Режим коммерческой тайны: документальное оформление

Шаг 1. Составляем перечень подлежащих защите сведений 

Для введения режима коммерческой тайны в компании, во-первых, необходимо идентифицировать сведения, которые владелец хочет защищать в режиме коммерческой тайны, и проверить, соответствуют ли они следующим требованиям:

— сведения не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями;

— сведения имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам;

— сведения не являются объектом исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, не относятся к государственным секретам, а также не попадают под ограничения, определенные законодательством, в частности ст. 6 Закона № 16-З (например, не относятся к сведениям о недвижимом имуществе, содержащемся в едином государственном регистре недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним).

С практической точки зрения для того, чтобы проверить, соответствуют ли сведения данным условиям, необходимо составить подробный список сведений, которые имеют коммерческую ценность для их владельца, а потом оценить их на предмет того, общеизвестны или легкодоступны ли они, а также не попадают ли они в исключения согласно законодательству.

Такой список фактически является первым документом в части защиты коммерческой тайны — он четко указывает, какая информация подлежит защите как коммерческая тайна, а его составление является началом работы по установлению такого режима в организации (ч. 1 ст. 8 Закона № 16-З).

Определенный таким образом состав сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны, может быть оформлен или как отдельный документ, или как приложение к локальному правовому акту организации в сфере коммерческой тайны.

Важно: 
Отсутствие списка сведений, составляющих коммерческую тайну, может быть свидетельством того, что никакой защиты коммерческой тайны в компании нет, так как ни третьи лица (к примеру, контрагенты), ни работники компании не будут понимать, раскрытие каких сведений нарушает интересы владельца, а каких — нет.

Скачать образец Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну

Справочно:
Все меры по обеспечению конфиденциальности сведений можно разделить на организационно-правовые, которые должны быть проведены в обязательном порядке, а также иные необязательные меры.
К обязательным организационно-правовым мерам можно отнести (ч. 2 ст. 8 Закона № 16-З):
— ограничение доступа к коммерческой тайне путем установления порядка обращения с носителями коммерческой тайны, а также контроля за соблюдением такого порядка;
— учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне;
— регулирование отношений, связанных с доступом работников к коммерческой тайне, на основании трудового договора (контракта), а также на основании обязательства о неразглашении коммерческой тайны, дополнительно заключаемого по требованию нанимателя с работником, получающим доступ к коммерческой тайне;
— регулирование отношений, связанных с доступом контрагентов к коммерческой тайне, на основании гражданско-правового договора;
— определение работников, ответственных за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.

Шаг 2. Устанавливаем порядок обращения с носителями коммерческой тайны, а также контроля за соблюдением такого порядка

В рамках такого порядка можно указать, например, обязанность работников не выносить носители коммерческой тайны из помещений компании, не копировать эти данные в электронном виде на личные носители информации, запирать помещения, в которых хранятся носители коммерческой тайны, и т.д.

Полагаем, что такой порядок должен быть закреплен в соответствующем положении о коммерческой тайне или ином локальном правовом акте организации.

Скачать образец Положения о коммерческой тайне

Отметим, что при подготовке этого документа организация должна учитывать свои особенности (например, расположение офиса, наличие специальных помещений, сейфов и т.д.). Это вытекает из обязанности такой организации как нанимателя создавать работнику необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны (п. 16-1 ст. 55 ТК). Например, если работник согласно положению о коммерческой тайне должен хранить сведения на бумажном носителе в запираемом помещении, то компания должна обеспечить своих работников соответствующей запираемой комнатой.

Шаг 3. Обеспечиваем учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне 

Данный учет необходим для того, чтобы владелец коммерческой тайны мог иметь доказательства, что то или иное лицо получило соответствующие сведения именно от него.

В отсутствие такого учета невозможно будет определить, получены ли сведения от владельца коммерческой тайны или третье лицо узнало их самостоятельно иным законным способом. В последнем случае (когда лицо получило сведения, составляющие коммерческую тайну, из иного источника, например, им был самостоятельно разработан аналогичный метод, лежащий в основе чужого ноу-хау) такое лицо не может быть ограничено в распространении данной информации.

Однако если благодаря учету лиц, получивших доступ к коммерческой тайне, владелец докажет, что третье лицо получило сведения от него, то он сможет привлечь такое третье лицо к ответственности.

Полагаем, что соответствующий учет должен вестись в специальных книгах или списках ознакомления. Каких-либо установленных форм этих книг нет, поэтому компании необходимо разработать их самостоятельно.

Шаг 4. Готовим обязательства о неразглашении коммерческой тайны для работников

Компания обязана обеспечить регулирование отношений, связанных с доступом работников к коммерческой тайне, на основании их трудовых договоров (контрактов), а также на основании обязательств о неразглашении коммерческой тайны, дополнительно заключаемых по требованию нанимателя с работниками, получающими доступ к коммерческой тайне. Это связано с тем, что одним из самых распространенных механизмов утечки сведений, составляющих коммерческую тайну, является разглашение ее работниками.

