Как не споткнуться на условиях договора аренды?

Перечень передаваемого в аренду имущества

В договорах аренды может встречаться формулировка, согласно которой в состав передаваемого в аренду (владение и пользование) имущества включаются помещения общего пользования (прилегающая к помещению территория коридора, лестничные клетки, санузлы и пр.), которыми работники арендатора будут пользоваться в процессе эксплуатации основных помещений (например, торговых). Чаще всего это делается для увеличения размера арендной платы и компенсации затрат арендодателя на содержание помещений общего пользования.

Однако такая формулировка в большинстве случаев некорректна, поскольку арендатор только пользуется такими помещениями, но не владеет ими. Кроме того, чаще всего такими помещениями (например, санузлами в торговых центрах) пользуется не только арендатор, но и сам арендодатель, другие арендаторы и третьи лица.

Для арендатора включение в договор подобной формулировки означает, что все положения договора, относящиеся к основному арендуемому помещению, будут распространяться и на помещения общего пользования (условия о ремонте, надлежащем содержании, об уборке и пр.).

Целесообразно предусмотреть в договоре условие о праве работников арендатора и его посетителей пользоваться конкретными помещениями общего пользования (с установлением в договоре списка таких помещений и места их нахождения), а не включать данные помещения в состав арендуемого имущества. Расходы по содержанию таких помещений можно включать в состав эксплуатационных расходов либо устанавливать размер арендной платы не за квадратный метр передаваемого имущества, а в виде одной общей суммы без привязки к метражу, в которой уже будут заложены затраты по таким помещениям.

Рекомендация.
Стоит предусмотреть в договоре аренды условие о праве работников арендатора и его посетителей пользоваться конкретными помещениями общего пользования.

Передача имущества арендодателя в пользование вместе с помещением

При передаче арендатору вместе с помещением какого-либо имущества, оборудования (например, кондиционеров, стеллажей), принадлежащего арендодателю, необходимо составить его перечень с четким описанием всего передаваемого, а также с указанием состояния, в котором такое имущество находится в момент передачи. В данном случае указание на возмездность или безвозмездность пользования таким имуществом (оборудованием) арендодателя также является обязательным.

Сторонам следует определить в договоре условие об обязанности арендатора нести все необходимые расходы по содержанию этого имущества (оборудования), распределить между сторонами обязанность осуществления текущего и капитального ремонта, а также согласовать условия о риске случайной гибели и определить состояние, в котором имущество (оборудование) подлежит возврату.

Во избежание споров при возврате помещения сторонам также стоит указать в акте приемки-передачи помещения фактическое состояние возвращаемого имущества (оборудования) с учетом его естественного износа.

Рекомендация.
При передаче арендатору какого-либо имущества, оборудования, принадлежащего арендодателю, необходимо составить его перечень с указанием состояния, в котором такое имущество находится в момент передачи.

Цель использования арендуемых помещений

Арендатору стоит учитывать, во-первых, назначение помещения по техпаспорту, а не только цель, указанную в договоре (в противном случае для некоторых видов деятельности арендуемые помещения в итоге могут не подойти), и, во-вторых, реальные цели использования помещения.

Например, помещения, арендованные для осуществления розничной торговли, могут также использоваться для размещения руководителя предприятия (под юридический адрес), при этом такая цель использования помещений не предусматривается в договоре, что может означать нецелевое использование помещений.

Арендодатель (особенно это актуально для торговых центров) часто предусматривает в договоре слишком общую цель использования помещения (например, для торговли, оказания услуг), при этом в дальнейшем в договоре может быть указано на обязанность арендатора согласовывать с арендодателем ассортиментный перечень реализуемых товаров, вид оказываемых услуг и пр.

Такая обязанность является вмешательством в деятельность арендатора и может быть расценена как выход за пределы предмета договора аренды (суть которого в предоставлении имущества в аренду), тем более в договоре часто есть указание на невмешательство арендодателя в деятельность арендатора (то есть в договоре будет иметь место внутреннее противоречие).

Рекомендация.
Следует указывать в договоре конкретную цель аренды помещения.

Пределы вмешательства арендодателя в деятельность арендатора

В договоре аренды недвижимого имущества можно встретить противоречащие друг другу условия. Например, с одной стороны, арендодатель обязуется «не вмешиваться в деятельность арендатора, если она не наносит ущерба арендуемому помещению и не противоречит законодательству»; с другой стороны, арендодатель вправе «проверять у арендатора наличие необходимых документов для осуществления розничной торговли», выступая в данном случае больше как контролирующий орган, нежели как арендодатель, получающий арендную плату за предоставление помещений в аренду.

