Вы на портале
Трудовые и социальные отпуска

Составляем график трудовых отпусков: на что обратить внимание

Семенихина Светлана
Семенихина Светлана

Юрист-лицензиат

169 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Содержание:


График трудовых отпусков — обязательный документ

На практике нередко возникает вопрос, всегда ли следует разрабатывать график трудовых отпусков (далее — график). Распространено ошибочное мнение о том, что график может составляться нанимателем исключительно по его усмотрению. Однако наличие такого локального документа согласно законодательству о труде является обязательным.

Как правило, в организации разрабатывается общий график для всех сотрудников. В него следует включить всех работников, работающих по трудовому договору (контракту). Это правило распространяется в т. ч. и на тех, кто занят на условиях совместительства.

Справочно: отпуск на работе по совместительству должен предоставляться работнику одновременно с отпуском на основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем на основной работе, наниматель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Форма графика

Форма графика законодательством не установлена. Это означает, что каждый наниматель вправе разработать ее самостоятельно. Главное, о чем необходимо помнить, — по документу должно четко прослеживаться, кому из работников и в какой период предоставляется трудовой отпуск.

При разработке графика можно воспользоваться его формой, приведенной в Унифицированной системе организационно-­распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41). В ней предусмотрены следующие сведения о работниках:

  • табельный номер;
  • фамилия, имя, отчество;
  • должность (профессия);
  • месяц, в котором планируется предоставление трудового отпуска, и месяц, в котором он фактически предоставлен;
  • основание изменения графика.

Справочно: в графике целесообразно предусмотреть строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Кроме того, в него может быть включена графа «Примечание».

Дата начала трудового отпуска

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). При этом законодательство о труде не содержит требования относительно ее обязательного отражения в графике.

Если на момент составления графика дату начала отпуска заранее определить невозможно, допустимо указать только месяц, в котором работник вправе рассчитывать на предоставление положенного отдыха. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и отражаться в приказе нанимателя о предоставлении отпуска.

Справочно: если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами и указана в графике, подача работником заявления для издания приказа о предоставлении отпуска необязательна.

Рабочий год при предоставлении трудового отпуска

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Пример
Если сотрудник принят на работу 15 сентября 2023 г., его рабочий год для предоставления трудового отпуска — с 15 сентября 2023 г. по 14 сентября 2024 г.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются периоды, указанные в ч. 1 ст. 164 ТК. К ним относятся фактически отработанное время, время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года, время оплаченного вынужденного прогула и др.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Продолжительность трудового отпуска

В графике, как правило, указывается количество дней отдыха, положенное работнику согласно условиям заключенного с ним трудового договора (контракта).

Продолжительность трудового отпуска каждого работника исчисляется в календарных днях и определяется в индивидуальном порядке путем суммирования его основной и дополнительной частей.

Справочно: государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 151 ТК).

При этом продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (ч. 1 ст. 155 ТК).

Справочно: исключением из указанного правила являются случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенным по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска составляет 7 календарных дней (ч. 8 п. 14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

Продолжительность основного отпуска, положенная отдельным категориям педагогических работников, может быть и более 24 календарных дней. Условия предоставления и конкретная продолжительность основного отпуска данным категориям лиц определены постановлением Совета Министров Респуб­лики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:

  • за работу с вредными и (или) опасными усло­виями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК);
  • за ненормированный рабочий день — до 7 календарных дней (ст. 158 ТК);
  • за продолжительный стаж работы — до 3 календарных дней (ст. 159 ТК);
  • дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК);
  • дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту — до 5 календарных дней (п. 3 ч. 1 ст. 2612 ТК).

Рекомендации
При составлении графика нанимателем должны быть учтены неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, а также дни отпуска, предоставленные работнику авансом в счет предстоящего отпуска.

