Вы на портале
Трудовые книжки

Получаем и учитываем бланки трудовых книжек: алгоритм действий

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. Чтобы получить бланки трудовых книжек или вкладышей к ним, потребуется совершить ряд определенных действий.

Семенихина Светлана
Семенихина Светлана

Юрист-лицензиат

2891 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Содержание: 


Согласно п. 8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40), лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу обязан заполнить трудовую книжку утвержденного образца. Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (п. 64 Инструкции № 40).

Таким образом, ответственность по своевременному заведению и заполнению трудовой книжки возлагается на нанимателя. С учетом изложенного целесообразно заранее определиться, сколько бланков трудовых книжек и вкладышей потребуется в ближайшее время, и приобрести их заблаговременно.

Получение и учет бланков трудовых книжек или вкладышей к ним, как правило, осуществляется в следующем порядке.

Шаг 1. Оплата бланков трудовых книжек или вкладышей к ним

Вместе с заявлением на получение бланков трудовых книжек или вкладышей к ним потребуется предоставить оригинал или копию платежного документа, подтверждающего факт уплаты денежных средств за указанные бланки (вкладыши).

Справочно.
Поступление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в бюджетных организациях может осуществляться от поставщиков за плату, а также безвозмездно от министерств, иных республиканских органов государственного управления, объединений, подчиненных Правительству (ч. 3 п. 3 письма Министерства финансов Республики Беларусь от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет»).

Шаг 2. Формирование пакета документов, необходимых для заказа и получения бланков трудовых книжек или вкладышей к ним

Конкретный перечень документов, необходимых для заказа и последующего получения бланков трудовых книжек или вкладышей к ним, действующим законодательством не установлен. Уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют такой порядок получения и перечень документов, которые потребуется предоставить с этой целью. В связи с этим рекомендуется предварительно уточнять, каковы порядок получения трудовых книжек и перечень необходимых документов в конкретном случае.

Как правило, для получения бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним в уполномоченный орган (организацию) предоставляют:

  • заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), а также с указанием данных об организации (юридическом лице и его банковских реквизитах);
  • копию свидетельства о регистрации юридического лица;
  • платежный документ, свидетельствующий об уплате за бланки (оригинал с отметкой банка либо заверенная нанимателем его копия);
  • оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт, вид на жительство).

Заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) пишется в произвольной форме на имя руководителя уполномоченного органа (организации).

Образец заявления на получение бланков трудовых книжек

При получении бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним:

  • лично руководителем организации – необходимо наличие оригинала и копии документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, решение собрания учредителей о назначении или трудовой договор (контракт));
  • уполномоченным лицом – доверенность на получение бланка трудовой книжки или вкладыша к ней.

Шаг 3. Обращение в государственный орган (организацию) за получением бланков трудовых книжек или вкладышей к ним с предоставлением необходимых документов

Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в порядке, определенном в п. 84 Инструкции № 40. В большинстве случае обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышей к ним занимаются местные исполнительные и распорядительные органы по месту их нахождения или уполномоченные ими подчиненные организации.

С учетом изложенного большинству нанимателей за получением бланков трудовых книжек либо вкладышей к ним следует обращаться в районные и городские исполнительные комитеты. Например, если организация зарегистрирована в Московском районе г. Минска, обращаться за бланками следует в администрацию этого района.

Шаг 4. Получение бланков трудовых книжек или вкладышей к ним и товарной накладной формы ТН-2

При получении бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) потребуется представить пакет документов, необходимых для их получения, а также оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт гражданина Республики Беларусь, вид на жительство).

Выдача бланков трудовых книжек осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.

Шаг 5. Учет бланков трудовых книжек или вкладышей к ним

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (ч. 2 подп. 3.1 п. 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В рассматриваемой ситуации – в соответствии с нормами Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).

Согласно п. 10 Инструкции № 196 учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196) по графам «приход», «расход», «остаток».

Справочно.
Приходно-расходная книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

Учет поступивших бланков трудовых книжек ведется по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) в стоимостном и количественном выражении (абз. 3 п. 20 Инструкции № 196).

Последующая выдача бланков трудовых книжек ответственным исполнителям (к примеру, специалисту по кадрам) в подотчет производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных. С учетом положений п. 11 Инструкции № 196 такая внутренняя передача оформляется приходно-расходными накладными на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков.

Справочно. 
Списание с учета заполненных бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственного лица производится на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196) с указанием конкретных серий и номеров бланков.

Шаг 6. Передача бланков трудовых книжек или вкладышей к ним в место хранения документов, относящихся к бланкам строгой отчетности

В соответствии с п. 3 Инструкции № 196 место, порядок хранения и использования бланков строгой отчетности устанавливаются приказом руководителя организации. Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40).

Образец приказа о месте, порядке хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 

Шаг 7. Назначение лиц, ответственных за работу с бланками трудовых книжек и трудовыми книжками

Работа с трудовым книжками включает в себя:

  • работу с ними как с документами с определенной степенью защиты;
  • работу по ведению трудовых книжек как кадровых документов.

В первом случае работа с трудовыми книжками осуществляется с учетом требований Инструкции № 196, во втором – в соответствии с Инструкцией № 40.

Назначение лиц, ответственных за работу с бланками трудовых книжек и трудовыми книжками, как правило, производится:

  • путем издания соответствующего приказа;
  • путем отражения указанной обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре (либо ином локальном правовом акте, например Положении о порядке ведения и учета трудовых книжек).

Образец приказа о назначении лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками 

2891 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме