Осознанное удаление персональных данных — бизнес без потрясений

Кейс
В соответствии с п. 70 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень типовых документов), договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним имеют срок хранения 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Участники долевого строительства (дольщики) зачастую обращаются с претензиями по качеству строительства по истечении 3 лет, когда у документов (договоров, актов выполненных работ и т.д.) закончился срок хранения и данные документы были уничтожены.

Вопросы
• Как соотносятся сроки хранения документов, установленные в Перечне типовых документов, и сроки, определенные законодательством о защите прав потребителей, регламентирующие обращение потребителей за защитой нарушенных прав?
• Как правильно увеличить срок хранения определенных документов и какие формулировки нужно прописать в протоколе заседания экспертной комиссии?
• Какая норма Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон № 99-З) является правовым основанием обработки персональных данных при увеличении сроков хранения документов и что при этом необходимо отразить в политике оператора в отношении обработки персональных данных?

Удаление персональных данных — заключительный этап их обработки — неразрывно связано с уничтожением соответствующих документов, то есть это необратимая операция. Непродуманный подход к уничтожению документов может повлечь негативные последствия для бизнеса: утрату доказательственной базы, невозможность реализации прав требования, возникновение правовых рисков и репутационных потерь.

В условиях растущего внимания к вопросам защиты персональных данных и ужесточения требований к их обработке особенно важно выстроить процесс удаления персональных данных таким образом, чтобы соблюсти интересы и субъектов персональных данных, и самой компании.