Стандарты IАТА по заполнению авианакладной
Резолюцией международной ассоциации воздушных перевозок (IATA) 600а установлены стандарты заполнения авианакладной. Резолюция содержит и само определение авианакладной: авианакладная – это документ, который может быть определен либо как авианакладная авиакомпании с напечатанным идентификационным кодом выдающего перевозчика, либо как нейтральная авианакладная без указания кода выдающего перевозчика, которая может быть использована другими перевозчиками, кроме воздушных.
В резолюции содержится подробное описание стандартов заполнения авианакладных вплоть до детальных аспектов, таких как размер граф авианакладной, размер шрифтов, расположение пробелов, качество бумаги, скрепок авианакладной и т.п.
Основные выдержки из стандартов IATA:
1. Комплект авианакладной должен представлять собой:
Лист 1 – Оригинал 3 (для отправителя – for shipper), голубого цвета;
Лист 2 – Копия 8 (для агента – for agent), белого цвета;
Лист 3 – Оригинал 1 (для перевозчика – for carrier), зеленого цвета;
Лист 4 – Оригинал 2 (для получателя – for consignee), розового цвета;
Лист 5 – Копия 4 (подтверждение в получении груза – delivery receipt), желтого цвета;
Лист 6 – Копия 5 (сору 5), белого цвета;
Лист 7 – Копия 6 (copy 6), белого цвета;
Лист 8 – Копия 7 (сору 7), белого цвета.
Также в комплект авианакладной перевозчика могут быть включены дополнительные части, максимально в 5 экземплярах, напечатанных на белой бумаге в порядке, описанном резолюцией 600а.
2. Номер авианакладной должен размещаться в верхнем левом углу, в верхнем правом углу и в нижнем правом углу на всех экземплярах авианакладной перевозчика.
3. Номер авианакладной состоит из трехзначного цифрового кода авиакомпании –члена IАТА (выдающего перевозчика) и серийного номера, состоящего из восьми цифр, включая проверочный знак – последнюю цифру номера.
4. Разделительные дефисы располагаются между кодом авиакомпании и номером в правом верхнем и правом нижнем углах авианакладной.
5. Имеющие силу условия Контракта должны быть напечатаны на трех оригиналах номерной авианакладной на оборотной стороне. Местные условия Контракта, отдельные от имеющих силу условий Контракта IАТА, могут быть по желанию перевозчика напечатаны на номерной авианакладной дополнительно.
6. В графе «Аэропорт отправления» (Airport of Departure (Addr. of first Carrier)) должен быть указан трехбуквенный код IАТА аэропорта отправления (или города, когда название аэропорта неизвестно).
7. Должно быть указано название и адрес выдающего перевозчика.
Если название и адрес главного офиса, соответствующие номеру кода, не напечатаны, то они должны быть указаны в соответствии с инструкциями выдающего перевозчика.
8. В графе «Название и адрес отправителя» (Shipper’s Name and Address) указывается наименование, адрес и страна (или двухбуквенный код страны) отправителя. Ниже должны быть указаны один или более способов контакта (телефон, телекс или телефакс).
9. В графе «Название и адрес получателя» (Consignee’s Name and Address) должны быть внесены имя (наименование), адрес и страна (или двухбуквенный код страны) получателя. Ниже должны быть указаны один или более способов контакта (телефон, телекс или телефакс).
10. Любой предполагаемый маршрут должен быть указан. Аэропорт отправления должен быть указан и совпадать с адресом первого перевозчика.
Графа «Куда» (To) (первым перевозчиком) – в этой графе может быть указан трехбуквенный код аэропорта назначения или первого пункта трансфера (или города, если название аэропорта неизвестно, так как в городе несколько аэропортов).
В графе «Кем» (By First Carrier) (первым перевозчиком) указывается наименование первого перевозчика (либо полное наименование, либо двузначный код IАТА).
В графе «Аэропорт назначения» (to) должен быть указан аэропорт назначения последнего перевозчика (или город, если название аэропорта неизвестно, так как в городе несколько аэропортов).
11. В графе «Количество мест» (No. of pieces RCP) указывается количество мест перевозимого груза.
12. В графе «Вес брутто» (Gross weight) указывается вес брутто груза для применения тарифа.
13. В графе «Платный вес» (Chargeable weight) указывается платный вес, рассчитанный в соответствии с Правилами применения тарифов.
Авианакладная: правила заполнения
Грузовой агент имеет в своем распоряжении сток (запас) авианакладных (AWB – Air Waybill), как агент авиакомпаний, с которыми у него есть агентский договор.
Грузовой агент оформляет пакет документов, включающий: мастер-авианакладную – MAWB (Master Air waybill), домашнюю авианакладную – HAWB (House Air Waybill), Грузовой манифест (Cargo Manifest).
Мастер-авианакладная оформляется на бланке первого перевозчика (авиакомпании). Как правило, в качестве отправителя на мастер-авианакладной указан Грузовой агент, а получателем – расформировывающий (принимающий) агент в аэропорту прибытия.
