Главная проблема перехода на электронный документооборот (далее — ЭДО) — непонимание, с чего начать, какие предпринять шаги и в какой последовательности. Многие опасаются, что переходить на ЭДО долго и дорого, в том числе пугает перспектива переноса большого количества данных. В статье рассмотрим пошаговый алгоритм перехода на электронный документооборот быстро и без существенных затрат.
Содержание:
Для эффективного перехода на ЭДО нужно проанализировать весь документооборот компании: кадровые документы, переписку с партнерами и клиентами, документы по сделкам и т.п.
Можно выделить две группы документов: формализованные (документы, для которых разработаны и утверждены свои шаблоны и форматы: счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-передачи, корректировочные акты и т.д.) и неформализованные (не имеют установленных форматов: заявления, письма, отчеты, реестры, протоколы и пр.; их можно создавать и отправлять в любых шаблонах и форматах).
Рекомендуем начать переход в ЭДО с формализованных документов.
Далее нужно сформировать перечень документов, которые планируется переводить в ЭДО.
Также следует оценить полный цикл жизнедеятельности документов в компании (кто их рассматривает, согласовывает, подписывает) и при необходимости оптимизировать его. Это нужно для того, чтобы понять, в какой CRM-системе можно организовать процесс (полностью или частично), между какими CRM-системами настроить интеграцию.
Цикл жизнедеятельности документа включает 3 основных этапа:
1) создание и оформление документа;
2) хранение документа;
3) обеспечение санкционированного доступа к документу.
Необходимо изучить вопрос подписания документов при помощи аналогов собственноручной подписи (через SMS-сообщение и др.).
Рекомендуется также заранее обсудить переход на обмен электронными документами с контрагентами и узнать, услугами каких провайдеров пользуются партнеры.
Все это необходимо учесть при дальнейшем выборе поставщика — провайдера ЭДО и разработке локального правового акта (далее — ЛПА) по работе с электронными документами и документами в электронном виде.
На рынке существует несколько поставщиков, предлагающих услуги ЭДО. Важно понимать, что в услуги ЭДО включают разные функциональности предлагаемых сервисов CRM-систем. Оптимально провести переговоры с несколькими поставщиками.
Электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) нужна не всем сотрудникам.
На данном этапе нужно сформировать перечень специалистов, которым необходимо подписывать, визировать, ознакомляться с документами при помощи ЭЦП.
Отметим, что владелец ЭЦП обязан хранить в тайне личный ключ и обеспечивать его защиту от случайного уничтожения или модификации (изменения). Запрещено использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или его срок истек. Владелец обязан отозвать открытый ключ в случае, если тайна личного ключа нарушена.
При неисполнении владельцем ЭЦП данных обязанностей на него возлагается возмещение причиненного вследствие этого вреда (ст. 25 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Также рекомендуем создать работникам корпоративные электронные почтовые адреса.
Есть три основных способа организации работы с электронными документами при переходе на ЭДО.
1. Через веб-клиент сервиса ЭДО.
Работа с документами осуществляется через программу в браузере: создание документа, его изменение, просмотр, подписание и дальнейшая архивация происходят в сервисе ЭДО.
Это удобно, когда нужно быстро перевести работу с документами в электронный формат. Интерфейс таких программ обычно прост и понятен, есть оптимальная функциональность, не нужно скачивать дополнительные программы.
2. Интеграция с учетной системой.
Все данные попадают сразу в учетную систему, там же создаются новые документы. Можно работать с большим количеством номенклатуры и подключиться сразу к нескольким провайдерам ЭДО. При этом увеличивается срок интеграции (внедрения).
3. Интеграция с внутренней системой документооборота.
Если в компании используется автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), ее можно интегрировать с сервисом ЭДО и организовать документооборот в едином контуре.
Для оцифровки бумажных документов могут применяться сервисы «поточного» сканирования и распознавания документов.
Важно помнить, что для перехода на ЭДО можно в равной степени использовать облачные и коробочные решения. Традиционно организации ищут коробочные версии, что удорожает и удлиняет этап внедрения. В обоих решениях основная функциональность уже в них «зашита»: не требуется разработка с нуля или серьезная настройка.
Однако облачные решения имеют ряд преимуществ:
Основным ЛПА, регламентирующим документооборот в компании, является Инструкция по делопроизводству. Отдельный документ об ЭДО, по нашему мнению, разрабатывать нецелесообразно. В Инструкции по делопроизводству рекомендуем основные положения прописать в отдельной главе, по тексту сделать соответствующие оговорки и ссылки, создать глоссарий. Так, нужно указать, какая именно информационная система используется, как осуществляется фиксация резолюций в используемой информационной системе, где и как обеспечивается оперативное и архивное хранение документов.
В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел следует проставить отметки об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.
Описание действий работников (пользователей) информационной системы можно включить в Инструкцию по делопроизводству и в должностные (рабочие) инструкции. Основанием для этого служит руководство пользователя соответствующей программы (сервиса, CRM-системы).
В учетной политике отдельно рекомендуем указать, какие типы документов можно принимать к учету в электронном виде, какие — только на бумажных носителях, а какие — в виде электронных документов.
В Правилах внутреннего трудового распорядка (или ином ЛПА) необходимо предусмотреть ответственность за нарушение сроков перехода на ЭДО и порядка использования ЭДО (доступа, создания, обработки, хранения, подписания электронных документов и/или документов в электронном виде).
На данном этапе рекомендуем:
1) установить обязанность работников использовать исключительно корпоративную электронную почту, а также ответственность за предоставление доступа к ней третьим лицам;
2) прописать регламент установления, использования, хранения, смены и передачи данных для доступа в используемую информационную систему;
3) провести внутреннее обучение сотрудников. Составьте график обучения, пропишите процедуры контроля и периодичность повторения как обучения, так и контроля.
