Изменение порядка ведения трудовых книжек: комментарий к постановлению

Содержание:

• Порядок внесения сведений о работе
• Внесение записи при лишении работника государственных наград
• Внесение записей в случае реорганизации и ликвидации организации
• Приведение Инструкции в соответствие с законодательством об образовании
• Новая трудовая книжка и оформление дубликата
• Обеспечение бланками трудовых книжек (вкладышей к ним)

Принятие Постановления обусловлено необходимостью приведения Инструкции в соответствие со ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений» (далее – Закон), которым внесены изменения в ст. 50 ТК, а также корректировки отдельных ее норм с учетом иных изменений законодательства, практики применения Инструкции.

Порядок внесения сведений о работе

Присвоение работникам квалификационной категории

В пп. 9, 26 и 32 Инструкции уточняется формулировка и порядок внесения сведений о работе в части записей о присвоении работнику квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга).

Справочно. 
Согласно ст. 4 Закона Республики Беларусь от 01.06.2022 № 175-З «О государственной службе» гражданам, проходящим гражданскую службу, присваиваются классы государственных гражданских служащих.
Отдельным категориям государственных гражданских служащих присваиваются классные чины, персональные звания, дипломатические ранги, квалификационные классы в порядке и на условиях, установленных законодательными актами, закрепляющими их правовой статус.

Сведения об адвокатской и нотариальной деятельности

Из п. 11 Инструкции исключаются нормы, которые предусматривают невнесение сведений об осуществлении адвокатской деятельности, нотариусом нотариальной деятельности в трудовую книжку работника.

Данное исключение обусловлено тем, что в силу ч. 2 п. 1 ст. 39 Закона Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» и ч. 2 п. 1 ст. 34 Закона Республики Беларусь от 30.12.2011 № 334-З «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь» нормы законодательства о труде на нотариусов и адвокатов соответственно не распространяются. Следовательно, трудовая книжка, как атрибут трудовых отношений, не применяется при осуществлении адвокатской деятельности, нотариусом нотариальной деятельности.

Дополнения в части указания наименований должностей служащих, профессий рабочих

В пп. 20 и 58 Инструкции внесены дополнения, касающиеся указания наименований должностей служащих, профессий рабочих в соответствии не только с Единым квалификационным справочником должностей служащих, Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, но и профессиональными стандартами, нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность работников по отдельным должностям служащих.

Справочно.
По тексту Инструкции внесены уточнения, которые позволяют нанимателю не вносить наименование структурного подразделения в сведения о работе при приеме на работу, переводе на другую работу в случае, если в организационной структуре, штатном расписании организации не выделены структурные подразделения.

Внесение записей в трудовую книжку работнику, принятому без соответствующей квалификации

В п. 29 Инструкции уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, принятому на работу и не имеющему соответствующей квалификации (разряда)  по профессии рабочего. Данные изменения обусловлены принятием постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.08.2022 № 570, которым внесены изменения, в частности, в п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 101 «О гарантиях при направлении на профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации и стажировку».

Так, в случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда) по профессии рабочего, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии рабочего без указания разряда или с его указанием.

При приеме работника на работу без указания разряда после прохождения им обучения наниматель вносит в трудовую книжку работника запись о присвоении соответствующего разряда.

В ч. 2 п. 32 Инструкции уточнен порядок внесения сведений о получении работником второй и последующих профессий рабочих.

Сведения о работе временного (антикризисного) управляющего

В связи со вступлением в силу с 01.10.2023 Закона Республики Беларусь от 13.12.2022 № 227-З «Об урегулировании неплатежеспособности», исключающего трудовые отношения с временными (антикризисными) управляющими, из п. 34 Инструкции исключена ч. 1, которая предусматривала порядок внесения записей в трудовую книжку лицу, назначенному временным (антикризисным) управляющим, и ч. 2 п. 79 Инструкции, определяющая место хранения трудовой книжки антикризисного управляющего.

В настоящее время данная категория лиц не подпадает под сферу действия законодательства о труде.

Внесение записи при лишении работника государственных наград

Пункт 45 Инструкции дополнен случаем внесения записи в трудовую книжку работника при лишении его государственных наград Республики Беларусь. Ранее Инструкция не предусматривала такой возможности. Порядок внесения соответствующей записи прописан в ч. 2 п. 47 Инструкции.

