Комиссия по непроизводительным расходам: алгоритм создания и функционирования

Нормативное регулирование

В Республике Беларусь нормативные правовые акты, регламентирующие создание и деятельность комиссии по непроизводительным расходам (далее — Комиссия), отсутствуют.

Вместе с тем отдельные государственные органы на своем уровне принимают решения о необходимости создания комиссий.

Пример.
Приказ Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 24.07.2013 № 214 «О перечне расходов и потерь организаций системы Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь, относимых к непроизводительным» обязывает создавать комиссии в организациях системы Минстройархитектуры.

В связи с необходимостью коллегиального рассмотрения вопросов сокращения потерь Комиссия создается и функционирует на предприятии на основании локальных правовых актов.

Шаг 1. Создание Комиссии

Комиссия создается на основании локального правового акта — приказа руководителя предприятия (организации).

В состав Комиссии, как правило, включаются:

— заместители руководителя (по направлениям деятельности);

— главные специалисты, руководители структурных подразделений (начальники управлений, отделов, бюро) или их заместители, ведущие специалисты, к компетенции которых относятся сбытовые, снабженческие, бухгалтерские, финансовые, юридические вопросы.

Этим же приказом утверждается Положение о комиссии (далее — Положение). Положение является обязательным, поскольку определяет и детализирует задачи, цели, функции, полномочия Комиссии по выявлению непроизводительных расходов (потерь) и причин их возникновения, принятию решений о списании и мер по предупреждению.

Структура Положения, как правило, следующая:

— общие положения;

— права и обязанности Комиссии;

— функционирование (организация работы) Комиссии;

— ответственность Комиссии.

Шаг 2. Определение целей и функций Комиссии, классификация непроизводительных расходов

Основными целями Комиссии являются:

— устранение и предупреждение недостатков во внутрихозяйственной деятельности;

— обеспечение законных интересов и защита имущественных прав субъекта хозяйствования (включая его обособленные подразделения);

— анализ возникновения непроизводительных расходов;

— разработка мероприятий по предупреждению расходов, снижению их размера;

— определение виновных лиц (как физических, так и юридических) в возникновении дополнительных расходов и потерь.

На рассмотрение Комиссии выносятся вопросы, связанные с непроизводительными расходами, круг которых каждый субъект хозяйствования может определять самостоятельно.

При классификации непроизводительных расходов по видам следует учитывать причины их возникновения:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) договорных обязательств, приведшее к уплате неустойки;

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) нормативных правовых актов, приведшее к привлечению субъекта хозяйствования к административной ответственности;

— расходование материальных ресурсов сверх утвержденных норм;

— ненадлежащая организация учета и хранения товарно-материальных ценностей;

— недостаточная организация производственной деятельности и т.д.

Соответственно, можно выделить несколько основных групп расходов, относящихся к непроизводительным:

— неустойки (штрафы, пени) за нарушение предприятием (организацией) договорных обязательств (поставка товаров, кредитные договоры, транспортные договоры);

— административные штрафы;

— дополнительные затраты, связанные с непроизводительным использованием (затраты на топливно-энергетические ресурсы, расходы, связанные с порчей, утратой товарно-материальных ценностей, выпуском некачественной продукции);

— выплата заработной платы работникам за время простоев по вине нанимателя;

— затраты, связанные с необходимостью оплаты дополнительной, не предусмотренной соответствующими регламентами работы;

— иные расходы и потери, непосредственно не связанные с производственной деятельностью и реализацией товаров (работ, услуг).

Основные функции Комиссии:

— выявление причин и проведение анализа возникновения непроизводительных расходов по видам деятельности (брак, простой, неустойка и т.д.);

— оказание содействия структурным подразделениям предприятия (организации) в разработке мероприятий по предупреждению и снижению непроизводительных расходов;

— определение лиц, виновных в образовании непроизводительных расходов, и принятие мер по возмещению причиненного ущерба предприятию (организации) за счет виновных лиц путем принятия соответствующего решения.

Анализ возникновения непроизводительных расходов осуществляется по направлениям деятельности структурных подразделений предприятия (организации) с учетом локальных правовых актов, регламентирующих работу подразделения (положения, инструкции, методики), а также на основании данных бухгалтерского учета и отчетности (первичных учетных документов), судебных решений и постановлений, документов контролирующих органов и т.д.

Соответственно, необходимо разработать и утвердить локальный правовой акт о порядке и сроках предоставления в бухгалтерию предприятия (организации) структурными подразделениями информации о возникновении или возможности возникновения непроизводительных расходов.

Шаг 3. Функционирование Комиссии

Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости, но, как правило, не реже одного раза в месяц. Дата и повестка заседания определяются на основании имеющейся в бухгалтерии предприятия (организации) информации о непроизводительных расходах.

Вынесение вопросов на рассмотрение Комиссией осуществляется структурными подразделениями:

1) бухгалтерией — на основании документов о затратах от досрочного списания имущества, документов о наличии дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;

2) отделом сбыта, отделом технического контроля — на основании документов от потребителей (покупателей) в связи с поставкой некачественной продукции;

3) транспортным отделом — на основании документов о нарушении договоров, связанных с транспортными операциями;

4) финансовым отделом — на основании документов, свидетельствующих о необходимости уплаты повышенных процентов за несвоевременные расчеты по кредитам;

5) юридическим отделом — на основании документов о штрафных санкциях, процентах, уплаченных по претензиям и искам, штрафах, взысканных по административным делам.

