Проблема — это неверно сформулированная задача

Ставим проблему

К неавтоматизированным процессам, которые требуют больше всего «непродуктивного» времени, юристы чаще всего относят:

— договорную работу (создание типовых договоров по готовым шаблонам); 

— претензионно-исковую работу (написание претензий и исков «по шаблону»);

— визирование/согласование договоров (согласование изменений в типовые договоры, проверка договоров после внесения реквизитов и т.д.);

— согласование и выдачу доверенностей;

— консультирование внутренних клиентов (преимущественно по однотипным вопросам);

— проверку контрагентов;

— сопровождение трудовых отношений (составление трудовых договоров, контрактов, приказов и распоряжений, подготовка документов для оформления отпуска по уходу за ребенком, трудового отпуска или отпуска «за свой счет»).

Далее мы рассмотрим, какие технические решения могут избавить юридические департаменты от рутины.

Работа с типовыми документами

Большинство запрашиваемых у юридических департаментов документов являются стандартными. Это типовые договоры (например, поставки или оказания услуг), доверенности или претензии для отдела закупок или продаж. Тем не менее у юриста уходит масса времени на ввод данных вручную; опрос заказчика договора с целью выяснить, какие условия подойдут для данного документа; вычитку договора после того, как сотрудник самостоятельно подготовил документ по шаблону, чтобы избежать опасной «самодеятельности» сотрудника.

Подготовка этих и других типовых документов не требует участия юриста, может быть автоматизирована с помощью конструкторов документов и делегирована другим специалистам. 

Справочно.
Целью любой автоматизации является повышение эффективности. И чем больше типовых, однотипных операций можно снять с юриста в результате автоматизации, тем больше времени он освободит для выполнения основных задач.

Для компаний, автоматизированных на базе 1С, оптимальным будет внедрение интеграционных модулей, разработанных на базе 1С. Таким примером может быть 1-C:КПД — Конструктор документов. 

Но у юридических департаментов компаний, где не проводится комплексная автоматизация, тоже есть выход — использование отдельных конструкторов документов. 

Например, таким решением является Doc.one от Pravo.tech — это облачный сервис с открытым API, позволяющий интегрироваться с CRM и другими системами. Вы самостоятельно наполняете продукт своими шаблонами, и для этого не нужно привлекать программиста. В шаблоне вы создаете перечень вопросов, при ответе на которые формируется готовый документ под конкретную бизнес-ситуацию. Этот инструмент не содержит готовых шаблонов.

Справочно.
Особенность продукта Doc.one состоит в том, что юрист самостоятельно наполняет его шаблонами, а не использует готовые шаблоны, предоставленные системой (которые могут не отвечать потребностям или стандартам компании). Кроме того, для внедрения этого решения не нужны услуги программиста.

Другим облачным решением является Турбоконтракт, который помимо конструктора шаблонов снабжен системой электронного документооборота для оперативного согласования, подписания электронного документа. 

Для организаций, работающих с российскими контрагентами, когда применимым правом является право РФ, могут быть полезными конструкторы документов, уже содержащие разработанные российскими юристами шаблоны документов, например Freshdoc, Doczilla. Однако следует учитывать, что стоимость лицензии продуктов с готовыми шаблонами намного выше, чем стоимость платформы для самостоятельного создания шаблонов. 

Белорусскими решениями, содержащими готовые шаблоны, являются конструктор претензий и конструктор доверенностей на выдачу ТМЦ от ilex.by. Также некоторые конструкторы с готовыми шаблонами представлены на boriusdoc.com. 

С помощью конструкторов документов решается проблема сокращения общего количества шаблонов в компании, их унификации, поддержки версионности, исключения ошибок человеческого фактора. Вместо десятков вариантов одного документа (одноязычный/двуязычный, с предоплатой/постоплатой и т.д.) создается один многовариантный шаблон, изменения в который можно внести за раз, что гарантирует актуальность версий всех документов, создаваемых на основе конструктора в случае изменения законодательства или регламентов компании.

Справочно.
Внедрение шаблонов документов также ускоряет основные бизнес-процессы компании (например, цикл продаж) за счет сокращения времени на подготовку документов и исключения созданных на базе шаблонов документов из длинной внутренней цепочки согласования.

Однотипные вопросы от внутреннего клиента

Ежедневно юристы получают десятки писем и телефонных звонков от коллег с повторяющимися однотипными вопросами, ответы на которые можно поручить чат-боту. С помощью конструкторов чат-ботов создать чат-бот можно самостоятельно, без написания кода и привлечения программиста. Чат-бот задаст сотруднику нужные вопросы по сценарию диалога и даст на них ответы. Чат-бот — это еще и отличный инструмент для того, чтобы быстро сориентироваться, что делать в той или иной ситуации, не прибегая к поиску ответа в длинном бизнес-процессе или регламенте компании.

Справочно.
Хорошо подходят для создания чат-ботов такие вопросы, как «Алгоритм действий при возникновении страхового случая» для компаний-перевозчиков, «Алгоритм по подготовке документов для участия в тендерах» для отделов закупок, продаж, а также обширный блок вопросов по сопровождению трудовых отношений — «Порядок оформления документов для трудового/декретного отпуска» и т.д.

