Алгоритм организации и проведения конкурса

Законодательство о конкурсах

Конкурс — мероприятие, в котором лицо (организатор) публично объявляет необходимость выполнения определенных условий либо достижения цели и обязуется выдать либо выплатить лицу (участнику), который лучше остальных выполнил условия либо достиг результата, определенную награду. 

Организация и проведение конкурсов регулируется главой 56 ГК.

Конкурс не является рекламной игрой и не подлежит государственной регистрации. Это закреплено в п. 4 Положения о проведении рекламных игр на территории Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 30.01.2003 № 51, согласно которому не являются рекламными играми конкурсы и иные подобные мероприятия, для участия в которых не требуется осуществление заказа, приобретение или использование товаров (работ, услуг) и (или) представление документов, подтверждающих их заказ, приобретение или использование, в том числе проводимые:

— в средстве массовой информации юридическим лицом, на которое возложены функции редакции средства  массовой информации;

Справочно.
Если конкурс творческий и предполагает создание объектов интеллектуальной собственности (произведения науки, литературы и искусства), то необходимо учитывать, что лицо, объявившее публичный конкурс, приобретает преимущественное право на заключение с автором произведения, удостоенного награды, договора об использовании произведения с выплатой ему за это соответствующего вознаграждения (ст. 930 ГК).

— на сайте в глобальной компьютерной сети Интернет, доступ к которому предоставляется без взимания платы и заключения договора, юридическим или физическим лицом, являющимся владельцем этого сайта.

То есть по своей сути конкурс не требует от участников ничего, что было бы связано с потреблением (даже косвенным) товаров, работ или услуг организатора. 

Конкурс может быть открытым (то есть участниками могут стать все желающие) либо закрытым (участники — определенный круг лиц). К примеру, конкурс, проводимый юридической компанией на лучший рассказ о посещении ЖЭС, где участвовать может любое лицо, — это открытый конкурс. Конкурс детского стихотворения, проводимый среди детей работников завода, — закрытый.

Шаг 1. Разработать правила проведения конкурса

Правила проведения конкурса рекомендуется излагать в виде отдельного документа, утверждаемого приказом. В этом же приказе можно дублировать сроки проведения, бюджет, а также ответственных лиц.

Важно.
Лицо, объявившее публичный конкурс, вправе изменить его условия или отменить конкурс только в течение первой половины установленного для представления работ срока (п. 1 ст. 928 ГК).

Сами правила условно можно разделить на введение, основной блок (проведение конкурса), заключительные положения: 

Из ст. 927 ГК можно выделить два главных критерия «существа задания» конкурса: 

1) лучшее выполнение работы (то есть чтобы работа либо результат могли быть охарактеризованы в высшей степени сравнения, а именно: самый красивый (рисунок), самый яркий (макияж), самая смешная (история);

2) достижение результата и/или достижение общественно полезных целей (кто первым достигнет параметров фигуры, кто первым достигнет финиша и т.д.). 

Справочно.
Под общественной полезностью, как правило, понимают устоявшиеся в обществе ценности, к примеру, ценность искусства и возможности человека проявить себя в нем, ценности красоты и эстетики, ценность доброты и морали при реализации проектов, ценности детства и защиты детей, ценности заботы о животных и т.д.

В законодательстве не указана обязанность организатора конкурса сформировать призовой фонд (зарезервировать награды), размещать его на отдельных счетах либо депонировать. Однако мы рекомендуем все же сформировать либо обеспечить наличие наград до проведения конкурса.

Шаг 2. Объявить о конкурсе

В случае проведения открытого конкурса публичное объявление может быть совершено путем его размещения на телевидении, публикации в газетах, в сети Интернет и иными способами, которые бы позволяли узнать о проведении конкурса широкому и неопределенному кругу лиц.

При проведении закрытого конкурса необходимо уведомить только потенциальных участников (например, вывесить объявление на проходном пункте завода).

Объявление  должно содержать наименование организатора конкурса, конкурсное задание и условия его выполнения, сроки проведения конкурса, информацию о наградах, порядок оглашения результатов конкурса, а также ссылку на полные правила конкурса.

Справочно.
Объявление о проведении конкурса не обязательно должно содержать все подробные условия, но в нем обязательно должна быть отсылка на полные правила, утвержденные организатором.

Шаг 3. Принять конкурсные работы

Проведение конкурса можно разделить на этапы: прием конкурсных работ, принятие и оглашение решения (результатов конкурса), выдача наград, составление внутренней отчетности.