Комиссия имеет право затребовать от руководителей структурных подразделений, иных работников предоставления необходимых документов, информации и объяснений для установления причин и определения виновных (или отсутствия таковых) в образовании непроизводительных расходов, а также заслушивать сообщения об устранении выявленных Комиссией недостатков и исполнении принятых комиссией решений.

Комиссия вправе ходатайствовать перед руководством предприятия (организации) о привлечении к ответственности (как дисциплинарной, так и материальной) лиц, виновных в нарушении требований, содержащихся в нормативных правовых и (или) локальных правовых актах, регулирующих внутрихозяйственную деятельность, и образовании непроизводительных расходов.

Рассмотрение документов и иной информации Комиссией производится с обязательным участием представителей заинтересованных структурных подразделений предприятия.

Заседаниями Комиссии руководит председатель. Решение Комиссии принима­ется большинством голосов членов Комиссии, принимавших участие в Комиссии. При разделении голосов голос председателя является решающим.

На заседании Комис­сии секретарем ведется протокол, который подписывается председателем и секре­тарем комиссии. Протокол изготавливается по форме в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Протокол заседания Комиссии в течение 3 дней передается руководителю предприятия (организации) на утверждение. На председателя Комиссии возлагается контроль за выполнением принятых Комиссией решений, разработанных ею мероприя­тий по установлению выявленных нарушений во внутрихозяйственной деятельности предприятия и предотвращению непроизводственных расходов.

Шаг 4. Привлечение работников к материальной ответственности и возмещение ущерба

Привлечение работников к материальной ответственности на основании решений Комиссии производится с обязательным соблюдением норм трудового законодательства Республики Беларусь.

Как уже отмечалось выше, одним из видов непроизводительных расходов являются штрафы, налагаемые на предприятие (организацию).

Вместе с тем в связи со вступлением в силу 28.01.2020 изменений в ст. 400 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), которой определены условия и порядок привлечения работников к материальной ответственности, исключена материальная ответственность работника за ущерб в виде излишне выплаченных денежных сумм в связи с уплатой штрафа, взыскиваемого с нанимателя. Причем из буквального толкования этой нормы можно сделать вывод о том, что под штрафом понимается не только административный штраф, но и любой другой штраф, вытекающий из гражданско-правовых отношений.

В случае наложения на предприятие (организацию) штрафа Комиссия не вправе рассматривать вопрос о взыскании суммы штрафа с виновных лиц. В таком случае задача Комиссии — принятие решения об отнесении суммы штрафа, как непроизводительных расходов, на затраты предприятия (организации).

Пример.
Деятельность Комиссии по привлечению работников к материальной ответственности можно рассмотреть на примере выпуска и отгрузки покупателю некачественной продукции.
Предприятие «А» поставило предприятию «Б» продукцию стоимостью 10 000 рублей. Предприятие «Б» после получения продукции направило предприятию «А» уведомление о том, что вся партия продукции некачественная, что впоследствии было подтверждено совместной приемкой. В акте приемки стороны согласовали, что после устранения дефектов и доработки продукции она может быть вновь поставлена покупателю.
Затраты предприятия «А» по доработке продукции составили 2000 рублей, транспортные услуги — 500 рублей. Итого сумма ущерба (непроизводительных расходов), которую нужно удержать за счет виновных лиц, составила 2500 рублей.
Руководитель предприятия поручил отделу технического контроля провести служебную проверку для выяснения обстоятельств причинения ущерба и определения виновных в нем лиц.

Алгоритм работы Комиссии:

Шаг 1. Приглашение на заседание Комиссии руководителя отдела технического контроля, руководителя структурного подразделения, в котором допущен выпуск некачественной продукции, работников, которые служебной проверкой указаны как виновные в выпуске некачественной продукции.

Шаг 2. Истребование у работников письменных и устных объяснений по факту выпуска некачественной продукции.

Шаг 3. Определение степени вины каждого работника для целей распределения сумм в возмещение материального ущерба.

Шаг 4. Принятие Комиссией решения о привлечении работников к материальной ответственности (в случае если вина работников подтверждается). Формулировка зависит от готовности работников возместить ущерб в добровольном порядке и может быть следующей: 

Вариант 1. «Ущерб в сумме 2500 рублей взыскать со следующих работников: Иванова И.И. — в сумме 700 рублей, Петрова П.П. — в сумме 600 рублей, Сидорова С.С. — в сумме 700 рублей, Яковлева Я.Я. — в сумме 500 рублей».

Вариант 2. «Ущерб в сумме 2500 рублей бухгалтерии удержать из заработной платы Иванова И.И. — в сумме 700 рублей, Петрова П.П. — в сумме 600 рублей, Сидорова С.С. — в сумме 700 рублей, Яковлева Я.Я. — в сумме 500 рублей, на основании заявлений работников о добровольном возмещении ущерба».

В случае, если работники отказались в добровольном порядке возместить причиненный ущерб, решения Комиссии о его взыскании будет недостаточно, так как в соответствии со ст. 408 ТК для этого необходимо распоряжение нанимателя. В случае согласия работников на добровольное возмещение ущерба распоряжение не требуется.