Как организовать работу юрслужбы «на удаленке» (на примере нашей редакции)

Содержание:

• Какие вопросы приходится решать при переходе на удаленную работу?
• Как организовать живые коммуникации?
• Что выбрать: Skype или Viber?
• Как сделать групповой звонок в Skype?
• Как начать групповую видеовстречу в Duo Google?
• Как организовать коммуникации по постановке задач?
• Как организовать систему работы с документами общего пользования?

О чем статья?

Эта статья о том, как организовать переход на дистанционную работу, какими программными продуктами и услугами можно пользоваться, чтобы облегчить коммуникации, получение результата от сотрудников, постановку задач и контроль. Для решения юридических вопросов по переводу на дистанционную работу рекомендуем посмотреть видео круглого стола «Круглый стол «Как правильно организовать работу в условиях пандемии». Ключевые факторы – все нюансы дистанционной работы (время и способ контактов, способ постановки задач и получения результатов, время возвращения с дистанционной работы) должны быть оговорены в ЛНПА (от контракта до ПВТР и иных документов). Нарушение работником неоговоренных правил – риски нанимателя, поскольку привлечь к ответственности не получится.

Каждый бизнес для себя самостоятельно принимает решения об уровне безопасности рабочей информации. В этой статье мы не рассматриваем вопросы построения системы безопасности при дистанционной работе, а только рассказываем об особенностях функционирования тех или иных продуктов с точки зрения закрытости от посторонних или открытости. Не затрагиваем мы и вопросы электронного документооборота с использованием ЭЦП, поскольку это специфические продукты. Мы рассматриваем только те продукты, которые можно использовать уже сегодня, не согласовывая бюджеты на приобретение и внедрение.

Какие вопросы приходится решать при переходе на удаленную работу?

В целом организационные вопросы в работе подразделений, занимающихся информацией (а работа юристов в первую очередь информационная: юрист обрабатывает входящую информацию и дает свой ответ, что должно быть изменено, производит какие-то документы и решения), можно разделить на 3 части:

1) организация «живых» коммуникаций (необходимо периодически разговаривать, совещаться, совместно вырабатывать какие-то решения);

2) организация коммуникаций по постановке задач (задачи необходимо доносить до подчиненных, по задачам ведется коммуникация – уточнения, сдача промежуточных и окончательных результатов);

3) организация обмена документами.

Рассмотрим, как можно решать эти задачи.

Организация «живых» коммуникаций

Важность личной коммуникации, что называется “вживую”, невозможно переоценить, особенно на работе: провести рабочую “летучку” или планерку, обсудить бизнес-процессы, поставить рабочие задачи, да и просто переброситься с коллегами парой фраз о личном. 

Чем коммуникации длиннее, тем они становятся сложнее и тем более велика вероятность замедлить или застопорить работу компании. 

Однако иногда бывают ситуации, как сейчас с эпидемией COVID-19, когда работа перемещается на дом, коммуникации удлиняются, а общаться с коллегами все так же надо. 

Рассказываем на примере редакции журнала “Юрист”, какие мессенджеры  нам помогают всегда оставаться онлайн. 

Skype или Viber?

В первую очередь нужно определиться, для каких целей вам нужен мессенджер и сколько участников планируется в групповом видеочате.

Если вам достаточно просто коротких сообщений между собой, как вы это делали, например, с помощью электронной почты на работе, то особой разницы между Скайпом и Вайбером вы не заметите. Оба мессенджера прекрасно справляются с этой функцией, и оба доступны как в мобильной версии, так и на компьютере.

Также в них можно создавать групповые чаты, обмениваться файлами и т.д.

А если нужно созвониться?

Оба приложения можно использовать и для видеочатов, если требуется провести какое-то совещание или  планерку. Однако в Вайбере есть ограничение по числу участников группового звонка – не более 5. В Скайпе одновременно может быть 50 участников.

Поэтому в нашей работе “на дому” для обычной переписки мы используем Вайбер, а для групповых созвонов – Скайп, поскольку в таких созвонах почти всегда больше 5 человек. 

Как сделать групповой звонок в Скайпе:

Шаг 1. Заходим в Скайп, нажимаем под основным меню (чуть выше вашей переписки) кнопку “Новый чат”. Естественно, вы и все остальные потенциальные участники чата должны быть зарегистрированы в Скайпе.

Шаг 2. Присваиваем чату имя, например “Планерки”, и по стрелочке переходим далее.

Шаг 3. Теперь добавляем в группу коллег, с которыми планируем созвониться. Например, с которыми проводим ежедневные планерки. Нажимаем “Готово”.

Шаг 4. Поздравляем, группа создана! Теперь вы можете созваниваться с коллегами в удобное для вас время и в этой же группе переписываться для обсуждения рабочих задач.

