Документы сроком хранения до 10 лет: сдавать ли в архив?

Вопрос: В организации, находящейся в процессе ликвидации, есть документы сроком хранения до 10 лет (доверенности, налоговые декларации, справки о доходах работников и т.д.), которые наряду с документами сроком хранения более 10 лет (личные дела и т.д.) должны передаваться в архив. Однако ликвидатор столкнулся с тем, что архив отказался принимать на хранение данные документы, указав при этом, что эти документы должен хранить ликвидатор или учредитель в течение 3 лет. Что делать, если архив отказывается принимать документы? Есть ли ответственность за то, что учредитель уничтожит документы после ликвидации организации?

Обновлено

1 января 2017

Кизенкова Татьяна

директор ГУ «Минский городской архив»

3475

Ответ

В соответствии с частью четвертой ст. 19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон) в случае ликвидации организации документы Национального архивного фонда, в том числе по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (учредителя (участника)).

Эта норма пересекается с п. 15 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1, в котором оговорено, что в случае ликвидации (прекращения деятельности) организации регистрирующий орган запрашивает в государственном архиве сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников.

Следовательно, в архив на хранение поступают документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, которые согласно абзацу девятому ст. 2 Закона подлежат сохранению в силу их значимости для граждан, общества и государства. Документы временного (до 10 лет) хранения, как не имеющие ценности (их значимость для граждан, общества и государства ничтожна), передаются на хранение в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)) и подлежат уничтожению в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений предусмотрена в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37 КоАП).

3475