Делопроизводство в негосударственных организациях

Вопрос: Обязательно ли соблюдение частной коммерческой организацией требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)? 

Ответ: Да, обязательно.

Инструкция по делопроизводству обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих организациях). Данное положение основано на норме ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее – Закон № 323-З), которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

Общие требования к делопроизводству закреплены в Инструкции по делопроизводству. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее ‒ организации) (п. 1 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, далее по тексту Инструкции при указании «организация» подразумевается «государственный орган» и «иная организация».

Вопрос: Какая предусмотрена ответственность за нарушение частной коммерческой организацией требований, установленных Инструкцией по делопроизводству? 

Ответ: Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена. Ответственность предусмотрена за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а также нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст. 24.25 КоАП).

Отказ в приеме обращения гражданина, индивидуального предпринимателя или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере до 4 базовых величин (ч. 1 ст. 10.10 КоАП).

Вопрос: Кто вправе проводить проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и какие типичные нарушения выявляются в ходе проведения проверок?

Ответ: Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь проводит выборочные и внеплановые проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (п. 21 перечня контролирующих (надзорных) органов, уполномоченных проводить проверки, и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510, подп. 7.4¹ п. 7 Положения о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 986 (далее – Положение № 986)).

В составе Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (п. 4 Положения № 986).  

Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь проводит выборочные и внеплановые проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства проверяемыми субъектами согласно предписаниям, выданным директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь либо его заместителями (подп. 4.1 п. 4 Положения о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487).

Критериями оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочной проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства являются:

• наличие в течение года сведений о нарушении государственными архивными учреждениями, организациями требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (в том числе при работе с обращениями граждан и (или) юридических лиц, осуществлении административных процедур);
• наличие фактов непредставления (представления недостоверной) отчетности в течение года в соответствии с требованиями ст. 23 Закона № 323-З, постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций», постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.05.2012 № 125 «О порядке представления сведений для включения в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь»;
• наличие фактов нарушения установленных требований хранения и использования документов, подготовки документов к передаче на постоянное хранение;
• неисполнение решения по акту проверки и (или) требования (предписания) об устранении нарушений;
• отсутствие нарушений в работе за предыдущие проверяемые периоды (п. 3 приложения к приказу Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.12.2022 № 486 «О критериях оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочной проверки»).

Основания для проведения внеплановой проверки установлены в п. 8 Указа № 510.

Типичными нарушениями, выявляемыми в ходе проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, являются:

• несвоевременное проведение научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу;
• выделение для хранения документов помещений, не соответствующих требованиям нормативных правовых актов в сфере архивного дела;
• несоблюдение установленных нормативными правовыми актами требований к оформлению документов.