Значок с камерой – видеозвонок (с использованием камеры телефона или  компьютера).

Трубка – обычный звонок без камеры. 

Изображение с профилем и знаком “плюс” – добавление участника в беседу.

Звонок осуществляется одновременно всем участникам группы!

Что нужно иметь в виду:

• Звонок осуществляется на все устройства вызываемого, на которых установлен Скайп (телефон, ноутбук, компьютер). Принять его можно также на любом устройстве.

• Лучше использовать наушники с микрофоном, чем встроенный микрофон ноутбука или телефона, так как последние улавливают все окружающие звуки, что создает дискомфорт при общении и может заглушать говорящего. 

• В группе желательно иметь фасилитатора, который будет руководить и направлять беседу, давать кому-то слово или, наоборот, останавливать, иначе это может превратиться в разговор всех со всеми и проку от такой рабочей встречи будет мало. 

• Помните, что связь может обрываться, сигнал может приниматься дольше, поэтому не спешите с ответом – желательно дождаться, пока собеседник закончит говорить. 

В заключение отметим, что мессенджеры (не только перечисленные) в целом довольно схожи по своему функционалу и каким пользоваться – сугубо личное предпочтение общающихся. Главное – они дают возможность поддерживать коммуникации даже на очень больших расстояниях, что позволяет сохранить работоспособность компании.

Как начать групповую видеовстречу в Duo Google

Другое подразделение выбрало для внутренних коммуникаций такой продукт, как Duo от Google.

1. Откройте приложение Duo на телефоне Android, Apple. Если приложение не установлено в телефоне, то необходимо скачать его в Play Мarket.

2. Будет предложено выбрать страну и ввести номер своего телефона, на который придет код с подтверждением идентификации пользователя.

3. Проведите по экрану вверх.

4. Нажмите Создать групповой чат.

5. Выберите контакты. Если собеседника нет в списке контактов, то введите в поиск номер телефона. 

6. Нажмите Готово.

7. После окончания вызова можно присвоить групповому чату название. Введите его и нажмите Сохранить.

Преимущества:

• быстрое приложение;

• привязывается к номеру телефона и не требует дополнительных настроек — ни регистрации, ни создания списков друзей.

Организация коммуникаций по постановке задач

Групповые чаты и созвоны позволяют решать вопросы рабочих коммуникаций, однако не столь удобны для коммуникаций по постановке и выполнению задач. В большом чате сложно искать то место в переписке, где ставилась задача, то место, где ответственный отвечает, уточняет или иным образом взаимодействует по задаче. Личные чаты, переписки тоже не очень удобны: когда задач много, они оперативно выполняются, по ним оперативно дается обратная связь, то очень быстро чат разрастается и появляются ровно те же проблемы с большим объемом информации и поиском внутри. Для коммуникации по рабочим задачам лучше воспользоваться другим продуктом – Trello. На уровне, который позволяет решать задачи подавляющего большинства предприятий, Trello бесплатен.

Расскажем, как пользоваться Trello, тем более что за этим продуктом стоит очень современная и эффективная технология Kanban.

Как организовать управление удаленной работой с помощью принципов Kanban (https://trello.com/)

“Канбан” – японский термин, обозначающий систему организации работы и позволяющий реализовывать принцип “точно в срок”. Самый простой способ организовать дистанционную работу с помощью принципов Kanban – сервис trello.com.

Trello.com представляет собой электронную доску, на которой можно размещать карточки с описанием задач, сроков, меток (приоритета), а также сотрудников, необходимых для выполнения этой задачи. Trello может использоваться как для организации собственного рабочего процесса, так и для работы с командой. Сервис предоставляет возможность получить удаленный доступ к доске всем членам команды.

Шаг 1. Регистрируем аккаунт в Trello.

Для того, чтобы начать организовывать работу с помощью trello.com, нужно зарегистрироваться. Для этого заходим на сайт https://trello.com/ и в правом верхнем углу нажимаем кнопку «Зарегистрироваться». В результате вы перейдете в окно регистрации. Введите адрес вашей электронной почты (красный овал) и нажмите кнопку «Продолжить» (зеленый овал).

После этого откроется другое окно регистрации. Введите в нем имя пользователя, а также придумайте пароль. После чего нажмите кнопку «Зарегистрироваться».

Естественно, все сотрудники должны быть зарегистрированы в Trello. Желательно передать руководителю логины всех пользователей, чтобы не произошло ошибок при добавлении сотрудников к доске.

 Откроется окно создания первой доски в Trello.

Доска – это рабочее пространство команды, здесь будут размещаться задачи, проходить коммуникации по задачам, отмечаться прогресс.

Для того, чтобы создать свою первую доску, следуйте инструкциям trello.com.

Шаг 2. Организуем свою работу (работу команды) с помощью trello.com.

