Типичные ошибки в закупках: на что обратить внимание при проведении правового аудита?

Ошибка № 1. Отсутствие документов в материалах закупки

Согласно п. 1 ст. 28 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)» (далее — Закон о госзакупках) заказчик формирует в виде электронных и (или) иных документов дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры государственной закупки несостоявшейся или ее отмены.

Справочно.
Оператор электронной торговой площадки обеспечивает хранение документов, размещенных по проводимым на ней процедурам государственных закупок, в течение 7 лет, открытый доступ — в течение 3 лет (п. 2 ст. 28 Закона о госзакупках).

В дело по процедурам государственных закупок должны быть включены документы, предоставляемые для подготовки предложения, протоколы заседаний комиссии, протоколы оператора электронной торговой площадки, предложения участников, договор, справка о проведении процедуры закупки из одного источника и результаты изучения конъюнктуры рынка в случае его проведения.

К примеру, договор или иной документ отсутствует в материалах закупки, но хранится у заказчика в другом отделе. В такой ситуации достаточно сделать копию необходимого документа и вложить ее в материалы дела.

Ошибка № 2. Лишение секретаря права голоса

В соответствии с п. 5 Положения о комиссии по государственным закупкам, утвержденного постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 21.01.2019 № 7 (далее — Положение), председатель, заместитель председателя и секретарь комиссии назначаются из числа членов комиссии при утверждении ее персонального состава. Решение комиссии принимается открытым голосованием и считается принятым, если за него проголосовало большинство членов комиссии, присутствующих на заседании (п. 18 Положения).

Справочно.
В состав комиссии должно входить не менее 5 человек (п. 7 Положения).

Таким образом, секретарь комиссии, создаваемой заказчиком при организации и проведении государственных закупок, является членом данной комиссии и несет все обязанности, возлагаемые на членов комиссии, в том числе обязанность по участию в голосовании.

Ошибка № 3. Неподписание протокола членами комиссии

После проведения заседания комиссии протокол, подготовленный секретарем, должны подписать все члены комиссии. Однако может возникнуть ситуация, когда у секретаря по какой-то причине не было возможности дать протокол на подпись всем членам комиссии и он был вложен в материалы дела без подписей всех необходимых лиц.

Справочно.
Если кто-либо из членов комиссии имеет особое мнение по принятому комиссией решению, то такое мнение отражается в протоколе заседания комиссии или прилагается в виде отдельного документа к протоколу заседания комиссии (п. 19 Положения).

Во время проверки представитель контролирующих органов, изучая документ, отметит, что не все члены комиссии подписали протокол, а следовательно, на заседании присутствовали также не все. В итоге проверяющий может сделать вывод, что комиссия была неправомочна принимать решение.

Таким образом, небрежное оформление протокола может обернуться привлечением должностных лиц организации к ответственности. Во избежание подобной ситуации необходимо внимательно относиться к оформлению протокола и следить за правильностью его составления.

Важно.
С 1 июля 2019 г. в состав комиссии по закупкам должны входить преимущественно лица, освоившие содержание согласованных с уполномоченным государственным органом по государственным закупкам образовательных программ дополнительного образования взрослых в сфере государственных закупок. Председателем комиссии может быть назначен только руководитель заказчика либо его заместитель.

Ошибка № 4. Предъявление к участникам требований, которые влекут ограничение конкуренции

Встречаются случаи, когда установленные требования для участия в процедуре закупки (например, наличие международных сертификатов, членство в международных объединениях, опыт работы на определенной территории) являются препятствием для большинства участников, хотя данные условия необязательны для закупаемых товаров (работ, услуг).

То есть заказчик процедуры закупки в своей документации указывает требования, что победителем может быть лишь один конкретный субъект рынка.

Пример
В документации на проведение предварительного квалификационного отбора участников заказчик указал, что участникам необходимо предоставить заверенную копию лицензии МВД Республики Беларусь на право осуществления проектирования средств и систем охраны и заверенную копию лицензии МЧС Республики Беларусь на право осуществления проектирования в области использования атомной энергии и источников ионизирующего излучения. Этим он нарушил п. 19 Положения о порядке организации и проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) при строительстве объектов, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88.

Важно.
Проведение процедуры закупки товаров (работ, услуг) в виде процедуры запроса ценовых предложений без предварительного изучения конъюнктуры рынка может привести к приобретению товара (работы, услуги) по завышенной цене.

Подобные случаи ведут к ограничению конкуренции и нарушению ст. 24 Закона Республики Беларусь от 12.12.2013 № 94-З «О противодействии монополистической деятельности и развитии конкуренции».

Справочно.
Закупки товаров, осуществленные с нарушением антимонопольных требований, могут быть признаны судом недействительными, что влечет недействительность договоров, заключенных по результатам таких закупок.

В целях предупреждения фактов недопущения, ограничения или устранения конкуренции при проведении процедур закупок Министерство антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь рекомендует следующее:

— положения о порядке проведения закупок (типовые задания на закупку), конкурсная (аукционная) документация, требования к предмету закупки, потенциальному участнику процедуры закупки не должны содержать положения, приводящие либо способные привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции;

— действия участников и/или заказчика процедуры закупки не должны приводить либо быть способными привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции.

Соблюдение данных рекомендаций позволит заказчикам вести успешную хозяйственную деятельность в соответствии с антимонопольным законодательством, а также минимизировать риски совершения правонарушений.

Справочно.
Антимонопольный орган до принятия решения об установлении факта наличия (отсутствия) нарушения антимонопольного законодательства выдает предупреждение проверяемому субъекту в письменной форме с целью пресечения незаконных действий/бездействий.

В случае обнаружения совершения участниками закупки действий, противоречащих антимонопольному законодательству, можно обратиться в антимонопольный орган с заявлением, содержащим сведения, указывающие на наличие признаков нарушения антимонопольного законодательства.

Ошибка № 5. Искусственное уменьшение стоимости закупки

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (далее — постановление № 229) допускает возможность не проводить процедуру закупки при закупке стоимостью до 1000 базовых величин на дату принятия организацией решения о проведении закупки. Однако при этом стоит учитывать, что, если заказчик разбивает закупку одного товара общей стоимостью больше 1000 базовых величин на несколько мелких закупок, это является нарушением.

К таким закупкам относятся закупки на сумму до 1000 базовых величин по одной сделке, при этом под суммой сделки понимается вся сумма договора, а не стоимость отдельной поставки в рамках его исполнения.

Отметим, что если все закупки за счет собственных средств проводятся организацией, которая отвечает требованиям подп. 1.1 п. 1 постановления № 229, в незначительном размере (до 1000 базовых величин), то можно применять общие нормы гражданского законодательства о порядке заключения договоров, не руководствуясь нормами постановления № 229 и не разрабатывая порядок осуществления закупок за счет собственных средств.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения?

В случае выявления нарушения в области проведения закупок виновные лица подлежат привлечению к ответственности.

Так, не предусмотренное законодательством ограничение доступа к участию в процедуре государственной закупки, в том числе посредством несоблюдения правил размещения информации о государственных закупках, иное нарушение порядка проведения государственной закупки на территории Республики Беларусь либо изменение условий договора, заключаемого по итогам процедуры закупки, уклонение от заключения договора по результатам процедуры закупки влекут ответственность по ст. 11.16 КоАП. Санкция ст. 11.16 КоАП предусматривает наложение взыскания в виде предупреждения или штрафа в размере до 50 базовых величин.

Нарушения при проведении государственных закупок могут быть выявлены посредством проведения камеральной проверки. При ее проведении обращается внимание:

— на наличие предмета государственной закупки в годовом плане государственных закупок, размещенном на электронной торговой площадке;

— обоснованность выбора заказчиком вида процедуры;

— соответствие конкурсных документов, аукционных документов, документов, предоставляемых участникам для подготовки предложений, протоколов открытия, рассмотрения предложений, выбора участника-победителя или признания открытого конкурса несостоявшимся, решений заказчиков об отмене процедуры требованиям законодательства;

— размещение заказчиком на электронной торговой площадке ответов на запросы о разъяснении документов, предоставляемых для подготовки предложения.

Справочно.
С 1 июля 2019 г. вступило в силу постановление МАРТ от 12.04.2019 № 34, которым утверждена Инструкция о порядке проведения камеральной проверки. 

Статьей 11.77 КоАП предусмотрена ответственность и в случае процедур закупки за счет собственных средств. Санкция ст. 11.77 КоАП предусматривает наложение взыскания в виде предупреждения или штрафа в размере до 50 базовых величин. 

Рекомендации:
При проведении процедур закупок соблюдайте требования законодательства в области государственных закупок или закупок за счет собственных средств.
Внимательно проверяйте правильность составления всей документации, а также наличие всех документов, необходимых для материалов закупки.
При определении критериев участия в процедуре закупки руководствуйтесь рекомендациями Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь.
Всегда проверяйте стоимость закупки, что определит необходимость руководствоваться постановлением № 229.

Дополнительно по теме:
>>Богатко А., Богатко А. Пять типичных ошибок заказчика при организации и проведении государственных закупок
>>Лаевский Д. Закупки по завышенной цене: кто на новенького?
>>Лойша А. Процедура государственных закупок: корректировки и новые правила