Перевод бизнес-процессов юридического отдела на удаленный режим работы

Материал подготовили: 

- Сергей Жук, заместитель генерального директора ИООО «ЭПАМ Системз» по правовым вопросам; 

- Каролина Тимошенко, главный юрисконсульт ИООО «ЭПАМ Системз».

Содержание:

• Преимущества и недостатки перевода на удаленный режим работы сотрудников юридического отдела;
• Выбор формы удаленного режима труда сотрудников юридического отдела: надомная или дистанционная работа;
• Определение условий обмена документами;
• Так что предусмотреть в договоре с дистанционным работником?
• Электронная почта;
• Системы электронного документооборота;
• Работаем, а не витаем в облаках;
• Организация удаленного режима работы;
• Решение управленческих задач в условиях организации удаленного режима работы сотрудников юридического отдела;

Преимущества и недостатки перевода на удаленный режим работы сотрудников юридического отдела

Для сотрудников юридического отдела, как и для иных работников компании, выполняющих работу дистанционно, организация дистанционной работы имеет ряд плюсов. Например, возможность работы из любого места, где удобно работнику, экономия времени на проезд к месту нахождения нанимателя, самостоятельность в организации рабочего времени и времени отдыха, что способствует достижению баланса личных и профессиональных интересов работника, и др. 

Для нанимателя дистанционный труд также предоставляет преимущества:

• экономия затрат по организации рабочего места для работника, в том числе в части арендных и коммунальных платежей; 
• возможность выбора наиболее подходящих по квалификации и зарплате кандидатов, независимо от их места жительства в пределах Республики Беларусь;
• учитывая плюсы для работников, возможность организации дистанционной работы может выступать конкурентным преимуществом нанимателя на рынке труда.

В то же время у любой медали есть и обратная сторона. Недостатками режима удаленной работы сотрудников юридического отдела могут выступать: 

1. отсутствие доступа к документам организации на бумажных носителях, возможности их визирования и дальнейшей передачи в процессе документооборота;
2. недостаточная продуктивность работы в случае отсутствия у работника соответствующих бытовых условий, необходимого для исполнения трудовых обязанностей оборудования, программного обеспечения и иных средств;
3. отсутствие личного («живого») общения с коллегами, что может негативно отразиться на эффективности взаимодействия при выполнении конкретной задачи или проекта;
4. затруднительность контроля нанимателем соблюдения удаленными работниками трудовой дисциплины;
5. повышенная угроза безопасности данных компании, в том числе разглашения конфиденциальной информации, нарушения прав на программное обеспечение.

Выбор формы удаленного режима труда сотрудников юридического отдела: надомная или дистанционная работа

С 28 января 2020 г. ТК в дополнение к регулированию надомной работы (глава 25) ввел также понятие «дистанционная работа» (глава 25-1). При этом законодательство не содержит четких критериев разграничения надомной и дистанционной работы: 

- надомная работа выполняется работником на дому по месту его жительства или в других помещениях по его выбору вне помещений нанимателя личным трудом с использованием собственных материалов, оборудования, инструментов, механизмов, приспособлений или выделяемых нанимателем либо приобретаемых за счет средств нанимателя (ст. 304 ТК);

- дистанционную работу работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для ее выполнения и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ст. 307-1 ТК). 

Таким образом, как надомная работа, так и дистанционная работа могут выступать вариантами оформления удаленного режима работы сотрудников. В связи с этим возникает вопрос: какой вариант оформления отношений предпочтительнее выбрать при переводе на удаленный режим работы сотрудников юридического отдела?   