Опыт редакции показал, что наиболее удобная для организации рабочего процесса схема с 6 колонками.

Колонка «Base» – здесь размещаются карточки с базовой и справочной информацией для работы. Например, список контактов всех сотрудников, ЛНПА, имеющие значение для удаленной работы, реквизиты компании для размещения в договорах и т.д.

Колонка «To Do»  – для постановки задач. В этой колонке руководитель или иное лицо (можно и в отношении себя) помещает карточки, в которых описывается задача. Важно следовать принципу “1 задача – 1 карточка”.

Важно!
Каждую новую задачу в колонке «To Do» помещайте вверху списка. Вообще рекомендуется во всех колонках придерживаться принципа: наверху размещаются более актуальные задачи.

В тот момент, когда исполнитель начинает работать с задачей, он переносит ее из колонки «To Do» в колонку «In process». 

Колонка «Need feedback» – сюда исполнитель переносит задачи из колонки «In process» в том случае, если по результату работы необходимо получить обратную связь от постановщика задачи. Необходимость этого определяет исполнитель, но лучше выработать четкие правила. Следует отметить, что в эту колонку нужно помещать именно завершенные задачи. Если возникли вопросы или требуется обратная связь в процессе выполнения задачи, необходимо задавать эти вопросы в самой задаче, о чем см. ниже.

Важно!
Задачи, по которым обратную связь нужно получить как можно быстрее, помещаются вверху списка.

В колонку «Done» исполнитель помещает все выполненные задачи.

Есть еще опциональная колонка «Idea», куда рекомендуется помещать все идеи и мысли, которые появились у команды, но время которых еще не пришло.

После создания столбцов необходимо пригласить на доску своих сотрудников.

Для того, чтобы добавить к доске членов вашей команды, достаточно знать их адреса электронной почты (эти люди должны быть зарегистрированы в trello.com). 

Важно! 
Мы не рассматриваем все варианты, которые есть, пока рассказываем о стартовых возможностях. На самом деле возможностей гораздо больше, в том числе и по вариантам доступа. Думаем, вы сами их обнаружите, когда освоитесь.

Шаг 3. Работаем с карточкой.

Теперь рассмотрим, как работать непосредственно с задачей. Ключевой интерфейс – это интерфейс карточки. Поскольку за этим продуктом (Trello) стоит несколько больше, чем просто еще одна программа, в нем есть все необходимое для постановки SMART-задач. Надеемся, вам известен данный термин. Если нет, то почитайте здесь, это очень важная и полезная концепция. Интерфейс работы с карточкой выглядит следующим образом:

Для того, чтобы пригласить к вашей карточке участников, нажмите кнопку «Участники» (красный овал), после чего откроется список со всеми людьми, у которых есть доступ к этой доске. Выберите из списка тех, кто нужен вам для работы с карточкой. Естественно, ответственный должен быть один, потому что на практике там, где больше одного, ответственных нет.

Для того, чтобы поставить к карточке срок, нажмите кнопку «Срок» (зеленый овал), после чего откроется окно с календарем и временем.

Для того, чтобы добавить к карточке чек-лист, нажмите кнопку «Чек-лист» (желтый овал), после чего введите нужные вам пункты чек-листа. Чек-лист – это удобный механизм сообщения ответственному алгоритма решения задачи. На практике уровень детализации шагов зачастую зависит от степени мотивированности сотрудника. На низком уровне мотивации детализация должна быть весьма существенная, иначе к концу срока решения задачи можно получить ответ: «Я не понял(а)». Еще чек-лист можно использовать для отражения всех аспектов работы по задаче (например, при работе по договору: “1) проверить оговорки о форс-мажоре; 2) проверить ответственность, убрать нашу; 3) уточнить сроки исполнения у Петровича”).

Для того, чтобы поставить метки к карточке, нажмите кнопку «Метки» (синий овал). Метки не являются обязательными, но их можно использовать для деления задач по категориям. Например, очевидно, что красным можно выделить срочные и важные задачи.

Для выполнения критериев SMART обязательно надо указывать ответственного, а в тексте задачи или пояснения – отражать конкретный результат, которого необходимо достичь, и срок исполнения. Чек-лист тоже увеличивает скорость выполнения задачи.

При необходимости коммуникации по задаче сотрудник может задать эти вопросы, не ожидая времени созвона, в комментариях к задаче (стрелка слева внизу).

Уведомления обо всех изменениях, комментариях, новых карточках приходят на почту, что позволяет не пропустить важное. 

На этой же карточке сотрудник отмечает выполнение (стрелка справа вверху).

Логично, что руководитель будет получать много уведомлений и ему нужно периодически заходить на доску с целью разобрать вопросы и карточки. В таком случае лучше пройти в сами уведомления в правом верхнем углу и по одному их перебрать.