Оформление мастер-авианакладной и домашней авианакладной является необходимостью при осуществлении консолидации нескольких грузов в одну партию. Тогда их объединяют под одной мастер-авианакладной и количеством домашних авианакладных, соответствующих количеству грузов в консолидации. Также оформление домашней авианакладной с указанием в мастер-авианакладной расформировывающего агента (экспедитора) позволяет последнему решать все вопросы со сторонами перевозки на правах конечного грузополучателя без вовлечения получателя, если того не требуют обстоятельства.
Помимо подготовки перечисленных документов, также изготовляются наклейки на все грузовые места, содержащие сокращения аэропорта отправления и назначения, номер MAWB, HAWB, общее количество мест по MAWB и номер конкретного места.
Заполнение авианакладной производится грузоотправителем или его Грузовым агентом, действующим от его имени. В случае заполнения авианакладной грузоотправителем правильность заполнения авианакладной проверяется Грузовым агентом и/или авиакомпанией, однако ответственность за заполнение все равно несет отправитель.
Как правило, в случае доставки импортных грузов цепочка согласования информации, указываемой в авианакладной, выглядит так:
1. Получатель дает инструкции по заполнению отправителю.
2. Отправитель дает инструкции по заполнению Грузовому агенту.
3. Грузовой агент готовит черновой вариант авианакладной и направляет его на проверку либо отправителю, либо экспедитору получателя.
4. При необходимости вносятся исправления, затем итоговый вариант подтверждается.
При получении на проверку черновика авианакладной в нем в большинстве случаев еще нет цифр по количеству груза, весу, объему, которые будут указаны уже по факту, после получения груза к перевозке авиакомпанией в аэропорту вылета.
Зато черновик авианакладной содержит следующую информацию, которую сторонам нужно проверить:
1. Данные отправителя.
2. Данные получателя. В данных компании необходимо будет указать номер УНП. Также обязательно должен быть указан контакт для информирования о прибытии груза в аэропорт назначения – как минимум имя и контактный телефон.
3. Аэропорт отправки и аэропорт назначения.
4. Описание товара (графа Nature and Quantity of Goods (incl. Dimensions or Volume). Данная графа должна содержать точное понятное описание товара и коды ТН ВЭД груза. Коды ТН ВЭД могут быть не обязательны, но в современной практике их указание требует все большее число авиалиний, поэтому к этому нужно быть готовыми. В случае отправки груза в составе консолидации наименование всех грузов на MAWB не указывается, а вносится фраза «Consolidation as per attached list» или «Consolidation as per attached Manifest».
Грузовой манифест (CARGO MANIFEST)
Грузовой манифест – документ, представляющий собой сводную ведомость обо всех грузах, содержащихся в консолидации, и связывающий между собой мастер-накладную MAWB и домашние авианакладные HAWB.
Грузовой манифест печатается на обычной бумаге, и его внешний вид и содержимое определяется каждым Грузовым агентом на свое усмотрение.
Как правило, Грузовой манифест содержит:
– название и адрес Грузового агента (консолидатора) в стране отправления;
– название и адрес Грузового агента (расконсолидатора) в стране назначения;
– номер MAWB (мастер-накладной);
– название авиакомпании, которой перевозится груз;
– пункт отправления и назначения;
– номер и даты рейсов;
– перечень номеров домашних авианакладных с указанием информации по каждой;
– общее количество мест и общий вес отправки по MAWB.
Грузовой манифест обычно распечатывается в нескольких экземплярах, часть из которых подкладывается на конверт с мастер-авианакладной MAWB, а часть вкладывается в запечатываемый конверт к домашним авианакладным HAWB. Манифест поверх конверта нужен для того, чтобы авиакомпания и аэропортовые службы в аэропорте вылета, транзита и назначения, не вскрывая конверт, могли узнать, что именно входит в консолидацию. Манифест внутри конверта нужен для помощи расконсолидатору при ознакомлении с составом консолидации.
Грузовой агент – расконсолидатор получает документы на груз в аэропорте, так как он указан получателем в MAWB. Получив их, он вскрывает конверт и, пользуясь Грузовым манифестом, выясняет, какие грузы вложены в консолидацию и какой сервис необходимо выполнить по каждому грузу.
ТОП-3 ошибок при заполнении авианакладной
Допустить ошибку при заполнении авианакладной отправителю достаточно сложно, так как ключевых граф, заполняемых со слов отправителя, не так много.
Однако именно из-за этой кажущейся простоты в авианакладных возникают следующие ошибки:
1. Неверный получатель товара в домашней авианакладной. При покупке товара за рубежом нередко встречается цепочка перепродажи, при которой покупателем товара у отправителя в стране отправления является другая компания, расположенная зачастую в другой стране, которая затем продает товар конечному получателю в Беларуси. Без должного контроля со стороны конечного получателя отправитель может дать инструкцию указать в графе «Получатель» авианакладной компанию, которая приобрела у отправителя товар. В такой ситуации по прибытии груза в аэропорт назначения конечный получатель товара может столкнуться с невозможностью получить груз, податься на растаможку, поскольку фактическим получателем товара в авианакладной будет указана третья сторона.
