Как правильно оформить акт сверки

Ответ: Можно при соблюдении некоторых условий.

Прежде всего необходимо отметить, что акт сверки не является первичным учетным документом в силу того, что он не отражает совершение хозяйственной операции, а устанавливает факт наличия (отсутствия) задолженности между сторонами. Соответственно, к нему не предъявляются требования, установленные к форме и содержанию первичных учетных документов. Однако для того, чтобы установить факт наличия задолженности, акт сверки все же должен содержать необходимые реквизиты.

СВЕДЕНИЮ. 
Согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» первичным учетным документом является документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета.

Чтобы определить, какие данные должны содержаться в акте сверки, нужно выяснить, для каких целей составляется акт. На практике акты сверки составляются для решения различных задач. Например, целью составления акта может быть сверка данных, отраженных в бухгалтерском учете организаций-партнеров. Такая сверка необходима для взаимной проверки правильности отражения в бухгалтерском учете контрагентов совершенных хозяйственных операций. Так, если в учете ошибочно не был отражен фактический приход товара по накладной или платеж покупателя ошибочно не был отнесен на соответствующую отгрузку, то подобная сверка поможет найти ошибку и восстановить данные учета. Для таких целей вполне можно использовать форму акта из бухгалтерских программ, включая «1С: Бухгалтерия». Наличие подписи уполномоченного лица, печати и т.п. в такой ситуации не играет решающей роли.

Иногда акт сверки составляется по запросу контролирующих органов, банков, вышестоящих организаций и т.п. В этом случае требования к форме и содержанию акта могут быть определены органом (организацией), запрашивающим данные сверки. Также можно пользоваться формой акта из бухгалтерской программы, если запрос не содержит данных, которые в эту форму не включены. 

Законодательством регламентированы требования к акту сверки, который может служить основанием для взыскания дебиторской задолженности в бесспорном порядке. При составлении такого акта необходимо руководствоваться постановлением Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 06.04.2005 № 11 «О практике рассмотрения заявлений в порядке приказного производства» (далее — постановление Пленума № 11). Согласно п. 6 данного постановления в акте сверки расчетов, являющемся финансовым обязательством, кроме наличия подписи главного бухгалтера организации должна присутствовать подпись ее руководителя как распорядителя средств организации. В случаях, когда отсутствует подпись руководителя хотя бы одной из сторон, акт сверки не обладает юридической силой. 

Подобные требования к акту сверки установлены и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2006 № 1737 «Об утверждении перечня документов, по которым взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей» (далее — постановление № 1737). Пунктом 25 постановления № 1737 определено, что документом, подтверждающим письменное признание должником взыскиваемой суммы денежных средств, может являться акт сверки расчетов, подписанный взыскателем и должником и скрепленный печатями (при их наличии). От имени взыскателя или должника подписать такой акт может только руководитель или лицо, которому переданы полномочия на подписание акта.

В то же время в судебной практике встречаются ситуации, когда суды признают факт наличия задолженности на основании акта сверки, подписанного не уполномоченными на то лицами. 

Пример
Решением экономического суда Гродненской области от 07.07.2020 по делу № 79-8/2020 был признан имеющим юридическую силу акт сверки, представленный для совершения исполнительной надписи, хотя указанный акт был подписан только главным бухгалтером организации. При этом суд сослался на положения ч. 2 п. 1 ст. 183 ГК, указав, что полномочия главного бухгалтера следовали из обстановки, в которой подписывался акт.

Таким образом, в условиях недостаточно четко регламентированных требований к составлению актов сверки, а также учитывая то, что акт сверки впоследствии может стать предметом судебных разбирательств и будет рассматриваться как документ, порождающий финансовые обязательства, рекомендуем максимально выполнять требования, установленные постановлением Пленума № 11. А именно — подписывать акт сверки должен руководитель либо лицо, имеющее полномочия на подписание актов сверки. При наличии у организации печати акт сверки должен быть скреплен печатью. Кроме того, акт сверки должен содержать дату его составления (дату сверки); данные о размере задолженности; дату возникновения задолженности; указание на первичные учетные документы, послужившие основанием для возникновения задолженности.