Как обрабатывать персональные данные родственников работника, указанные в автобиографии?

Содержание:

• Необходимость заполнения автобиографии
• Кто есть кто: субъект, оператор и уполномоченное лицо
• Распространяется ли Закон на вышеуказанных лиц?
• Каков статус нанимателя, работника и родственников работника?
• Согласие не нужно!
• Минимизация данных: разумные ограничения

Необходимость заполнения автобиографии

После того как наниматель оформил трудовые отношения с работником и запросил у него перечень документов, изложенный в ст. 26 ТК, он формирует личное дело работника в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция). Пунктом 6 Инструкции предусмотрено, что в личное дело помимо прочих документов включается автобиография работника.

Согласно п. 14 Инструкции автобиографией является документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

Справочно.
В автобиографии работника помимо данных о собственно работнике указываются также сведения о проживающих совместно с ним родственниках.

Автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4.

В автобиографии отражаются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
• трудовая деятельность;
• профессия;
• общественная работа, участие в выборных органах;
• отношение к воинской службе и воинское звание;
• наличие правительственных и других наград и поощрений;
• сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Если сведения, которые должен указать о себе работник в автобиографии, детально регламентированы в Инструкции, то в отношении сведений о семейном положении и совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях) такой регламентации в Инструкции нет. Понятие «сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)» в законодательстве не раскрывается.

С учетом вышеизложенного в автобиографии при заполнении сведений о семейном положении и совместно проживающих родственниках работник может ограничиться только статусом таких лиц. 

Пример формулировки: женат, проживаю с двумя несовершеннолетними детьми. 

В данном примере нет ПД, соответственно Закон здесь не применим.

Однако практика пошла так, что в автобиографии зачастую все же указывают ПД совместно проживающих родственников. Поэтому рассмотрим следующие вопросы. 

Кто есть кто: субъект, оператор и уполномоченное лицо

В процессе обработки ПД совместно проживающих родственников есть три категории лиц: наниматель, работник и непосредственно совместно проживающие родственники работника.

Распространяется ли Закон на вышеуказанных лиц?

В соответствии со ст. 2 Закона его действие не распространяется на отношения, касающиеся случаев обработки ПД физическими лицами в процессе исключительно личного, семейного, домашнего и иного подобного их использования, не связанного с профессиональной или предпринимательской деятельностью.

Однако между нанимателем и работником возникли отношения, связанные с трудовой (служебной) деятельностью, то есть профессиональной деятельностью. Следовательно, Закон распространяется на нанимателя и работника.

Справочно.
Даже если персональные данные в автобиографии обрабатываются без использования средств автоматизации (например, работник пишет текст собственноручно), поиск таких данных и доступ к ним зачастую обеспечиваются по определенным критериям (в автобиографии указаны пункты для заполнения). Поэтому обработка персональных данных даже в написанной от руки автобиографии будет регулироваться Законом (абз. 3 ч. 1 ст. 2 Закона).

Между работником и родственниками работника возникли отношения, также связанные с профессиональной деятельностью работника — работник собирает (обрабатывает) ПД совместно проживающих родственников для указания таких сведений в автобиографии, представленной нанимателю. Соответственно, Закон также распространяется на работника и совместно проживающих с ним родственников.

Каков статус нанимателя, работника и родственников работника?

В Законе есть понятия «субъект персональных данных» (далее — субъект), «оператор» и «уполномоченное лицо».

В соответствии с абз. 13 ст. 1 Закона родственники работника являются субъектами.

Справочно.
Субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных (абз. 13 ч. 1 ст. 1 Закона).
Оператор — государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных (абз. 8 ч. 1 cт. 1 Закона).
Уполномоченное лицо — государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах (абз. 16 ч. 1 ст. 1 Закона).

Так как работник собирает ПД родственников в интересах нанимателя (обязанность по формированию личного дела лежит на нанимателе) в связи со своей трудовой (служебной) деятельностью, именно наниматель будет являться оператором ПД (абз. 8 ст. 1 Закона), а работник — уполномоченным лицом (таким лицом может быть в том числе и физическое лицо) (абз. 16 ст. 1 Закона).

К нанимателю как оператору и работнику как уполномоченному лицу применяются нормы ст. 7 Закона. Исходя из анализа ст. 7 Закона данные субъекта обрабатываются уполномоченным лицом в интересах оператора на основании акта законодательства, то есть Инструкции.

Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта. Если для обработки ПД по поручению оператора необходимо получение согласия субъекта, такое согласие получает оператор (п. 2 ст. 7 Закона). Выходит, что, если необходимо согласие родственников работника на обработку их ПД, получать такое согласие должен наниматель. Но нужно ли получать согласие? Как оказалось, нет.

Справочно.
Согласно п. 2 ст. 7 Закона уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению оператора необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает оператор.

Согласие не нужно!

К сожалению, многие операторы (уполномоченные лица) считают, что почти для всех процессов обработки ПД нужно получать согласие субъекта. Несмотря на то, что Закон разработан так, что главным основанием для обработки ПД является согласие, в первую очередь нужно искать подходящее ситуации исключение: если исключение найдено, согласие на обработку ПД не требуется. Такие исключения содержатся в ст. 6 Закона для так называемых «общих» ПД и ст. 8 Закона — для специальных ПД.

Возникшие отношения по обработке ПД совместно проживающих родственников формально подпадают под исключение, предусмотренное абз. 8 ст. 6 Закона, — обработка ПД при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством. Такое заключение подтверждается Рекомендациями  Национального центра защиты персональных данных об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью от 18.01.2022 (раздел 4).

Справочно.
С Рекомендациями можно ознакомиться по короткой ссылке bit.ly/3uTuXvW

Вместе с тем при буквальном толковании исключения, предусмотренного абз. 8 ст. 6 Закона, к субъекту по смыслу нормы относится только лицо, в отношении которого оформляются трудовые (служебные) отношения, либо уже работник. 

Дополнительно рассмотрим исключение, предусмотренное абз. 20 ст. 6 Закона, — согласие субъекта ПД не требуется в случаях, когда обработка ПД является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами. 

Если обратиться к п. 11 ч. 1 ст. 53 ТК, то работник обязан исполнять обязанности, вытекающие из законодательства, локальных правовых актов и трудового договора. В соответствии с п. 4 Инструкции автобиография составляется работником самостоятельно. Таким образом, можно предположить, что составление автобиографии и, в частности, указание сведений о совместно проживающих родственниках — обязанность работника.

Однако возникает следующий вопрос: насколько верно утверждать, что сбор ПД совместно проживающих родственников является обязанностью работника? Ведь, как мы уже выяснили, в автобиографии можно не указывать ПД совместно проживающих родственников. В любом случае вне зависимости от того, какое основание (исключение, предусмотренное абз. 8 ст. 6 Закона или абз. 20 ст. 6 Закона) для обработки ПД совместно проживающих родственников работника определит наниматель, согласие совместно проживающих родственников получать не нужно. 

Минимизация данных: разумные ограничения

Если все-таки решено обрабатывать ПД совместно проживающих родственников, то возникает следующий вопрос: какие данные о родственниках необходимо указать? Ведь согласно Инструкции нужно указывать сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Что значит «сведения»? Достаточно ли ограничиться фамилией, именем, отчеством либо нужна еще дата рождения и место работы/учебы, сведения о состоянии здоровья и т.д.?

Практика пошла по тому пути, что обычно указывают фамилию, имя, отчество, дату рождения и место работы либо то, что человек не работает (студент, ученик, пенсионер).

Из вышеизложенного следует, что работник решает, какие сведения о родственниках в автобиографии будут достаточны, и наниматель не может запросить сведения, которые работник не указал о совместно проживающих родственниках.

Справочно.
В п. 5 ст. 4 Закона закреплен принцип минимизации данных: содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Но в связи с тем, что действие Закона распространяется и на работника, он должен соблюдать принцип минимизации данных, согласно которому содержание и объем обрабатываемых ПД должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые ПД не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (п. 5 ст. 4 Закона). Это значит, что работнику, если он решил обрабатывать ПД (указать ПД), в автобиографии следует ограничиться фамилией, именем, отчеством совместно проживающих родственников.

Резюме
В трудовых отношениях при формировании личного дела работника наниматель является оператором, а работник — уполномоченным лицом, так как он при составлении автобиографии собирает ПД совместно проживающих родственников.
При заполнении автобиографии получать согласие совместно проживающих родственников работника на обработку их ПД не требуется ни нанимателю, ни работнику.
Оператору и уполномоченному лицу следует руководствоваться принципом минимизации данных.