Анализ правового регулирования с учетом комментариев к ТК Минтруда и соцзащиты позволяет выделить следующие различия надомной и дистанционной работы:

1. по характеру работы и форме выражения ее результата. Надомная работа может выполняться не только по должностям служащих, но и по профессиям рабочих, то есть результат надомной работы может предполагать в том числе натурально-вещественное выражение (например, произведенный товар, отремонтированное изделие). В свою очередь, обязательным условием дистанционной работы является возможность передавать результат работы посредством использования информационно-коммуникационных технологий, например, в виде информации, объекта интеллектуальной собственности, то есть такая работа может выполняться по должностям служащих. Под информационно-коммуникационными технологиями понимается совокупность информационных технологий и технологий электросвязи, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распространение, отображение и использование информации в интересах ее пользователей (подстрочное примечание <*> к подп. 2.4 п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 30.09.2010 № 515 «О некоторых мерах по развитию сети передачи данных в Республике Беларусь»), то есть в широком смысле к ним могут быть отнесены не только компьютерные технологии, Интернет, но и технологии мобильной связи; 

2. по факту создания рабочего места. При надомной работе рабочее место создается по месту жительства работника или в других помещениях по его выбору вне помещений нанимателя. При дистанционной работе наниматель не создает рабочее место работнику и работник вправе выполнять поручаемую ему работу с использованием информационно-коммуникационных технологий в любом удобном для себя месте. При этом необходимо учитывать позицию Минтруда и соцзащиты, высказанную в комментариях к ТК и в ответе на индивидуальное обращение: поскольку ТК применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь (ст. 3 ТК), то трудовые отношения, возникшие на территории Республики Беларусь, осуществляются также на территории Республики Беларусь, за исключением случаев направления в служебную командировку либо на работу в учреждения Республики Беларусь за границей (в дипломатические, торговые и постоянные представительства, консульские учреждения и др.). Такая позиция обусловлена в том числе проблематичностью выполнения нанимателем обязанностей, предоставления работнику гарантий (правовой защиты), предусмотренных ТК, в случае нахождения работника за пределами Республики Беларусь, что создает для нанимателя риск нарушения трудового законодательства. Дополнительно в ответе на индивидуальное обращение применительно к молодым специалистам Минобразования высказана позиция о том, что дистанционная работа по распределению, особенно в случае нахождения молодого специалиста за пределами Республики Беларусь, не соответствует принципам государственной политики в сфере образования, а также не способствует профессиональному становлению молодого специалиста и не позволяет реализовать в полной мере установленные законодательством гарантии и компенсации;

3. по объему обязанностей нанимателя в сфере охраны труда. Согласно п. 5 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан обеспечивать на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда, соблюдать установленные нормативными правовыми актами, в том числе техническими нормативными правовыми актами, требования по охране труда, а при отсутствии в нормативных правовых актах, в том числе в технических нормативных правовых актах, требований по охране труда принимать необходимые меры, обеспечивающие сохранение жизни, здоровья и работоспособности работников в процессе трудовой деятельности. Организация труда работников-надомников допускается только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда (ст. 306 ТК). На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных главой 25-1 ТК (ч. 2 ст. 307-1 ТК). В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем. Иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда при дистанционной работе могут предусматриваться трудовым договором (ст. 307-3 ТК). Не все обязанности нанимателя в сфере охраны труда являются выполнимыми при организации дистанционной работы. Например, поскольку при дистанционной работе рабочее место нанимателем не создается, то, по нашему мнению, и релевантные обязанности нанимателя в части обеспечения на рабочем месте условий труда, соответствующих требованиям по охране труда, не представляются выполнимыми.

Юристы относятся к категории служащих. Результат работы юриста не предполагает обязательного натурально-вещественного выражения (юридические заключения (меморандумы), договоры (соглашения, контракты), организационно-распорядительные документы могут быть представлены нанимателю в электронном виде).

В современных условиях работа сотрудников юридического отдела неразрывно связана с использованием информационно-коммуникационных технологий, с помощью которых осуществляется поиск информации в справочно-правовых системах, базах судебных решений, Интернете, подготовка и представление нанимателю результатов работы, взаимодействие с нанимателем и сотрудниками других отделов компании (например, посредством электронной почты, мобильной связи, мессенджеров). 

