Трудовые отношения при реорганизации: документируем передачу трудовых книжек

Ситуация: В организации происходит реорганизация в форме выделения. Как документально оформить изменение трудовых отношений? Как происходит передача личных дел и трудовых книжек в новую организацию? Необходимо ли новому юридическому лицу заводить новую книгу учета движения трудовых книжек и переписывать туда данные всех работников, которые перешли работать в новую реорганизованную структуру? Как быть в этом случае с расписками, необходимо ли выдавать их заново?

Трудовые отношения при реорганизации

Частью 3 ст. 36 ТК установлено, что, в частности, при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же должности служащего (профессии рабочего) трудовой договор прекращается в соответствии с п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Трудовые отношения с работниками продолжаются независимо от формы реорганизации юридического лица. Необходимо отметить, что при реорганизации организации трудовые отношения с согласия работника продолжаются на условиях, предусмотренных трудовым договором, что не предполагает процедуру увольнения. Следовательно, новый наниматель обязан сохранить работнику ту же трудовую функцию, которую работник выполнял у прежнего нанимателя, и ранее действовавшие условия трудового договора.

Законодательством не предусмотрено заключение нового трудового договора (контракта) в связи с реорганизацией. Вместе с тем в трудовой договор (контракт) работника вносятся изменения в части сведений о нанимателе путем подписания дополнительного соглашения.

Внесение записей в трудовую книжку при реорганизации

Порядок заполнения трудовых книжек определен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее — Инструкция).

Вопрос о внесении записей в трудовые книжки работников при реорганизации регламентирован п. 57 Инструкции, согласно которому при изменении наименования организации, в том числе при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В графе 4 трудовой книжки указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены. 

Справочно.
При реорганизации организации в трудовую книжку работников вносятся записи о непосредственно реорганизации юридического лица и о продолжении трудовых отношений в связи с реорганизацией.

Действия нанимателя при реорганизации

Для надлежащего оформления продолжения трудовых отношений необходимо совершить следующие действия:

1) издать приказ о продолжении трудовых отношений с работниками реорганизуемых организаций и ознакомить с ним работников;

2) заключить дополнительные соглашения с работниками о внесении изменений в трудовые договоры (контракты);

3) внести соответствующие записи в трудовые книжки.

Документооборот при реорганизации

Поскольку в результате выделения образуется новое юридическое лицо, оно должно завести необходимые документы кадрового учета и делопроизводства, за исключением тех документов, которые передаются по передаточному акту и разделительному балансу в результате реорганизации.

При реорганизации организации по результатам инвентаризации составляются передаточный акт и баланс.

С учетом требований ст. 55 ГК передаточный акт и разделительный баланс должны содержать положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юридического лица в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами. 

Справочно.
Передаточный акт и разделительный баланс утверждаются собственником имущества (учредителями, участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о реорганизации юридического лица, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.

При реорганизации юридического лица возникает вопрос о правопреемстве в отношении документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности юридического лица до реорганизации, как законченных, так и не законченных делопроизводством. Ответ на данный вопрос урегулирован нормами п. 184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила). Абзацем 8 ч. 3 п. 184 Правил установлено, что при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные — в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними. 

Таким образом, выделенной организации передаются только не законченные делопроизводством дела, которые содержат документы, отражающие выполнение функций, прав и обязанностей вновь созданной организации. В том числе выделенной организации передаются личные дела работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях с этой организацией.

Передача документов кадрового учета

Как вытекает из положений абз. 8 ч. 3 п. 184 Правил, документы выделенной организации образуют самостоятельный фонд. В данном случае в соответствии с правилами делопроизводства указанные документы должны быть поставлены на делопроизводственный учет во вновь созданной организации.  Это означает, что трудовые книжки работников выделенной организации должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек, а личные дела — в журнале учета личных дел выделенной организации. Так как при реорганизации составляется передаточный акт, дата передачи документов и дел, указанная в таком акте, будет являться датой снятия их с учета в реорганизованной организации и, соответственно, датой постановки их на учет в выделенной организации.

Следовательно, личные дела работников, продолжающих состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией, должны быть вновь поставлены на учет в соответствии с п. 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция по личным делам). 

Учетные номера личным делам в выделенной организации присваиваются начиная с № 1. При этом старый номер на обложке личного дела не зачеркивается, а заключается в скобки. Новый номер записывается над ним сверху. Аналогичным образом на обложке личного дела исправляются сведения о наименованиях организации и структурного подразделения, в которых ведется личное дело: прежние наименования заключаются в скобки, а новые записываются сверху. 

Справочно.
Порядок внесения изменений в обложки дел, в том числе личных дел, описан в Методических рекомендациях по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53.

Дата начала личного дела на обложке не подлежит исправлению, поскольку работник продолжает состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией (отсутствует прием на работу), а датой начала личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В отношении же трудовых книжек работников и их включения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) действует аналогичный подход. Так, выделенному юридическому лицу необходимо в порядке, установленном п. 79 Инструкции, пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) книгу учета. Переданные трудовые книжки работников по акту приема-передачи дел необходимо поставить на учет в книгу учета без выдачи расписок, так как они были выданы ранее прежним нанимателем. 

В книге учета реорганизованной организации следует сделать отметку в отношении каждой трудовой книжки, вкладыша к ней и дубликата трудовой книжки работников, которые продолжили трудовые отношения во вновь созданном юридическом лице, об их передаче по соответствующему акту приема-передачи дел.