Пожелания работников при составлении графика

В отдельных случаях законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника с учетом ч. 4 ст. 168 ТК:

  • в летнее или другое удобное время, в частности, лицам моложе 18 лет, матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до 14 лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-­инвалида в возрасте до 18 лет, другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным или трудовым договором и т. д.;
  • в определенный период, в частности, работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, — в период этого отпуска, работающим по совместительству — одновременно с трудовым отпуском по основной работе, учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-­технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-­воспитательных и лечебно-­воспитательных учреждений — в летнее время и т. д.

Особенности предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

Право на использование трудового отпуска (основного и дополнительных) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (ч. 1 ст. 166 ТК). При этом в ряде случаев трудовой отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации (например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него, лицам моложе 18 лет, работникам, принятым на работу в порядке перевода, и т. д.).

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен) (ч. 3 ст. 166 ТК).

Кроме перечисленных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней (ч. 4 ст. 166 ТК).

Справочно: если на момент составления графика отдельные работники еще не имеют права на отпуск, в расчет следует принимать 6 месяцев с момента приема работника на работу. К примеру, если на момент декабря 2023 г., в котором составляется график, сотрудник проработал в учреждении 2 месяца, с учетом необходимого 6‑месячного периода право на отпуск у него возникнет по истечении 4 месяцев.
При этом трудовой отпуск за первый рабочий год не обязательно должен предоставляться по истечении 6 месяцев работы. Его можно предоставить и позднее (например, через 8 или 10 месяцев).

Согласование и утверждение графика

Готовый график подписывается специалистом организации, ответственным за кадровую работу в учреждении.

Перед подписанием графика рекомендуется проверить:

  • все ли работники включены в график;
  • правильно ли определен период отдыха, полагающийся работнику с учетом продолжительности его основного и дополнительных отпусков;
  • учтена ли продолжительность рабочего года, за который работнику полагается отпуск;
  • учтены ли неиспользованные дни отдыха за предыдущий год;
  • учтены ли пожелания работников, которые имеют право на трудовой отуск в летнее либо иное удобное для них время;
  • учтены ли особенности предоставления отпуска за первый рабочий год;
  • учтена ли взаимозаменяемость и соблюдена ли определенная последовательность ухода работников в отпуск;
  • учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур (приемом-­передачей дел и документов, проведением инвентаризации материальных ценностей).

С учетом ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в учреждении профсоюза график подлежит согласованию с ним (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Справочно: коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

Согласование с профсоюзом оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего.

После составления и согласования график утверждается руководителем. С учетом п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от19.01.2009 № 4) гриф утверждения должен включать в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату утверждения.

Ознакомление работников с графиком

Разработанный график должен быть доведен до сведения всех работников организации (ч. 2 ст. 168 ТК).

Конкретных способов ознакомления с графиком законодательством о труде не установлено. На практике ознакомление зачастую осуществляется путем размещения графика на информационной доске.

Полагаем, что предпочтительным следует считать письменное ознакомление путем проставления в строке «Ознакомлен» графика личной подписи работника и даты ознакомления. При использовании такого варианта у нанимателя будет неоспоримое доказательство того, что работник был заранее уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Хранение графика

Согласно п. 702 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Рес­публики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) срок хранения графика составляет 1 год.

Изменение графика

Соблюдение графика является обязательным как для работника, так и для нанимателя. Изменить его возможно исключительно по соглашению сторон либо в случаях, предусмотренных законодательством.

Если обе стороны трудового договора согласны на использование трудового отпуска досрочно, такой отдых предоставляется работнику в согласованный сторонами срок. Новый период трудового отпуска определяется в приказе нанимателя, изданном на основании заявления работника.

В соответствии с ч. 1 ст. 171 ТК трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

  • при временной нетрудоспособности работника;
  • при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
  • в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
  • при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
  • в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
  • с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Справочно: если перечисленные причины наступают во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней трудового отпуска либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года. Если такие причины возникают до начала трудового отпуска, то отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем. При этом на работника возлагается обязанность уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Кроме того, ч. 3 ст. 174 ТК предусмотрен перенос в течение текущего рабочего года или на следующий рабочий год части трудового отпуска, не использованной в связи с отзывом из отпуска.

169 Shape 1 copy 6Created with Avocode.