Важно!
При переводе сотрудников юридического отдела на удаленный режим работы предпочтение целесообразно отдавать оформлению дистанционной работы. В своем комментарии к ТК в новой редакции Минтруда и соцзащиты также привело юристов в качестве примера категории работников, которые могут выполнять работу дистанционно.

Определение условий обмена документами

Как и с иными категориями дистанционных работников, условия обмена между нанимателем и сотрудником юридического отдела, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС-сообщениями, файлами и записями) определяются в трудовом договоре (ч. 3 ст. 307-1 ТК).

При этом необходимо помнить о том, что в ряде случаев ТК требует соблюдения особого порядка обмена документами, иной информацией между работником, выполняющим дистанционную работу, и нанимателем (ч. 5 ст. 307-1, ч. 1 ст. 307-2, ст. 307-5 ТК). 

Обмен электронными документами подразумевает необходимость удостоверения такого документа электронной цифровой подписью (ЭЦП) и проверку ЭЦП с использованием специализированного программного обеспечения (средства ЭЦП). В силу нераспространенности применения ЭЦП такие требования затрудняют полный переход дистанционного работника и нанимателя в электронный формат взаимодействия.

При этом письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде (ч. 4 ст. 307-1 ТК).

Так что предусмотреть в договоре с дистанционным работником?

Учитывая обозначенные выше положения ТК, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником юридического отдела рекомендуется согласовать:

1. порядок заключения дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора и порядок ознакомления с приказом о прекращении трудового договора: путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника по месту нахождения нанимателя;

2. порядок ознакомления работника с документами, с которыми он обязан быть ознакомлен под роспись, за исключением указанных в п. 1 выше: путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение двух рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении;

3. каналы связи, по которым работник и наниматель могут обмениваться документами, иной информацией, в том числе направлять письменные задания и результаты работы.

Электронная почта

Как правило, универсальным каналом связи является электронная почта – это удобно и привычно. Современные сервисы электронной почты предоставляют в том числе полезный для выполнения юридической работы функционал по согласованию документов (например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая позволяет высказать мнение путем нажатия кнопки). 

С использованием электронной почты возможен обмен и электронными документами, однако поскольку в сервис почты средства ЭЦП не интегрированы, то при использовании данного канала связи для обмена электронными документами возможность подписания документа и проверки ЭЦП должна обеспечивать СЭД (система электронного документооборота). Для минимизации рисков возникновения споров о факте надлежащей доставки заданий, документов, иной информации, а также с целью повышения шансов признания полученных через электронные каналы связи документов, иной информации допустимым и достоверным доказательством в суде, если это потребуется, в трудовом договоре целесообразно зафиксировать авторизованные адреса электронной почты работника и нанимателя. Если обозначить закрытый перечень адресов электронной почты со стороны нанимателя не представляется возможным, опцией может быть указание доменного имени почтового сервера нанимателя, если используется корпоративный сервер (например, @epam.com).

Системы электронного документооборота

Для упрощения обмена электронными документами с дистанционными работниками, государственными органами и контрагентами на территории Республики Беларусь прогрессивным решением будет приобретение АС ДОУ/СЭД, интегрированной с системой межведомственного документооборота (СМДО) (например, АС ДОУ – СЭД «РЕКОРД»™, СЭД «SMBusiness»,  СЭД «Электронное дело» или другой), что потребует также организации VPN-канала (виртуальной корпоративной сети). 