Внесение записей в случае реорганизации и ликвидации организации

Пункт 54 Инструкции, предусматривающий внесение исправлений в записи трудовой книжки, а также пропущенных записей в случае реорганизации и ликвидации организации, изложен в новой редакции.

Так, с 01.01.2024 в случае реорганизации организации исправление в неправильную, неточную (неполную) запись, внесенную в трудовую книжку, а также пропущенную запись вносит правопреемник, а в случае ликвидации организации – наниматель  по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующих документов.

Внесение исправлений и пропущенных записей в трудовую книжку работника больше не является обязанностью учредителя организации, собственника имущества организации, вышестоящей организации, государственного органа.

Приведение Инструкции в соответствие с законодательством об образовании

Внесены корректировки в Инструкцию в связи с изменением в 2022 г. законодательства об образовании – вступлением в силу с 01.01.2022 изменений в Кодекс Республики Беларусь об образовании, принятием иных нормативных правовых актов в целях приведения в соответствие с законодательством об образовании.

В частности, приведены в соответствие с законодательством об образовании уровни основного образования, документы об обучении, которые отражаются в трудовой книжке работника при ее заполнении (пп. 10, 15 и 23 Инструкции).

Новая трудовая книжка и оформление дубликата

Основная корректировка Инструкции обусловлена внесением изменений в ст. 50 ТК. В частности, ч. 3 ст. 50 ТК изложена в новой редакции, согласно которой при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования (далее – ИЛС), которая представляется нанимателю по форме, установленной республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.

Кроме того, ч. 8 ст. 50 ТК дополнена нормой, предоставляющей полномочия Министерству труда и социальной защиты Республики Беларусь по определению порядка получения нанимателем информации о трудовой деятельности.

Одновременно ст. 11 Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (далее – Закон о персучете) дополнена нормой об обязанности Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее – Фонд) представлять нанимателям в соответствии с законодательными актами информацию о трудовой деятельности работников за период начиная с 01.01.2003 на безвозмездной основе посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы или иным способом.

Внесенные в Инструкцию изменения позволят формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых предоставит нанимателю Фонд. Соответствующие права нанимателю в части обращения за получением информации о трудовой деятельности в Фонд предоставлены Законом в рамках корректировки Закона о персучете.

Справочно. 
До 01.01.2024 порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривал запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником в рамках реализации административных процедур – выдача справки о периоде работы, службы (подп. 2.3 п. 2 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденногоУказом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200).

С учетом внесенных изменений при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС (далее – информация о трудовой деятельности). То есть предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений Фонда.

Так, согласно ч. 2 п. 69 Инструкции основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие периоды предыдущей работы работника:

• справки о периоде работы (службы) (в частности, за периоды работы до 01.01.2003);
• копии приказов (распоряжений) нанимателя (в частности, за периоды работы до 01.01.2003);
• информация прежних нанимателей о периодах предыдущей работы, которая позволит заполнить дубликат в порядке, установленном Инструкцией.

Справочно. 
С 01.01.2003 на практике реализуется «комбинированный» учет сведений о трудовой деятельности:
— ведение кадровыми службами бумажных трудовых книжек работников;
— предоставление электронных сведений о трудовой деятельности работников в Фонд (персонифицированный учет для целей пенсионного и социального страхования).

В соответствии со ст. 6 Закона о персучете периоды трудовой деятельности работника также отражаются в ИЛС, включая:

• место работы с указанием структурного подразделения, в котором работает застрахованное лицо;
• сведения о приеме на работу;
• наименование должности служащего, профессии рабочего;
• сведения о присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга);
• сведения о переводе на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении, включая основания увольнения;
• другие сведения, необходимые для учета трудовой деятельности.

Согласно п. 9 Инструкции в трудовую книжку вносятся сведения:

• о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
• работе (прием на работу, заключение трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
• награждениях и поощрениях за успехи в работе;
• подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
• регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
• назначении пенсии;
• назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;
• лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Справочно. 
С 01.07.2019 сведения о трудовой деятельности работника предоставляются в Фонд в расширенном формате. С 01.07.2021 состав сведений практически полностью соответствует объему информации, которая вносится в трудовую книжку.
Исключение на данном этапе составляют сведения:
— о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
— подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
— периоде наказания в виде лишения права занимать определенные должности служащих или заниматься определенной деятельностью на основании вступившего в силу приговора суда.

