Использование гиперссылок в Excel для оптимизации работы с электронными документами

Многие компании в повседневной деятельности используют электронный документооборот. Однако не у всех организаций есть возможность приобрести или разработать специальное программное обеспечение для юристов. Своеобразный электронный документооборот, с помощью которого можно будет работать с документами без обращения к их бумажным версиям, можно создать с помощью программы Microsoft Excel 2010. Такая возможность предоставляется посредством использования гиперссылок.

При организации электронного документооборота прежде всего необходимо иметь достаточный объем памяти на сервере для хранения электронных проектов документов и отсканированных версий.

Сетевое подключение позволяет всем заинтересованным лицам пользоваться данной системой, включая и специалистов неюридического профиля.

Рассмотрим возможность создания такой системы на примере журнала учета доверенностей.

Создаем систему папок для удобства размещения файлов. Система папок представляет собой общую папку «Доверенности», в которой находятся журнал учета доверенностей (файл Microsoft Excel) и папка «Копии доверенностей».

Это действие нам необходимо для того, чтобы была возможность сделать гиперссылки на копии доверенностей в журнале учета доверенностей.

Создание электронного журнала учета доверенностей

Создаем файл «Журнал учета доверенностей» в Microsoft Excel. Указываем наименование столбцов и получаем сетку таблицы (рис. 1).

Журнал учета доверенностей готов к заполнению.

Параллельно с заполнением журнала необходимо сохранять в папке «Копии доверенностей» отсканированные варианты доверенностей.

Создание гиперссылок

Гиперссылка позволяет, находясь в файле «Журнал учета доверенностей», просмотреть текст доверенности и, например, оперативно распечатать ее или найти необходимую информацию в документе.

Для создания такой гиперссылки помещаем курсор в ячейку, в которой хотим разместить гиперссылку, открываем вкладку «Вставка» и выбираем значение «Гиперссылка» (рис. 2). Появляется окно «Вставка гиперссылки».

В строке «Текст» можно ввести любое удобное для работы значение (например, наименование доверенности), которое будет отражаться в ячейке с гиперссылкой. Если данную строку не заполнить, то в ячейке с гиперссылкой будет отражаться полный путь к месту, где хранится соответствующая копия доверенности.

Для создания гиперссылки в графе «Папка» выбираем вкладку «Поиск файла». Переходим в созданную нами ранее систему папок в раздел «Копии доверенностей», находим нужную нам копию доверенности и нажимаем ОК.

В окне «Адрес» появится полный путь к файлу. Нажимаем ОК (рис. 3).Не забываем сохранить изменения в журнале учета доверенностей.

Теперь, не выходя из журнала учета доверенностей, мы можем открыть интересующую нас доверенность.

Работа с фильтрами

Оптимизировать работу как с доверенностями, так и с любыми другими документами с целью сокращения времени поиска поможет установление фильтра. Фильтр может устанавливаться по отдельным столбцам. Например, фильтр в столбце «ФИО представителя» позволит выстроить имена представителей в алфавитном порядке, систематизировав таким образом данные о доверенностях. Благодаря фильтру в столбце «№ доверенности» можно систематизировать данные о доверенностях в зависимости от их номера (по возрастанию или убыванию). Фильтр также может устанавливаться на все столбцы сразу.

Для установки фильтра в журнале учета доверенностей выделяем диапазон ячеек в шапке журнала, заходим во вкладку «Данные» и нажимаем «Фильтр» (рис. 4).

Для удобства использования журнала можно установить автоматическое отслеживание сроков истечения доверенностей.

Такая же схема может применяться и в отношении договоров, сопроводительных документов к ним, приказов и иных документов, с которыми работают не только юристы, но и другие специалисты компании.

К сведению.

После создания гиперссылок перемещение файлов, на которые они ссылаются, в другую папку, переименование папок не рекомендуется, так как эти гиперссылки перестанут работать. Для возобновления работы гиперссылок нужно будет их откорректировать.