Порядок работы с электронными документами необходимо установить в соответствующем локальном нормативном правовом акте (например, в положении о порядке работы с электронными документами) с учетом требований Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

Работаем, а не витаем в облаках

Примерами иных каналов взаимодействия сотрудника юридического отдела и нанимателя могут также выступать:

- облачные средства Google Drive. Сервис позволяет бесплатно работать над документом с коллегами в режиме реального времени, однако доступ к документу ограничивается участниками, имеющими аккаунт (учетную запись) Google. Альтернативными вариантами могут быть сервисы Confluence, Dropbox. Ряд компаний, имеющих IТ-подразделения, отвечающие за информационную безопасность, предпочитают хранить конфиденциальную информацию непосредственно на серверах, принадлежащих компании, в связи с возможной уязвимостью обозначенных сервисов;

- программы постановки и контроля выполнения задач (например, Trello, CRM-система для юридического департамента Jeffit);

- мессенджеры (Skype, MS Teams, Telegram, Viber, WhatsApp и др.). При использовании мессенджеров необходимо учитывать их ограниченную надежность в части сохранения конфиденциальности данных и целостности переписки: в ряде мессенджеров присутствует функционал по изменению и (или) удалению сообщений (например, Telegram, Skype, Viber, WhatsApp), а в некоторых – возможность удаления ветки переписки целиком как у отправителя, так и у получателя (например, Telegram). Номера телефонов работника и нанимателя, которые планируется использовать для взаимодействия через мессенджеры, по аналогии с адресом электронной почты рекомендуется зафиксировать в трудовом договоре. 

Организация удаленного режима работы

В целях минимизации возможных негативных последствий необходимо уделить внимание надлежащей организации удаленного режима работы.

Использование возможностей дистанционного выполнения юридической работы

С учетом затруднительности доступа удаленных сотрудников к документам на бумажных носителях в зависимости от категории выполняемых задач возможны следующие варианты организации дистанционной юридической работы.

1.1. Договорная работа. На практике некоторые юридические команды представляют результаты своего рассмотрения документов в форме устного доклада или на бумажных носителях. При дистанционной работе устный доклад может выполняться посредством телефонной связи или видеосвязи. При этом, на наш взгляд, более эффективной формой является направление рассмотренного файла в формате Microsoft Word с включенным режимом рецензирования для отображения предлагаемых юридическим отделом правок и их автора. В целях повышения информативности для коллег и контрагентов рекомендуется сопровождать все или наиболее важные правки комментарием, обосновывающим внесение правки; наиболее существенные комментарии целесообразно дублировать также в сопроводительном письме. 

1.2. Претензионно-исковая работа. Выполнение юристами данного типа задач, в том числе подготовка и представление сопутствующих документов, также может происходить в электронной форме (например, путем направления коллегам подготовленных документов по электронной почте с сопроводительным письмом-инструкцией по их оформлению и подписанию, направлению документов контрагенту или в суд). 

С использованием на интернет-портале судов общей юрисдикции Республики Беларусь электронных сервисов E-court «Электронное судопроизводство» (включает сервисы «Расписание судебных заседаний»; «Банк данных судебных постановлений»; «Картотека обращений»; «Картотека дел»; «Уведомления»; «Калькулятор госпошлины») возможна дистанционная подача документов в суд, рассматривающий экономические дела, а также отслеживание движения дела. Доступ к указанным электронным сервисам предоставляется на бесплатной основе всем зарегистрированным и авторизованным пользователям, которыми могут быть физические и юридические лица. Для отправки в суд документов через электронные сервисы E-court «Электронное судопроизводство» все документы должны быть подписаны хотя бы одной ЭЦП. При этом государственная пошлина оплачивается через систему ЕРИП (номер учетной операции подлежит сообщению суду) либо, при оплате иными способами, оригинал документа, подтверждающего оплату государственной пошлины, должен быть направлен в суд по почте. 

Получать судебные извещения возможно посредством СМС-сообщений, электронной почты, электронных сервисов E-court «Электронное судопроизводство» и другими способами (ч. 1, 2 ст. 140 ХПК). Предпочтительные способы получения судебного извещения рекомендуется обозначить в подаваемых в суд документах.

При наличии технической возможности в суде и если разбирательство дела не происходит в закрытом судебном заседании, проведение судебных заседаний, в том числе предварительных, может происходить с использованием систем видеоконференцсвязи (ст. 176-1 ХПК).

