С 17 сентября — новая Инструкция по делопроизводству

Нормативный акт: постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.08.2025 № 65 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее — постановление № 65)

Вступает в силу: с 17.09.2025

Учесть: утверждена новая Инструкция по делопроизводству

Основные положения Инструкции

Положения Инструкции по делопроизводству распространяютсяна организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя (пункт 2 Инструкции).

При этом, как и ранее, особенности подготовки, обработки, обеспечения целостности, оперативного хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19.

Персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях несут руководители организаций и структурных подразделений (пункт 8 Инструкции).

Организация и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в организации, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами обеспечиваются службой ДОУ.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. При этом, Инструкция по делопроизводству классифицирует их на виды, а также устанавливает соответствующий порядок разработки, утверждения и согласования в зависимости от того, является ли организация или ее структурное подразделение с правами юридического лица, обособленное структурное подразделение, источниками комплектования государственных архивов или нет, а также с учетом иных особенностей, предусмотренных главой 2 Инструкции.

Инструкция по делопроизводству устанавливает, что документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).

Особенности работы с документами в электронном виде установлены главой 19 Инструкции по делопроизводству.

Как и ранее, Инструкция по делопроизводству предусматривает, что распорядительные документы организаций, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично - в виде приказов и (или) распоряжений.

Издание (принятие) иных видов распорядительных документов осуществляется организациями (руководителями организаций, иными уполномоченными лицами) в случаях, установленных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, в целях выполнения возложенных на них функций и задач в соответствии с их компетенцией.

Требования с бланкам документов, оформлению их реквизитов и текстам документов установлены в главах 4-6 Инструкции по делопроизводству.

Особенности оформления документов, изготовляемых с помощью технических средств установлены главой 7, отдельных видов документов (приказов, распоряжений и др.) – главой 8 Инструкции.

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования, которым должна отвечать организация документооборота, а именно:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (пункт 121 Инструкции).

Организация документооборота с использованием АС ДОУ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Цель контроля за исполнением документов (поручений) является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов, порядок его осуществления регламентирован главой 10 Инструкции по делопроизводству.

Порядок составления номенклатуры дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, передачи дел в архив и другие вопросы определены главами 11-18 Инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству имеет 12 приложений, в которых приведены образцы (формы) документов, используемых в документообороте (список на рассылку, письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, номенклатура дел и др.)

Вступление в силу постановления № 65 требует от организаций независимо от формы собственности выстраивания документационного обеспечения управления по новым правилам. Обсудим, какие организационные, правовые, кадровые, технические и иные мероприятия целесообразно провести в соответствии с принятыми изменениями.

Организационные мероприятия

Организациям целесообразно пересмотреть подходы к организации документооборота с целью его оптимизации, например пересмотреть альбом форм используемой организационно-распорядительной документации с целью совершенствования ее форм и содержания, ее сокращения, активнее применять бездокументный обмен информацией, упорядочить процесс сбора информации, исключить лишние этапы прохождения документов (проектов документов) при их подготовке, согласовании, исполнении, сократить сроки их движения и т.д.

Правовые мероприятия

Необходимо актуализировать локальные правовые акты по вопросам документационного обеспечения управления (например, инструкцию по делопроизводству, положение о центральной экспертной комиссии, положение об архиве, положение о службе ДОУ (документационного обеспечения управления), канцелярии и т.д., должностные и рабочие инструкции персонала указанных служб, иные локальные правовые акты) с целью совершенствования правовой регламентации и методического обеспечения процессов создания, учета, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организаций.

Кадровые и разъяснительные мероприятия

Целесообразно провести с персоналом широкую разъяснительную работу по вопросам применения Инструкции по делопроизводству, довести ее до сведения всех заинтересованных.

Возможна организация обучения персонала по вопросам ведения делопроизводства по новым правилам, например, путем проведения корпоративных семинаров, иных образовательных мероприятий и направления ответственных лиц для участия в них.

С учетом того, что состояние исполнительской дисциплины* является одним из основных критериев оценки работы организаций независимо от формы собственности, представляется, что для повышения ее уровня необходимо локальное (приказом, иным организационно-распорядительным документом) возложение персональной ответственности руководителей и работников организаций за подготовку документов и организацию работы с ними (например, путем подготовки соответствующего приказа (иного организационно-распорядительного документа), а также  закрепление в ЛПА организации по вопросам оплаты труда в качестве KPI коэффициента исполнительской дисциплины.

*Пункт 8 Директивы Президента Республики Беларусь от 02.04.2025 № 11 «О совершенствовании функционирования системы органов власти и управления, усилении исполнительской дисциплины».

Технические мероприятия

В рамках технических мероприятий можно разработать (модернизировать, приобрести) и внедрить ведомственные (корпоративные) АС ДОУ, системы электронного документооборота, иные информационные систем, интегрировать их с информационными системами, обеспечивающими взаимодействие с госорганам и другими организациями.

Реализация указанных мероприятий позволит упростить процессы подготовки документов и организации работы с ними, увеличить скорость принятия управленческих решений и их доведения до исполнителей, сократить объемы создаваемой и сохраняемой документации на бумажном носителе, что в конечном итоге приведет к усовершенствованию документооборота организаций.