В некоторых случаях вполне понятна и обоснована высокая степень контроля со стороны арендодателя порядка использования арендуемого помещения в соответствии с условиями договора, соблюдения арендатором установленного режима работы, правил противопожарной безопасности, электробезопасности, санитарных норм, техники безопасности, норм и правил, установленных в торговом центре, так как это вопрос сохранности имущества арендодателя и безопасности иных субъектов, находящихся в здании, где арендованы помещения.

Рекомендация.
Стоит согласовать пределы вмешательства арендодателя в деятельность арендатора и цели контроля, чтобы арендодатель мог обеспечить свои интересы и интересы третьих лиц (например, посетителей торгового центра), а арендатор, в свою очередь, был застрахован от необоснованного вмешательства в его деятельность.

Доступ работников арендодателя в арендованное помещение

В целях исполнения своей обязанности по содержанию приборов учета, инженерных сетей, различного оборудования арендодатель закрепляет за собой право иметь доступ к такому оборудованию. Однако для арендатора важно определить условия, при которых ему комфортно будет присутствие на его территории работника(-ов) арендодателя и такое присутствие не будет мешать производственному процессу (например, не будет нарушать конфиденциальность беседы с клиентом при оказании юридических услуг).

Пример формулировки:

«Арендатор обязуется обеспечивать свободный доступ работников арендодателя к приборам учета, сетям водопровода, канализации и другому сантехническому оборудованию в рабочие/выходные дни арендатора и с предварительного его уведомления во время, дополнительно согласованное сторонами».

Сложнее обстоят дела с доступом арендодателя в помещение в случае аварийной ситуации, потому как в данном случае обе стороны заинтересованы в скорейшей ликвидации аварии и ее последствий. Если договором закреплено право арендодателя на доступ в помещение, которое находится во владении и пользовании арендатора, в случае аварии и в отсутствие представителей арендатора, следует предусмотреть обязанность арендодателя незамедлительно уведомить арендатора о таком доступе и определить способ такого уведомления, а также определить обязанность арендодателя обеспечить сохранность имущества арендатора и принять меры для недопущения его повреждения. В противном случае при ликвидации аварии арендодатель может предпринять действия, которые причинят арендатору такой ущерб, которого можно было избежать при принятии должных мер по сохранности имущества.

Рекомендация.
Сторонам желательно заранее закрепить, что доступ работников арендодателя обеспечивается в рабочие или, наоборот, выходные дни арендатора, а точное время дополнительно согласовывается сторонами.

Пропускной режим, условия использования помещения

Договор аренды, с одной стороны, предполагает обязанность арендодателя обеспечить доступ арендатору на арендуемую территорию; с другой стороны, время такого доступа может быть объективно ограничено временем работы всего здания (например, торгового центра).

В таком случае арендодатель должен довести до сведения арендатора требования пропускного режима, общие часы работы здания и т.п., а арендатор, в свою очередь, вправе установить свой режим работы, не противоречащий режиму работы и пропускному режиму арендодателя. При этом арендатор должен понимать, что от арендодателя в таком случае будет зависеть его время работы, выходные дни. Например, арендодатель может сократить режим работы торгового центра, что может сказаться на объемах продаж арендатора, либо установить выходной в день, когда у арендатора основные продажи.

Дополнительно в договоре аренды помещения, используемого для осуществления торговли, стоит определить время и способ проведения погрузочно-разгрузочных работ в торговом объекте, а также выкладки товара.

Арендодателю стоит предусмотреть возможность разгрузки товара в определенные часы работы торгового центра, а также ограничить осуществление таких действий в нарушение удобств других арендаторов и посетителей.

Задачей арендатора является своевременное наполнение торгового объекта товаром без нарушения режима работы объекта, в удобное для него время и без дополнительных затрат. Лучшим вариантом для арендатора будет указание основных (существенных) положений по проведению погрузочно-разгрузочных работ непосредственно в самом договоре аренды, в таком случае существенные изменения в порядок проведения работ должны быть приняты обеими сторонами путем подписания дополнительного соглашения.

При указании порядка проведения погрузочно-разгрузочных работ в правилах внутреннего распорядка арендатор несет риск внесения изменений в такие правила без его согласия.

Рекомендация.
Следует определить в договоре условия режима работы здания, порядок его изменения и предусмотреть возможность для арендатора отказаться от договора в случае изменения режима работы здания не в его пользу.

Ограничение доступа арендатора в помещение

В случае нарушения арендатором условий договора, в частности несоблюдения сроков оплаты арендной платы, коммунальных платежей, платы за электроэнергию, платы за аренду оконечных устройств и т.д., арендодатель часто закрепляет за собой право «прекратить доступ арендатора в помещение путем опечатывания или опломбирования помещения и отключить электроэнергию и оконечные устройства до погашения задолженностей или же устранения нарушений».

Однако такой пункт, на наш взгляд, нарушает условия аренды. Во-первых, арендатор в этот период обязан оплачивать арендную плату за пользование помещением, фактически не имея возможности им пользоваться.