1.3. Административные процедуры. Привычными способами прохождения административных процедур, как правило, являются письменные или устные обращения в государственный орган. Однако в Республике Беларусь созданы условия и для электронного прохождения административных процедур (ряд административных процедур можно пройти через Единый портал электронных услуг (portal.gov.by), веб-портал Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (веб-портал ЕГР) (egr.gov.by) и другие порталы). Так, через веб-портал ЕГР можно согласовать наименование создаваемого юридического лица в электронном виде (ЭЦП не требуется), электронную государственную регистрацию юридических лиц, а также изменений и (или) дополнений, вносимых в учредительные документы юридических лиц (необходимо применение ЭЦП), направление уведомлений в регистрирующий орган в случае изменения местонахождения юридического лица либо назначения (замены) руководителя (требуется применение ЭЦП руководителя юридического лица).

Также обращения юридических лиц могут быть поданы в государственные органы в электронной форме через электронную почту. Ответы (уведомления) на электронные обращения направляются государственными органами на адрес электронной почты заявителей, указанный в электронных обращениях, за исключением случаев, когда заявитель просит направить письменный ответ либо одновременно письменный ответ и ответ на адрес его электронной почты, или когда по техническим причинам не удается направить ответ на адрес электронной почты, указанный в обращении (ст. 25 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).

1.4. Юридические заключения. По данной категории задач риск возникновения затруднений из-за их дистанционного выполнения представляется наименьшим, поскольку инициаторы, как правило, не требуют направления юридических заключений на бумажных носителях и чаще всего результат может предоставляться дистанционно (в электронном виде (предпочтительно) или в формате устного доклада).

1.5. Взаимодействие с государственными органами в ходе проверок деятельности компании (в том числе налоговых проверок, проверок Департамента государственной инспекции труда и др.). По данному типу задач выполнять дистанционно часть функционала сотрудникам юридического отдела практически невозможно. Исключение составляют ситуации, когда юридическая помощь необходима только эпизодически и коллегам достаточно телефонного консультирования или предоставления рекомендаций и комментариев по возникающим вопросам иными дистанционными способами (например, по электронной почте). Одновременно с этим нужно учитывать высокую степень чувствительности информации, которой обмениваются работники компании в подобных ситуациях.

1.6. Формирование предложений по изменению законодательства. Выполнение задач указанной категории также возможно дистанционно, поскольку в настоящее время значительная часть государственных органов и иных организаций, запрашивающих у компаний предложения по изменению законодательства, принимают в качестве приемлемых способов получения таких предложений направление обращения по электронной почте с предоставлением пояснений, при необходимости, в устной форме (по телефону, в мессенджерах и т.п.).

2. Обеспечение наличия у дистанционного работника необходимого оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Для качественного выполнения трудовых обязанностей, предполагающего взаимодействие с руководителем юридического отдела и другими коллегами, сотруднику юридического отдела необходим доступ к персональному компьютеру (ноутбуку), мобильному телефону, Интернету, сервисам коммуникации (электронной почте, мессенджерам, например Skype, Skype for Business, Microsoft Teams),  специализированному программному обеспечению (например, системам «КонсультантПлюс», ilex, ЭТАЛОН-ONLINE, Бизнес-инфо, базам судебных решений) и т.д. 

В связи с этим при переводе работника на дистанционную работу необходимо согласовать и отразить в трудовом договоре вопрос обеспечения работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Факт передачи оборудования рекомендуется зафиксировать документально (например, актом приема-передачи оборудования, подписанным работником и нанимателем), отразив характеристики оборудования (наименование, модель, инвентарный номер, комплектность и др.), а также состояние оборудования и его оценочную стоимость на случай повреждения или уничтожения. В случае использования работником, выполняющим дистанционную работу, принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств нанимателю и работнику в трудовом договоре следует согласовать порядок и сроки выплаты соответствующей компенсации. Порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов также подлежит согласованию в трудовом договоре (ч. 3 ст. 307-2 ТК). 