Онлайн-сервис Pipe.bot предлагает «собрать» собственного чат-бота, который может быть размещен в Telegram, Facebook Messenger, Viber и на других платформах. Это можно сделать бесплатно, но в интерфейсе конструктора бота придется разобраться (навыки программирования не требуются). 

Платный конструктор ботов Form.one от Pravo.tech имеет более простой интерфейс для создания ботов. Кроме того, он позволяет соединять нескольких ботов и переходить из одной ветки диалога в другую, назначить встречу с сотрудником компании (с помощью интеграции с Google-календарем). Если для решения вопроса вам нужны дополнительные документы, их также может запросить бот и положить в нужную папку (например, копии устава, свидетельства, доверенность на уполномоченное на подписание лицо и т.д.).

Справочно.
Form.one интегрируется с упомянутым выше конструктором документов Doc.one от Pravo.tech и позволяет без участия юристов создавать документы путем ответа на вопросы чат-бота. На выходе пользователь получает файл с готовым документом. Например, заявление на оформление декретного отпуска, стандартный договор или доверенность.

Согласование договоров и иных документов

Компании, в которых этот процесс никак не автоматизирован, используют для согласования и визирования электронную почту, Google Документы (что небезопасно) либо старый добрый «бегунок» — отдельный лист для виз или печать, на которую ставятся подписи. При этом сложно отслеживать и контролировать сроки согласования всеми лицами, сложно доподлинно подтвердить, что именно этот сотрудник согласовал внесение в договор указанных изменений, что изменения находятся в его зоне ответственности (что особенно актуально для компаний, где согласующие органы размещены в разных местах).

У ряда предприятий процесс согласования документов автоматизирован на базе 1С. Многие успешно используют 1С: Документооборот, который в сочетании с уже упомянутым 1С:КПД — Конструктор документов автоматизирует цикл создания и согласования документов в юридическом департаменте. Для тех предприятий, которые не используют платформу 1С, можно предложить такие Legal Tech-решения, как уже упомянутый Турбоконтракт, Docsvision, Directum. Все они являются российскими облачными продуктами. C помощью открытого API они могут интегрироваться с другими системами.

Справочно.
Системы электронного документооборота позволяют прописывать маршруты согласований в зависимости от вида документа, отслеживать историю изменения документа, знать, в каком отделе или этапе документ «завис». Все это отстраивает процесс согласования документов, делая его более управляемым и прозрачным.

Отсутствие инструментов для управления процессами в юридических департаментах

В условиях высокой степени автоматизации финансовой, бухгалтерской отрасли юридические департаменты до сих пор остаются слабо автоматизированными. Во многих компаниях постановка задач и назначение ответственных осуществляются через электронную почту, хранение и систематизация документов по делам — через общие сетевые папки, а контроль и статус дел — через личные обращения. При такой организации работы в юридическом департаменте сложно контролировать весь объем дел (из-за чего нередко пропускаются сроки), следить за текущим ходом дел (статус которых все время меняется), оценивать нагрузку на каждого сотрудника. В результате снижается эффективность юридического департамента, что нередко воспринимается как проблема дефицита кадров, а не отсутствия автоматизации.

Эти вопросы успешно решаются с помощью специфических продуктов для автоматизации процессов юридических департаментов, среди которых Jeffit, Case.one/case.pro.

Справочно.
В Case.one/Сase.pro сценарии автоматизации могут быть настроены таким образом, что в зависимости от выбранной стратегии компании в судебном деле (нейтральная/агрессивная) список задач будет разным. В случае, если вашим оппонентом в споре является российская компания, а спор рассматривается в российской арбитражном суде или российском суде общей юрисдикции, Сase.one/Сase.pro будет автоматически «подтягивать» всю информацию по делу из КАД, ГАС Правосудие, а также регистрационные данные из ФНС РФ, с которыми системы интегрированы.

Эти продукты позволяют создавать карточки проектов, дел, в которые заносится вся важная информация. После чего вы можете следить за изменениями по каждому кейсу в режиме реального времени, ставить задачи со сроками и ответственными внутри дел, группировать дела по принципам, используемым в компании, настраивать сценарии автоматизации для каждого типа дел. Пример — готовая последовательность задач для регистрации ООО, которые даже новичку не нужно согласовывать с руководителем. 

Проверка контрагента

Большинство компаний осуществляют проверку контрагента перед заключением договора в рамках принципа должной осмотрительности и уменьшения рисков. Без специализированных систем проверки контрагентов эта процедура занимает много времени. Среди белорусских решений можно упомянуть statuspro.by, kartoteka.by, contragento.by.

Справочно.
Системы проверки контрагентов СПАРК, СКРИН, Контур-Фокус содержат не только информацию о российских компаниях, но и ограниченную информацию о компаниях из других стран.

Для компаний, работающих с российскими контрагентами, подойдут Casebook, СПАРК, СКРИН, Контур-Фокус. Casebook позволяет также строить связи аффилированности в графическом виде.

Перечень описанных Legal Tech-решений отнюдь не исчерпывающий. Для каждой организации с ее индивидуальной архитектурой бизнес-процессов запрос на автоматизацию будет свой. Главным остается то, что любая автоматизация неизбежно улучшает управляемость бизнес-процессами и способствует уменьшению количества ошибок в работе, а также высвобождает время для действительно важного.