Во-вторых, арендодатель ограничивает право арендатора пользоваться как самим помещением, так и иным имуществом, находящимся в собственности арендатора, не имея на то согласия арендатора (арендатор дает согласие только на ограничение пользования помещением). Тем более в помещении могут находиться денежные средства, которыми арендатор может погасить задолженность. Кроме того, в помещении может находиться имущество третьих лиц, и арендатор своими действиями может нарушать право собственности этих лиц, в частности право владеть и пользоваться помещением.

В-третьих, арендатор обязан обеспечить сохранность арендованного имущества, однако фактически не может осуществить такую обязанность в результате действий арендодателя. Особенно нежелательно данное условие в случае размещения в помещении скоропортящегося товара.

Рекомендация.
Стоит избегать отражения в договоре условия о закреплении за арендодателем права прекратить доступ арендатора в помещение путем его опечатывания и отключить электроэнергию до погашения задолженности или устранения нарушений.

Список возмещаемых расходов

В рамках договора аренды недвижимого имущества помимо арендной платы арендатор возмещает арендодателю расходы на отопление, водоснабжение, электроснабжение, канализацию и т.д.

В договоре аренды желательно закрепить конкретный список возмещаемых расходов (коммунальных и эксплуатационных) либо указать предельную сумму для возмещения (например, не более 5 евро за 1 кв. м арендуемой площади, в том числе НДС), в противном случае арендатор может столкнуться с ситуацией, когда такие расходы превысят размер арендной платы.

В договоре стоит предусмотреть прозрачный и понятный порядок расчета таких расходов. Зачастую арендатор возмещает расходы не только по арендуемым площадям, но и по помещениям общего пользования (лестничным клеткам, санузлам), хотя в реальности такими площадями могут пользоваться и работники арендодателя, его посетители. Порядок расчета возмещаемых расходов должен учитывать это, чтобы не получилось так, что арендатор несет расходы за арендодателя и иных лиц.

Рекомендация.
В договоре аренды следует закрепить конкретный список возмещаемых расходов (коммунальных и эксплуатационных) либо указать предельную сумму для возмещения.

Состояние помещения во время его возврата арендодателю

Арендатор по истечении срока аренды обязан вернуть арендодателю помещение в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. На этот пункт арендатору стоит обратить особое внимание, так как арендодатель может закрепить в договоре обязанность арендатора привести помещение в первоначальное состояние, произвести текущий (косметический) ремонт до возврата помещения и/или убрать все неотделимые улучшения. Наличие подобного условия означает для арендатора дополнительные финансовые затраты.

Для арендатора предпочтительно наличие в договоре следующего условия:

«По истечении срока аренды арендатор обязан вернуть арендодателю помещение с учетом его нормального износа в пригодном для дальнейшей эксплуатации состоянии и со всеми согласованными с арендодателем неотделимыми улучшениями».

Для арендодателя желательно указать на безвозмездность передачи неотделимых улучшений либо на обязанность арендатора по требованию арендодателя привести помещение в первоначальное состояние либо до момента его возврата или в иной согласованный сторонами срок произвести в помещении текущий (косметический) ремонт, предварительно письменно согласованный с арендодателем.

Плата с оборота и защита конфиденциальной информации

Все чаще в договорах аренды встречается условие о том, что размер арендной платы зависит от оборота товаров или услуг арендатора.

Плата с оборота — это плата за достижение определенных экономических показателей арендатором, которая является одной из составляющих арендной платы.

Установление в договоре условия об уплате в пользу арендодателя помимо фиксированной арендной платы также платы с оборота арендатора предполагает раскрытие определенной информации о товарообороте или обороте услуг арендатора, которую последний имеет намерение защитить. Арендодатель, в свою очередь, стремится осуществить контроль достоверности предоставленной арендатором информации.

При этом в договоре стоит отдельно обозначить условие о конфиденциальности предоставленной арендатором информации и ее защите.

Пример формулировки:
«Арендодатель обязуется обеспечивать конфиденциальность, сохранность и неразглашение третьим лицам любой информации, полученной от арендатора о размере его оборота, за исключением случаев, когда иное установлено соответствующим решением уполномоченного государственного органа, если такое требование является законным и обоснованным.
При этом арендодатель обязан предварительно письменно (до предоставления информации в уполномоченный государственный орган) уведомить арендатора о поступлении запроса о предоставлении информации, которая прямо или косвенно может включать в себя конфиденциальные сведения и информацию, полученные от арендатора».

Рекомендация.
Следует определять порядок, сроки, а также четкий перечень документов и информации, которая должна быть предоставлена арендатором для проверки достоверности информации о его товарообороте в случае, когда арендная плата считается от оборота товаров.