В Беларуси, как правило, серьезных последствий в подобной ситуации не возникает и ситуация решается получением доверенности на получение груза от получателя, указанного в авианакладной. Однако очевидно, что это сопряжено с потерей времени и рисками интерпретации подобной ошибки таможенными органами.
2. Указание неверного аэропорта прибытия в авианакладной. Порой агент за рубежом в силу того, что он постоянно плотно работает как с белорусскими получателями грузов, так и с украинскими, российскими получателями, может ошибочно указать аэропортом назначения аэропорт в соседней стране, куда только что оформил другой подобный груз на той же авиалинии.
Конечно, такие случаи крайне редки, но тем не менее, проверяя авианакладную и увидев там код не необходимого вам аэропорта (MSQ для Минск-2), необходимо уточнить, все ли верно понял Грузовой агент и направится ли ваш груз туда, куда вам нужно.
3. Неверное или неточное описание товара в авианакладной. Этот вопрос скорее лежит в плоскости таможенного оформления. Неверное, неточное указание данных о товаре в авианакладной может привести к вопросам со стороны таможенных органов, которые как минимум выльются в дополнительную трату времени на пояснения и предоставление дополнительных документов, а возможно и повлекут досмотр товаров или их классификацию, отличную от ваших ожиданий.
Алгоритм действий при перевозке грузов авиатранспортом
Авиаперевозки станут более отлаженными и менее стрессовыми, если соблюдать и контролировать следующее:
1. При организации авиаперевозки важно подготовить пакет документов и инструкции по ним до того, как Грузовой агент подберет груз у отправителя или отправитель направит груз с фабрики в аэропорт вылета.
Это связано с тем, что логистика авиаперевозки с момента, когда вы дадите экспедитору зеленый свет, будет очень быстрой, все вовлеченные стороны будут стараться отправить ваш груз как можно раньше, а значит, времени, чтобы дать инструкции на оформление пакета документов, будет немного. При этом стоит учитывать, что Грузовому агенту для отправки не нужны никакие коммерческие документы по грузу. Документы, необходимые для оформления экспорта, он получит у отправителя и оформит груз в соответствии с этими документами. И если вы, являясь экспедитором или получателем, не сообщите, что вам важно, чтобы груз прибыл с определенным перечнем документов, нужного вам вида, то агент отправит груз с тем, что будет в тот момент у него на руках.
Задача своевременно сообщить Грузовому агенту инструкции по пакету документов лежит на отправителе или экспедиторе получателя, в зависимости от того, кто заказывает перевозку груза. Экспедитор получателя в свою очередь должен быть своевременно проинструктирован своим клиентом.
2. Если вы можете не прикладывать с грузом упаковочный лист, то не прикладывайте его. Так как в большинстве случаев итоговый вес и параметры груза корректируются по факту принятия груза авиалинией к перевозке, данные, указанные в авианакладной, будут расходиться по весу и объему с данными, указанными в упаковочном листе. Далеко не всегда у вас будет возможность своевременно внести исправления в соответствии с итоговыми данными от авиалинии.
Поэтому самым простым решением будет не прикладывать упаковочный лист с вылетающим грузом вообще.
3. При выборе авиалинии для доставки груза уточняйте маршрут доставки, количество аэропортов транзита и ожидаемое расписание. Авиалиния, доставляющая груз в три плеча, с двумя аэропортами транзита, может в результате доставить вам груз быстрее, чем авиалиния, доставляющая груз прямым рейсом, без транзита. Это возможно, если первая авиалиния отправляет рейсы с большой частотой и отлаженно, в результате чего три плеча доставки займут три дня, а вторая авиалиния имеет вылет прямого рейса раз в неделю. Поэтому ваш груз может не успевать попасть на вылет в свою неделю готовности и вылетит неделей позже.
4. Учитывайте характер вашего груза и маршрут его доставки. Груз может доставляться авиалиниями, которые осуществляют доставку груза в Беларусь через Финляндию, дорожным сервисом (авиалинии иногда на последнем плече доставки грузов используют не самолет, а грузовой автомобиль), который едет в Беларусь из Финляндии через всю Прибалтику.
В результате контролирующие структуры одной из стран ЕС, по которой осуществлялся транзит, могут задержать груз для дополнительной проверки, а то и вовсе запретить доставку груза в Беларусь. Это может быть сделано на том основании, что Беларусь является страной, находящейся под санкциями со стороны ЕС, а груз, который перевозился транзитом через ЕС в Беларусь, являлся товаром двойного назначения, который по нормативным документам ЕС запрещен для отправки в Беларусь.
