Электронный документооборот в Беларуси

Что такое электронный документ?

Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон) предусмотрено, что электронный документ — это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

Справочно.
ЭЦП — последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности (ст. 1 Закона).

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной:

1) общая часть — информация, составляющая содержание документа; 

2) особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, то есть это ЭЦП лиц, которые участвовали в создании документа (утверждали, согласовывали, визировали). 

Какие документы можно создавать как электронные и каков срок их хранения?

Перечень таких документов организация определяет самостоятельно и закрепляет это в своих внутренних локальных правовых актах. Это могут быть договоры и дополнительные соглашения к ним, акты выполненных работ, входящие и исходящие письма, заявления, приказы, счета-фактуры и др.

Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе. Таковые установлены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Допускаются ли исправления электронного документа после подписания его ЭЦП?

Любые правки электронного документа после подписания его ЭЦП делают электронный документ недействительным. 

В этом заключается существенное отличие электронных документов от бумажных, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (регистрационных индексов, штампов, резолюций и т.д.).

Данное свойство электронного документа делает его более защищенным от несанкционированных изменений, а также подмен страниц по сравнению с бумажным документом. 

Каким способом можно доставлять электронный документ в другие организации? 

Отправить документы можно двумя способами: 

1) посредством электронной почты (в качестве вложения);

2) при помощи информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы).

Справочно. 
Проектом Закона Республики Беларусь «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» предусмотрено, что субъекты хозяйствования будут иметь официальные электронные адреса.
В случае вступления данного положения в законную силу отправить электронный документ можно будет на электронную почту любого государственного органа или организации.
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

Можно ли сделать бумажную копию электронного документа? 

В повседневной деятельности может возникнуть необходимость предоставления электронного документа на бумаге. 

Например, если кредитный договор был заключен в форме электронного документа, может потребоваться предоставление его копии для совершения нотариусом исполнительной надписи.

В настоящий момент копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством для формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Другими словами, это распечатанная и заверенная общая часть электронного документа. 

Справочно.
Порядок свидетельствования верности копий документов и выписок из документов определен главой 15 Закона «О нотариате и нотариальной деятельности».

Удостоверить указанные формы могут (ст. 20 Закона):

• организации или ИП, создавшие такой электронный документ;

• организации, получившие электронный документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем;

• нотариусы;

• организации или ИП, имеющие право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного доку-мента на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии).

Можно ли узаконить скан бумажного документа?

В практической деятельности в организациях распространены случаи сканирования и отправки документов по электронной почте. 

В настоящее время при помощи ЭЦП можно удостоверять данные электронные копии документов на бумаге. Электронная копия приобретает юридическую силу и может использоваться в переписке.

В каких форматах можно создавать электронный документ?

Законодательством предусмотрены рекомендуемые форматы электронных документов:

• Office Open XML (DOCX);

• Open Document Format (ODT);

• Portable Document Format/A (PDF/A).

Создавать графические копии бумажных документов возможно в форматах:

• Portable Network Graphics (PNG);

• Tagged Image File Format (TIFF);

• Joint Photograph Experts Group (JPEG);

• Portable Document Format/A (PDF/A).

Справочно. 
Использование указанных выше форматов предусмотрено:
— п. 28 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (постановление Минюста от 06.02.2019 № 19);
— п. 218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (постановление Минюста от 19.01.2009 № 4).

Какая юридическая сила у электронного документа?

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Копия электронного документа и его оригинал имеют одинаковую юридическую силу.

Справочно.
По данным исследования Canon, в 78 % компаний конфиденциальные документы печатаются не на персональных принтерах, а на общедоступных устройствах, при этом никаких мер к защите фактически не предпринимается.

Таким образом, электронные документы можно использовать наравне с бумажными. Полагаем, что в процессе совершенствования законодательства сфера применения электронного документа будет расширяться.

Практические аспекты

Для того чтобы подписать проект электронного документа, необходимо иметь систему электронного документооборота и ЭЦП. Специальное программное обеспечение для создания электронных документов поставляется вместе с покупкой ЭЦП. Принцип работы тот же самый, что и при направлении налоговой декларации в электронном виде.

Проект подписывается нажатием соответствующей кнопки (например, «Подписать ЭЦП»). 

Подписанный документ можно отправить с помощью электронной почты или системы документооборота.

Другая сторона, получившая вложение (например, файл .docx) на электронную почту, может подписать его своей ЭЦП. В результате будет договор — файл с ЭЦП двух сторон. 

Резюме.
1. Отправка электронного документа занимает секунды и существенно экономит время.
2. Электронный документооборот экономичен. Нет необходимости нести дополнительные расходы на бумагу и почтовые отправления. В настоящее время имеются бесплатные решения для организации электронного документооборота.
3. Электронный документ защищен от несанкционированных изменений, подмен его листов и более безопасен в части сохранения конфиденциальности.