Товарные знаки в договоре аренды

Если помещение, которое является предметом договора аренды, расположено в торговом центре, то арендодатель, равно как и арендатор, заинтересован в привлечении покупателей и продвижении торгового центра. Для этих целей зачастую арендодатель организует проведение различных маркетинговых мероприятий по продвижению торгового центра и улучшению его имиджа, что влечет за собой необходимость использования товарных знаков арендаторов.

Таким образом, первое, что должен предусмотреть в рамках этого вопроса арендодатель, — это его право использовать товарный знак арендатора в рекламе торгового центра. При этом необходимо сделать акцент на том, что разрешение арендатора на использование определенного товарного знака должно быть получено посредством подписания соответствующего договора, а лучше всего получить такое разрешительное письмо дополнительно.

Однако прежде чем такое разрешение будет получено от арендатора, стоит убедиться в том, что последний является правообладателем товарного знака или есть необходимое согласие владельца знака на его использование, запросив необходимый пакет документов.

Аналогичные условия следует предусмотреть и в отношении арендодателя, если арендатор в своей рекламе намерен также использовать товарный знак торгового центра.

Для целей защиты своей деловой репутации сторонам стоит предусмотреть условия использования товарного знака контрагента:

— использование товарного знака исключительно в рамках маркетинговых мероприятий и в рекламных целях;

— использование товарного знака в полном соответствии с предоставленным образцом;

— ответственность за вред, причиненный деловой репутации другой стороны вследствие неправомерного использования ее товарных знаков;

— право в любое время запретить использование, если вторая сторона нарушает условия договора;

— срок, в течение которого товарный знак может использоваться (с учетом срока действия договора аренды).

Маркетинговые мероприятия, связанные с продвижением торгового центра

Арендодатель, будучи заинтересован в продвижении торгового центра, часто берет на себя обязательство проводить маркетинговые мероприятия и предусматривает для этих целей в договоре аренды обязанность арендатора возместить его расходы в определенной части.

Задача арендатора — убедиться в том, что такие мероприятия действительно проводятся. Для этого в договоре следует:

— указать проведение таких мероприятий (в определенном количестве в определенный период времени) в качестве обязанности арендодателя;

— определить порядок предоставления отчета о проведении таких мероприятий, а также обязанность арендодателя затрачивать определенный бюджет, если арендатор впоследствии компенсирует его часть;

— определить ставку платежа на рекламные мероприятия (маркетинговый сбор), лучше всего — в твердой сумме, которая подлежит увеличению только при наличии согласия обеих сторон.

При этом арендатору стоит определить порядок возврата маркетингового сбора, уплаченного авансом, в случае прекращения действия договора по основаниям, не связанным с виновными действиями арендатора.

Рекомендация.
При проведении арендодателем маркетинговых мероприятий за счет арендатора в договоре стоит предусмотреть обязанность арендодателя предоставлять отчет о проведении таких мероприятий.

Островные торговые объекты

В торговых центрах арендодатели, как правило, стремятся сдать в аренду как можно больше площадей и для этого оборудуют так называемые островные торговые объекты и объекты оказания услуг. Данные объекты часто располагаются на прилегающих к арендуемым стационарным объектам территориях и могут в той или иной степени ограничивать их обзор, тем самым влияя на проходимость таких стационарных торговых объектов.

Пример формулировки:
«Арендодатель обязуется обеспечивать контроль высоты конструкций, в том числе стеллажей, выставляемого товара, декораций и прочих элементов островных торговых объектов (павильонов), расположенных напротив арендуемого помещения.
Высота конструкций островных торговых объектов (павильонов), а также стеллажей, выставляемого товара, декораций и прочих элементов должна составлять не более 1,2 метра от пола».

Рекомендация.
В договоре аренды следует предусмотреть ограничения, связанные с установлением островных торговых объектов и иных конструкций напротив входной группы основных торговых объектов.

Порядок согласования действий и документов

На практике арендодатель может потребовать от арендатора согласовывать с ним определенные вопросы и действия (например, перепланировка, ремонтные работы, производство отделимых и неотделимых улучшений, возможность передачи помещения в субаренду, установка и монтаж оборудования).

Рекомендуем определить порядок согласования, способ предоставления документов на согласование (по электронной почте или на бумажном носителе), сроки рассмотрения арендодателем таких документов (например, в течение трех дней с момента предоставления всех необходимых документов), основания для отказа и сроки повторного рассмотрения документов.

При согласовании неотделимых улучшений их перечень необходимо описывать четко и ясно, избегая общих фраз. Если арендодатель не является собственником арендуемого помещения, то неотделимые улучшения нужно согласовывать и с арендодателем, и с собственником помещения.

Рекомендация.
В договоре целесообразно определять перечень вопросов и действий, которые арендатор должен согласовывать с арендодателем, включая порядок согласования, сроки, состав документов для проведения согласования.

P.S. Проверьте свои юридические знания и пройдите наш ежемесячный тест!