сможет сэкономить денежных средств при грамотном внедрении такого решения, которое:

1) сократит в несколько раз время на подготовку стандартных документов из шаблонов, а значит, и человеко-часов рабочего времени сотрудников, освободив ресурсы юристов для решения сложных, стратегических задач;

2) даст возможность делегировать работу с типовыми документами сотрудникам смежных отделов без юридической квалификации, разгрузив юристов и оптимизировав их работу, не «раздувая» штат.

К примеру, на подготовку стандартного документа юрист тратит 30 минут: нужно вручную ввести данные, перепроверить, все ли поля заполнены, и т.д. С конструктором документов это время сокращается в среднем до 5–10 минут. Зная, сколько документов в месяц генерирует сотрудник, несложно посчитать экономию. В год количество потраченных впустую человеко-часов (а значит, денег) окажется очень внушительным.

Автоматизация договорной работы улучшает управляемость бизнес-процессами и оптимизирует их, исключая дублирующие и не добавляющие ценности действия, повышает уровень оперативности создания и получения информации для принятия управленческих решений.