Как упоминалось ранее, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем (ч. 1 ст. 307-3 ТК).

3.  Поддержание эффективного взаимодействия с коллегами.

При переводе сотрудников на удаленный режим работы неизбежно снижается частота личных коммуникаций. Известным возможным позитивным эффектом такого изменения является уменьшение отвлекающих факторов, привычных для повседневной офисной работы, и большая концентрация на выполняемой работе (что, разумеется, справедливо не для всех работников, так как зависит от характера, удобства социального взаимодействия в офисе, наличия отвлекающих факторов в домашних условиях). Одновременно с этим территориальная изолированность в выполнении заданий и преимущественно электронный формат общения на протяжении длительного времени могут привести к снижению вовлеченности работника в общее дело и ощущения себя частью команды. 

Стимулировать сохранение качества коммуникации с дистанционными работниками могут следующие меры:

1) доведение контактной информации (адреса электронной почты, номера  мобильного телефона, имени профиля в Skype и др.) дистанционных работников до сведения других коллег путем направления по электронной почте, размещения во внутренней информационной системе или другим способом с целью оперативной связи по рабочим вопросам. Необходимо учитывать, что такой сбор и предоставление (распространение) персональных данных работников должны происходить при условии получения их согласия. До принятия и вступления в силу проекта Закона Республики Беларусь «О персональных данных», предусматривающего упрощенный порядок сбора согласий, такое согласие должно быть получено в письменной («бумажной») форме или в виде электронного документа (ч. 2 ст. 18, ч. 2 ст. 32 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», позиция Минсвязи, МВД, высказанная ими в ответах на индивидуальные обращения); 

2) проведение еженедельных видеозвонков с коллегами для обсуждения организационных и иных вопросов, возникающих в ходе осуществления трудовой деятельности; 

3) активное использование одного общего канала связи (например, чат в Skype, MS Teams или любом удобном мессенджере) не только для обсуждения рабочих вопросов, но и для неформальной коммуникации.

4. Установление мер по контролю трудовой дисциплины удаленных работников.

На всех работников, выполняющих дистанционную работу, распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные ТК. Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня также определяются трудовым договором (ст. 307-4 ТК).

В трудовом договоре может предусматриваться дополнительное условие об обязанности работника, выполняющего дистанционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем (ч. 2 ст. 307-2 ТК). 

Порядок и сроки представления работниками, выполняющими дистанционную работу, отчетов о выполненной работе определяются трудовым договором (ч. 3 ст. 307-2 ТК).

С учетом указанных выше положений законодательства мерами, стимулирующими соблюдение дистанционным работником, в том числе сотрудниками юридического отдела, трудовой дисциплины могут выступать: 

1. установление в трудовом договоре режима рабочего времени и времени отдыха. При условии регламентации в трудовом договоре (или локальном нормативном правовом акте, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись) для анализа эффективности использования рабочего времени, а также с целью использования данной информации при квалификации несчастных случаев на производстве на рабочий компьютер работника, выданный ему нанимателем, может устанавливаться программа тайм-трекер. При использовании нанимателем тайм-трекера целесообразно также предусмотреть в трудовом договоре (или локальном нормативном правовом акте, с которым работник ознакомлен под роспись) обязанность работника не использовать рабочий компьютер, выданный ему нанимателем, в целях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, и согласие работника на мониторинг нанимателем рабочего компьютера работника, а также обработку нанимателем персональных данных, которые могут быть получены в связи с использованием этой программы. При этом не рекомендуется использование тайм-трекера на личном компьютере работника в случае его использования для работы в силу вероятного доступа нанимателя к информации о частной жизни, переписке работника, что создает риск привлечения нанимателя (его должностных лиц) к ответственности по ст. 22.13 «Разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны либо персональных данных» КоАП, ст. 179 «Незаконные собирание либо распространение информации о частной жизни», ст. 203 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, телеграфных или иных сообщений» УК. Применимость указанных деликтных норм следует учитывать также при настройке функционала (подключения и отключения опций сбора информации) программ тайм-трекеров, используемых на рабочем компьютере, поскольку при одном режиме работы риски нарушения законодательства отсутствуют, а при другом могут существенно возрасти;