Соответственно, наниматель должен, если он заботится о защите сведений, составляющих коммерческую тайну, обеспечить ее защиту со стороны работников.

Исключить утечку информации, составляющей коммерческую тайну, через работников возможно, зафиксировав конкретные их обязанности в трудовых договорах, а также в обязательствах о неразглашении коммерческой тайны, которые как отдельные соглашения, заключаемые между нанимателем и каждым работником, который получил или в силу своих должностных обязанностей должен получить доступ к соответствующим сведениям, определяют права и обязанности сторон, связанные с соблюдением конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок доступа работников к таким сведениям, а также к сведениям, составляющим коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ.

Скачать образец Обязательства о неразглашении коммерческой тайны

Справочно:
Обязательства о неразглашении не могут заключаться на неопределенный срок, в них обязательно должен быть указан срок их действия (ст. 17 Закона № 16-З).

Шаг 5. Составляем соглашения о конфиденциальности для контрагентов

Компания обязана обеспечить регулирование отношений, связанных с доступом контрагентов к коммерческой тайне, на основании гражданско-правовых договоров.

По аналогии с работниками владелец коммерческой тайны должен обеспечить ее неразглашение и контрагентами, если она была раскрыта им для исполнения тех или иных договорных обязательств. Поэтому с такими контрагентами необходимо заключать соответствующие соглашения о конфиденциальности. Эти соглашения заключаются только в письменной форме. Они должны содержать перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (или порядок их определения), пределы использования этих сведений, а также указание о сроке, в течение которого контрагент обязан обеспечивать их конфиденциальность, в том числе в случае расторжения или отказа от исполнения договора (ст. 14 Закона № 16-З).

Шаг 6. Назначаем лиц, ответственных за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну

Очевидно, что на уровне организации должно быть конкретное лицо (лица), которое будет отслеживать соблюдение работниками и контрагентами обязательств по защите коммерческой тайны, а также знакомить работников с соответствующими локальными правовыми актами, контролировать заключение обязательств о неразглашении и соглашений о конфиденциальности.

Поэтому еще одним документом, формирующим систему защиты коммерческой тайны, является приказ о назначении ответственного лица (лиц).

Важно: 
Обязательные организационно-правовые меры защиты коммерческой тайны предполагают принятие ряда рассмотренных выше документов:
— списка сведений, подлежащих охране в организации в режиме коммерческой тайны;
— положения о коммерческой тайне (или иного локального правового акта организации в этой области);
— списков (или книг регистрации) лиц, получивших доступ к коммерческой тайне организации;
— обязательств о неразглашении коммерческой тайны, заключаемых с работниками;
— соглашений о конфиденциальности, заключаемых с контрагентами;
— приказа о назначении лица (лиц), ответственного за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.
Такие документы должны быть утверждены руководителем организации (например, посредством издания приказа). Вместе с тем учредительными документами организации может быть предусмотрено, что такие документы утверждаются иными органами управления (например, советом директоров (наблюдательным советом) или общим собранием участников хозяйственного общества).

Шаг 7. Устанавливаем дополнительные меры защиты

Владелец коммерческой тайны может также принять необязательные меры по защите, в частности, применить не запрещенные законодательством технические средства и методы защиты информации. Например, наниматель вправе установить видеоконтроль за помещениями, где хранятся физические носители коммерческой тайны. Однако лица (работники организации), посещающие эти помещения, должны быть уведомлены о применении систем видеонаблюдения, так как негласное применение технических средств контроля допускается лишь для должностных лиц органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность (ч. 2 ст. 9, ч. 9 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 15.07.2015 № 307-З «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Владелец также может (но не обязан) наносить на документы или иные носители гриф «Коммерческая тайна» с указанием данных о себе: для юридических лиц – полное наименование и место нахождения.

Полагаем возможным определение порядка нанесения грифа «Коммерческая тайна» в положении о коммерческой тайне (ином локальном правовом акте).

Пример формулировки:

«Документам, содержащим сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, присваивается ограничительный гриф «Коммерческая тайна», который вместе с номером экземпляра проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и на первой странице сопроводительного письма (если таковое имеется). На этикетках электронных носителей информации (флоппи-диски и др.), содержащих коммерческую тайну Компании, указываются такие же реквизиты, что и на документах».

Обращаем внимание, что любые дополнительные меры (нанесение грифа «Коммерческая тайна», применение технических средств и т.д.) не могут заменить исполнения организационно-правовых мер по защите коммерческой тайны, обязательных с точки зрения законодательства, в частности принятия рассмотренных в публикации документов.