Какие плюсы у этой модели работы:

1. Trello.com дает возможность систематизировать все задачи команды в удобную систему работы с ними. Все видят свои задачи, коммуникации по каждой задаче не смешиваются между собой. Можно видеть приоритеты, оценить сроки и объем задач.

2. Trello.com позволяет написать всю необходимую информацию по задаче в одной карточке и добавить туда всех заинтересованных лиц. В результате все из них смогут получить актуальную информацию по задаче, а также быстро вникнуть в ее суть, если кого-нибудь подключили к задаче недавно.

3. Для руководителя постановка задач в trello.com помогает оценить степень загруженности сотрудников, а также увидеть, какие задачи они выполняют прямо сейчас. Кроме того, колонка Done дает возможность видеть, кто как работает, оценить степень мотивации и полезности сотрудника.

Система работы с документами общего доступа

При дистанционной работе также необходимо организовать документооборот в электронном виде. Конечно, можно пользоваться электронной почтой, но это весьма неудобно: легко потеряться в версиях, сложно организовать совместную работу, долго «собирать» документ от всех. При уходе на дистанционку очень большое количество вопросов решается с использованием облака Google. 

Что такое облако? Облако – это личное файловое пространство на серверах Google, к которому вы можете дать доступ членам своей команды. Причем это не просто хранение, но и система работы с файлами различного вида (в основном это текстовые документы и таблицы, как в Excel). Файлы не надо выгружать, с ними можно сразу работать в облаке.

Google предоставляет возможность открывать доступ к документам другим пользователям либо без ограничений (не рекомендуется), либо по ссылке (каждый, кому вы дадите ссылку, может работать с этим документом), либо по приглашению (приглашенный пользователь должен быть зарегистрирован в Google, ему направляется персональное приглашение). В двух последних вариантах вы можете еще дать следующие права на документ:

- только чтение (изменять нельзя, комментировать нельзя, но скачать файл можно – это защищает информацию от изменения, но не от прочтения);

- комментирование (изменять нельзя, комментировать можно);

- редактирование (можно изменять).

Важно! 
Принятие решения, доверять Google или нет, насколько все защищено, насколько нарушается или не нарушается режим коммерческой тайны, остается на стороне бизнеса. Мы просто рассказываем о доступном функционале и о том, как не остановить работу в сложившихся условиях.

Как организовать хранение и работу с документами в облаке Google

Важно! 
Концепция облака Google предполагает, что у каждого файла или папки, куда помещаются файлы, должен быть владелец. Если владелец всем раздаст права доступа к файлу, а потом решит удалить свой аккаунт, то файл (папка) удалится у всех. Поэтому рекомендуем создать рабочий аккаунт, который и будет являться владельцем совместных файлов.

Шаг 1. Регистрируемся в Google. 

Полагаем, что почти все имеют там аккаунт☺

Шаг 2. Переходим в Google Disk. 

Для этого на главной странице Google в правом верхнем углу в меню выбираем “Диск”.

Шаг 3. Создаем структуру хранения документов (папки по темам – очень скоро файлов будет очень много и вам будет тяжело искать в них нужные).

В левом верхнем углу нажимаем «Создать» и выбираем «Папку».

Шаг 4. Определяем права доступа. 

Эти права будут у всех файлов внутри данной папки, поэтому надо внимательно подойти к доступам к папкам. Специфические документы вы всегда можете использовать вне папок и давать специфические права.

Для этого наведите курсор на папку, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Открыть доступ».

Рекомендуем пользоваться только доступом по приглашению (в описанном сценарии включается именно этот вид доступа).

Введите e-mail Google тех участников этой команды, кто будет иметь доступ к документам данной папки.

Шаг 5. Загружаем файл в папку.

Для этого используем уже известную нам кнопку «Создать» в левом верхнем углу. Если надо загрузить существующий файл Word или Excel, то загружаем, если непосредственно создать – создаем файл нужного вида.

Шаг 6. Работаем в файле.

Интерфейс работы с файлами в Google умеет почти все то, что умеют Word, Excel, PowerPoint, плюс хранит практически всю историю изменений и имеет гораздо более дружественный к совместной работе над файлами функционал. В файле совершенно спокойно одновременно могут работать много сотрудников.

Важно! 
Рекомендуем вносить правки в документ каждому сотруднику своим цветом. Так будет легче их увидеть.

У каждого файла есть своя ссылка – именно ее можно пересылать по почте (не рискуете ничем – если включен доступ по приглашению, то по ссылке зайти может только тот, кому вы дали доступ), помещать в комментариях в задачи в Trello (задача выполнена, результатом является файл, файл размещен в облаке, в отчете по задаче помещается ссылка на сам файл).

Таким образом можно организовать хранение и совместную работу с файлами.

Надеемся, наш материал поможет вам перейти на удаленную работу без особого труда.