2. закрепление в трудовом договоре обязанности работника по периодической проверке электронной почты и иных согласованных с нанимателем каналов связи в течение рабочего дня, а также по направлению нанимателю подтверждения получения письменного задания, иной информации для исполнения трудовых обязанностей в срок, установленный в трудовом договоре;

3. урегулирование формы, порядка и сроков направления работником отчетов о выполненной работе и находящихся в работе заданиях для оценки руководителем загрузки работников юридического отдела и контроля сроков предоставления результатов по заданиям. Приоритизацию (порядок) заданий в отчете целесообразно устанавливать с учетом их важности и срочности. Отчет может быть направлен руководителю юридического отдела по электронной почте в виде файла Excel. Для повышения информативности таких отчетов в них рекомендуется отражать краткое описание задания, инициатора (постановщика) задания, дату поступления задания, предположительную дату завершения задания, текущий статус его выполнения, выполненные задачи выделять отдельно и переносить на другой лист файла Excel. Альтернативой направлению отчетов может выступать использование работником ранее упомянутых сервисов – Trello, CRM-системы Jeffit.

5. Контроль безопасности данных компании, в том числе конфиденциальной информации, превенция нарушений прав на программное обеспечение.

Работа сотрудников юридического отдела тесно связана с доступом к конфиденциальной информации компании, в том числе коммерческой тайне компании и ее контрагентов, персональным данным физических лиц, обрабатываемым компанией.

При этом необходимо иметь в виду, что режим коммерческой тайны считается установленным в компании только после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны, и принятия компанией совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности (ст. 8 Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»), включая регулирование отношений, связанных с доступом дистанционных работников к коммерческой тайне, на основании трудового договора, а также на основании обязательства о неразглашении коммерческой тайны, дополнительно заключаемого по требованию нанимателя с дистанционным работником, получающим доступ к коммерческой тайне. 

Использование дистанционным работником непроверенного оборудования и нелицензионного программного обеспечения, нарушение правил использования внутренних корпоративных ресурсов может послужить причиной утечки конфиденциальной информации, что, в свою очередь, создает для компании (ее должностных лиц) риски привлечения к административной (ст. 22.13 «Разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны либо персональных данных» КоАП), уголовной (ст. 179 «Незаконные собирание либо распространение информации о частной жизни», ст. 255 «Разглашение коммерческой тайны» УК) и гражданско-правовой (например, перед контрагентами, физическими лицами, чьи персональные данные были разглашены) ответственности. 

Для того, чтобы минимизировать риск разглашения конфиденциальной информации при переводе работников на удаленный режим работы, рекомендуется:

1) обновить локальные нормативные правовые акты о конфиденциальности информации и безопасности данных, действующие в компании, в связи с переходом на дистанционную работу и ознакомить с ними дистанционных работников. В таких локальных нормативных правовых актах следует учесть фактический порядок работы, в том числе используемые средства коммуникации и передачи конфиденциальной информации. 

Принимая во внимание дистанционный характер работы, представляется целесообразным также:

- установить запрет использования на оборудовании, выданном нанимателем, программного обеспечения, не соответствующего требованиям, установленным компанией по согласованию с IТ-отделом (IТ-специалистом); 

- рекомендовать использование VPN-канала (виртуальной корпоративной сети) при доступе к внутренним корпоративным ресурсам (включая корпоративную электронную почту), а также внедрить двухфакторную авторизацию (например, с использованием сервиса Duo Security) для предоставления такого доступа;