С учетом того, что формирование и наполнение информацией баз данных Фонда осуществлялось в республике поэтапно и основные сведения о работе, необходимые для внесения в трудовую книжку, представляются в органы Фонда только с 2021 г., дубликат трудовой книжки в установленном порядке может быть заполнен нанимателем только при наличии сведений, представляемых прежними нанимателями, в которых будет содержаться вся требуемая информация о работе уволенного работника.

С 01.01.2024 наниматели должны оформлять дубликат трудовой книжки с соблюдением последовательности действий, предусматривающей два этапа:

1) запрашивать в Фонде информацию о местах работы работника;

2) на основании полученной информации от Фонда формировать запросы к прежним нанимателям.

Информация о трудовой деятельности, предоставляемая Фондом, позволит нанимателю иметь достоверную информацию о предыдущих местах работы работника, в адрес которых необходимо делать запрос для получения всей необходимой (недостающей) информации.

Инструкция дополнена двумя приложениями: запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки (приложение 1) и информация о трудовой деятельности, содержащаяся в ИЛС (приложение 2).

Справочно. 
Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо организации) должен будет сформировать соответствующий запрос в Фонд по установленной форме (приложение 1 к Инструкции).
В запросе необходимо указать:
— сведения о плательщике обязательных страховых взносов (учетный номер плательщика в органе Фонда, наименование, страховой номер ИЛС уполномоченного лица, запрашивающего сведения, содержащийся в его страховом свидетельстве государственного социального страхования);
— страховой номер ИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве государственного социального страхования лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности.

В свою очередь Фонд не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, обязан сформировать запрашиваемую информацию и направить ее нанимателю (ч. 3 п. 69-1 Инструкции).

Информация о трудовой деятельности предоставляется Фондом нанимателю на безвозмездной основе по установленной форме (приложение 2 к Инструкции):

• посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС);
• через «Личный кабинет плательщика взносов», размещенный на корпоративном портале Фонда.

При этом информация о трудовой деятельности должна содержать следующие сведения:

• о застрахованном лице (его Ф.И.О., страховой номер);
• о трудовой деятельности (отдельно по каждому нанимателю): наименование нанимателя, его УНП, адрес места нахождения; сведения о приеме на работу и увольнении с работы, о периоде работы по должности служащего, профессии рабочего, о присвоении квалификационной категории/разряда/класса/класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), информация по кодам основания увольнения.

В случае, если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме Фондом (например, о периодах работы после 01.07.2021), истребование документов от предыдущих нанимателей не является обязательным.

При наличии копии трудовой книжки ее дубликат допустимо оформлять без документов, подтверждающих периоды предыдущей работы, при условии, что информация о трудовой деятельности за период начиная с 01.01.2003 подтверждает сведения, которые содержатся в копии трудовой книжки (ч. 3 п. 69 Инструкции).

Пунктом 70 Инструкции определено, что в раздел «Сведения о работе» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

Кроме того, с учетом внесенных изменений в п. 64 Инструкции:

• увеличивается срок выдачи дубликата трудовой книжки с 15 до 20 календарных дней со дня поступления заявления работника;
• скорректирован порядок выдачи дубликата в случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы. Так, для выдачи дубликата будет достаточно наличия подтвержденных сведений о ликвидации. Предоставлять справку о периоде работы, службы не потребуется.

Обеспечение бланками трудовых книжек (вкладышей к ним) 

В п. 82 Инструкции уточнена норма о том, что в случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией (ликвидатором) бланки трудовой книжки и вкладыша к ней действующего образца сдаются по месту их получения.

В случае прекращения в установленном порядке деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним действующего образца и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган по месту жительства индивидуального предпринимателя.

В порядок обеспечения бланками трудовых книжек (вкладышей к ним) иных организаций по месту их нахождения местными исполнительными и распорядительными органами или уполномоченными ими подчиненными организациями, определенный абз. 4 п. 84 Инструкции, внесены дополнения. Так, местные исполнительные и распорядительные органы обеспечивают подчиненные бюджетные организации бланками трудовых книжек и вкладышей к ним в пределах средств, предусмотренных на содержание этих органов.