Отправляем сотрудника в командировку за границу

Материал подготовила Ирина Демидик, помощник адвоката адвокатского бюро «РЕВЕРА»

Содержание:

• Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку;
• Шаг 2. Получение согласия работника;
• Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку;
• Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения;
• Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику;
• Шаг 6. Ознакомление работника;
• Шаг 7. Предоставление работником отчетов;

Скачать образцы документов:

• образец задания на служебную командировку;
• образец приказа нанимателя о направлении в командировку;
• образец отчета о служебной командировке.

Нормативное регулирование

Помимо ТК данные отношения регулируются:

• Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».

Далее будет рассмотрен пошаговый порядок направления работника в командировку за границу.

Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку 

Важно!
Скачать образец задания на служебную командировку (.doc).

Справочно
Работник выбывает в командировку в выходной день (воскресенье). Можно ли в этот день привлекать работника к работе? Читайте в статье.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):

• государстве, в которое направляется работник;
• цели командировки;
• времени нахождения за границей;
• плане встреч и переговоров;
• перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
• форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Шаг 2. Получение согласия работника 

Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.

Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку

Важно!
Скачать образец приказа нанимателя о направлении в командировку (.doc).

Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам.

Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения

При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику

Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилья;
• по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.

Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):

• по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
• по получению служебного паспорта, виз;
• по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Справочно
Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются. 

Шаг 6. Ознакомление работника

Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):

• с расчетом на выданный аванс;
• c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
• c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Справочно
Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Шаг 7. Предоставление работником отчетов 

Важно!
Скачать образец отчета о служебной командировке (.doc)

По окончании командировки работник составляет два отчета: об итогах командировки и о расходовании полученного аванса.

Письменный отчет об итогах командировки составляется работником в течение 10 дней со дня прибытия. Основой для составления отчета служит задание на командирование. Обычно в отчете указываются следующие сведения:

• ФИО;
• должность работника;
• страна (место) пребывания;
• количество дней пребывания;
• основание командирования;
• конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
• выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей и др.

Форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании установлена приложением 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Справочно
Практика привлечения к ответственности по ст. 9.19 КоАП.

Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).

Комментирует

Замените текст цитаты