- дополнить локальные нормативные правовые акты требованием ограничить работу с конфиденциальной информацией в ситуациях с повышенным риском утечки информации – в интернет-кафе, при использовании незащищенных сетей в аэропорту, лобби гостиниц, иных публичных местах, а также при использовании уязвимых интернет-ресурсов (например, Google Drive, Confluence, Dropbox и др.);

2) регулярно проводить аудит используемого дистанционными работниками оборудования и программного обеспечения. При таком аудите следует уделить внимание соблюдению условий лицензий на используемое программное обеспечение и факты использования нелицензионного программного обеспечения. Так, если приобретенные компанией лицензии предусматривают использование программного обеспечения непосредственно в офисе компании с компьютера работодателя, то использование программ за пределами офиса будет нарушать условия лицензии и исключительные права правообладателя, то есть влечет риск ответственности нанимателя за такое нарушение. Риск ответственности нанимателя за нарушение исключительных прав правообладателя возникает и в случае использования дистанционными работниками в деятельности компании нелицензионного программного обеспечения.

Решение управленческих задач в условиях организации удаленного режима работы сотрудников юридического отдела

Отдельно остановимся на аспектах, относящихся к области управления работой юридического отдела.

1. Подбор персонала. 

Наиболее частым первым этапом выбора кандидатов, который также выполним при дистанционной работе, является проверка резюме. 

В то же время в условиях дистанционной работы распространенная практика проведения личных собеседований теряет свою актуальность, заменой является организация собеседований с использованием видеосвязи (Skype и его аналоги).

До проведения собеседований с использованием видеосвязи, по нашему мнению, возможно проведение письменного тестирования кандидатов на предмет проверки уровня их квалификации, которое, как правило, выполнимо дистанционно. Недостатком такого удаленного тестирования является невозможность проконтролировать самостоятельность выполнения заданий. Однако нивелировать этот недостаток может дополнительная проверка уровня квалификации кандидатов, качественно выполнивших дистанционное тестирование, в процессе устного собеседования.

Проверка представленных кандидатами, успешно прошедшими собеседование, рекомендаций также, как правило, выполнима дистанционно.

2. Делегирование. Если компания использует в качестве системы информационного обмена и электронного документооборота Microsoft Outlook или иные подобные программы, то, как правило, изменений в порядке делегирования задач при переходе на дистанционный формат работы не происходит.

3. Контроль. Наибольшую сложность при переходе на дистанционный режим работы представляет контроль рабочего процесса, который требуется, как правило, в отношении наименее квалифицированных работников. Мерами по стимулированию соблюдения трудовой дисциплины могут выступать указанные в п. 4 «Установление мер по контролю трудовой дисциплины удаленных работников» раздела «Организация удаленного режима работы» выше. Немаловажной является также необходимость уделять внимание детальной постановке SMART-задач дистанционному работнику, в том числе обозначению ожидаемых результатов и сроков их представления.  

4. Планирование. По нашему мнению, переход на дистанционный режим работы не оказывает влияния на данную категорию задач управления.

5. Мотивация. Применительно к юридическому отделу проблематика вряд ли имеет специфику, однако в целях поддержания мотивации удаленных работников считаем возможным напомнить о таких лучших практиках, как проведение регулярных видеозвонков и организация общих чатов, описываемых в п. 3 «Поддержание эффективного взаимодействия с коллегами» раздела «Организация удаленного режима работы» выше.

Если компания еще находится в процессе обдумывания решения о переводе работников юридического отдела на удаленный режим работы, то некоторые шаги по упрощению такого перехода в будущем, при появлении необходимости (например, отказ от бумажного формата согласования (визирования) документов юристами путем закрепления соответствующих изменений в локальных нормативных правовых актах по делопроизводству, введение системы направления отчетов или использование соответствующих систем учета выполненных и находящихся в работе заданий, совершенствование механизмов защиты конфиденциальной информации, в том числе персональных данных, и др.), могут быть сделаны компанией уже сегодня.