Справочно.
Конкурс может предполагать наличие этапов: отборочный и основной. Об этом тоже необходимо указать в объявлении.

Прием конкурсных работ может осуществляться любым удобным для организатора способом, который прописывается в правилах (например, направление работ по электронной или обычной почте, размещение их на сайте организатора, предоставление нарочно и пр.).

В качестве лица, определяющего победителя, может выступать как сам организатор, так и конкурсная комиссия (жюри).

В случаях, когда конкурс проводится без формирования конкурсной комиссии (жюри), при его объявлении физическому лицу стоит огласить, что оценивать работы будет он сам лично, а юридическому лицу необходимо указать, что решение о результатах будет принято ответственным лицом (к примеру, руководителем). Организатору — юрлицу в правилах проведения конкурса необходимо дополнительно указать следующее: «Конкурс проводится без созыва конкурсной комиссии. Победитель определяется ответственным лицом единолично, в соответствии с настоящими Правилами. Ответственное лицо — (ФИО, должность)».

Справочно.
Законодательством не установлены требования к формированию конкурсной комиссии (жюри) и ее составу. Поэтому процедура оценки работ остается полностью на усмотрение организатора конкурса.

Если комиссия (жюри) определена, то в целях привлечения внимания к мероприятию ее состав можно указать в объявлении. В то же время для обеспечения объективности жюри и их незаинтересованности возможно оставить эти сведения нераскрытыми непосредственно до дня конкурса.

Шаг 4. Определить победителя(ей)

Как правило, выбирают классические способы определения победителя, а именно:

1) выставление каждым членом жюри оценки каждой работе. По итогу побеждает та, которая в сумме получила высший балл;

2) проведение голосования — члены жюри присваивают работам места. Та работа, которой было в большем количестве раз присуждено первое место, побеждает;

3) проведение совещания, по результатам которого комиссия определяет победителя единогласно.

Члены жюри выставляют оценки либо голосуют не только исходя из внутреннего убеждения либо симпатии к участнику, но и строго ориентируясь на Правила проведения конкурса и требования к конкурсным работам. 

Пример.
Если по правилам конкурса отбирается лучший рисунок котенка в осенней листве, то рисунок щенка (пускай даже очень талантливый) не может стать победителем конкурса. Более того, такой рисунок не должен быть допущен к участию в конкурсе, поскольку не соответствует его требованиям.

По результатам рассмотрения конкурсных работ составляется протокол, который должен содержать следующие условия:

• наименование и данные организатора;

• наименование конкурса и перечень документов, на основании которых он проводится;

• состав конкурсной комиссии (при наличии);

• дату и время проведения конкурса;

• данные о количестве поступивших работ (либо данные о достигнутых результатах);

• данные голосования (в случае, если таковое было);

• решение об определении победителя(ей).

Важно.
Отличительной особенностью конкурса по сравнению с акциями и рекламными играми является то, что победитель получает награду за лучшее выполнение работы либо достижение результата, а не в результате удачи в розыгрыше.

Шаг 5. Огласить результаты и выдать награды

Количество победителей, номинаций и мест должно быть определено в правилах проведения конкурса. По готовности протокола участникам объявляются результаты и вручаются награды в дату, время и месте, указанном в объявлении о проведении конкурса.

О получении награды в виде вещи участник должен выдать письменное подтверждение, а при получении материального выигрыша в конкурсное дело прилагается документ, подтверждающий проведение выплаты.

Справочно.
Если по условиям конкурса его победителями являются конкретные физические лица (имеются сведения о получателях наград), указанный доход признается объектом налогообложения подоходным налогом.

Законодательством не установлена минимальная ценность награды, в то же время одного диплома либо грамоты недостаточно в качестве самостоятельного вознаграждения (иной награды) и они могут быть выданы в качестве дополнения.

По завершении конкурса, а также после выдачи наград составляется внутренний отчет, который будет содержать информацию о соответствии конкурса утвержденным правилам, о результатах голосования, о выполнении условия по выдаче наград, а также о подтверждении оприходования выделенного бюджета.

Типичные ошибки при проведении конкурсов

1. Проведение конкурса в социальной сети (является рекламной игрой, поскольку организатор не является владельцем сайта).
2. Конкурс предполагает покупку товара либо заказ доставки с сайта, владельцем которого является организатор (направлено на продвижение товаров либо услуг).
3. Внесение изменений в правила конкурса с нарушением сроков его проведения.