Как правильно уничтожить трудовой договор (контракт): действия нанимателя

Содержание:

• Определение сроков хранения документов
• Обеспечение хранения документов 
• Отбор документов для уничтожения 
• Уничтожение документов

При уничтожении трудовых договоров, контрактов работников нанимателю стоит придерживаться следующего порядка действий:

1. Определяем и фиксируем сроки хранения документов.

2. Обеспечиваем хранение документов с учетом сроков.

3. Отбираем документы для уничтожения.

4. Проводим уничтожение документов.

Определение сроков хранения документов

Прежде всего нужно обратить внимание на номенклатуру дел организации, так как именно данный документ используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. 

Что касается срока хранения трудовых договоров, контрактов (и дополнительных соглашений к ним), то согласно п. 676 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 30.08.2022) (далее — перечень № 140), он составляет 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты государственных служащих хранятся 55 лет).

Обеспечение хранения документов 

Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела. 

При обеспечении хранения документов, в том числе трудовых договоров, контрактов, нанимателю нужно учесть общие правила хранения дел, которые предусмотрены:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);
• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (в части установления сроков хранения дел с копиями документов). 

Справочно.
Перечнем № 140 не установлен срок хранения дел с копиями документов.

Трудовые договоры, контракты, заключенные с работниками, можно формировать в личное дело либо в отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (ч. 1 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Отбор документов для уничтожения 

Согласно п. 59 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила), при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Справочно.
При отборе документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Непосредственный отбор документов для выделения к уничтожению производится работниками организации, в деятельности которых документы были образованы (п. 60 Правил). В случае с трудовыми договорами, контрактами это, как правило, делают работники кадровой службы организации, которые отбирают документы по критериям происхождения, содержания, внешних особенностей (критерии экспертизы ценности документов).

Справочно.
Уничтожению подлежат дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив.

По результатам экспертизы ценности документов составляются (п. 69 Правил):

• описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов

Передача документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме, предусмотренной приложением 17 к Инструкции по делопроизводству. 

Справочно.
Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

В соответствии с п. 212 Инструкции по делопроизводству отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. 

Однако данное правило не применяется при уничтожении документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне. Уничтожение таких документов осуществляется в соответствии с законодательством.

Справочно.
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст. 24.25 КоАП).

Трудовые договоры, контракты как раз содержат сведения, отнесенные в установленном порядке к иной охраняемой законом тайне, а именно к персональным данным. 

Поскольку трудовой договор, контракт содержит такие персональные данные, как фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, место работы с указанием структурного подразделения, на-именование должности служащего (профессии рабочего), условия оплаты труда, личную подпись работника и т.д., при уничтожении трудовых договоров, контрактов соблюдение требований Закона № 99-З обязательно. 

В п. 4 примечаний к форме реестра обработки персональных данных (приложение к Положению о реестре обработки персональных данных) (короткая ссылка — clck.ru/33K4cJ) Национальный центр защиты персональных данных (далее — НЦЗПД) указал, что в случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив, следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел.

Как мы уже отмечали выше, в случае с трудовыми договорами, контрактами это срок, определенный в п. 676 перечня № 140 (3 года), и только после окончания этого срока данные документы подлежат уничтожению в соответствии с нормами законодательства о защите персональных данных.

ВАЖНО!
В алгоритме приведения деятельности операторов, уполномоченных лиц в соответствие с требованиями Закона № 99-З (короткая ссылка — clck.ru/auFnc) НЦЗПД указал, что удаление персональных данных оформляется и подтверждается актом удаления в случае, если персональные данные содержатся в электронной форме, либо актом уничтожения в случае, если персональные данные содержатся в письменной форме.

Справочно.
Акт уничтожения персональных данных разрабатывается в произвольной форме и утверждается руководителем оператора.

Акт уничтожения персональных данных (образец)

Для того, чтобы удалить (уничтожить) документы, содержащие персональные данные (в нашем случае это трудовые договоры, контракты), нужно выполнить ряд действий: 

1) выбрать подходящий способ уничтожения (важно, чтобы такой способ соответствовал законодательству). 

В случае удаления трудовых договоров, контрактов можно использовать такие способы удаления, как измельчение и сжигание. 

Измельчение производится, как правило, с использованием шредера. Уничтожать бумажные документы можно и с помощью дезинтегратора.

При сожжении трудовых договоров, контрактов дополнительно нужно соблюдать требования законодательства о пожарной безопасности.

Измельчитель бумаги должен иметь возможность уменьшать бумажные документы на фрагменты размером не более 1 х 5 мм. 

Сжигание, хотя и используется реже и оказывает значительное воздействие на окружающую среду, является эффективным методом уничтожения; 

2) проверить факт уничтожения.

Перед оформлением акта уничтожения необходимо проверить уничтожение данных. Этот этап важен, так как нужно исключить различного рода ошибки.

Речь идет о следующих ошибках:

• человеческие ошибки (например, необработанный диск, помещенный в стопку обработанных дисков, и т.п.);
• аппаратные ошибки (например, поврежденный нож шредера или сбой одного из компонентов, расположенных между программным обеспечением для удаления и данными на дисках);
• • ошибки программного обеспечения (например, отсутствие обновления, некачественное программное обеспечение);

3) составить акт уничтожения.

Составление акта уничтожения будет являться доказательством уничтожения трудовых договоров, контрактов. 

Акт уничтожения должен включать следующую информацию: 

• дата и место проведения процедуры;
• сведения об организации, лице, осуществляющих уничтожение;
• носитель данных и оборудование, включающее этот носитель (серийный номер, тип и т.д.);
• перечень документов, подлежащих уничтожению;
• используемые способы (сжигание, измельчение и т.д.);
• проверка (метод) и ее конечный результат. 

Акт должен быть сохранен и предъявляться по запросу.