Если заказчик не подписывает акт сдачи-приемки: 3 шагадо суда и 5 рекомендаций исполнителю

Является ли отсутствие акта основанием для неоплаты услуг?

На практике нередко возникают ситуации, когда заказчик, являющийся стороной договора возмездного оказания услуг (далее — договор), отказывается от подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг (далее — акт), несмотря на то, что исполнителем данные услуги надлежащим образом оказаны.

Мотивы неподписания актов могут быть разными, но в большинстве случаев это нежелание заказчика оплачивать оказанные услуги по тем или иным причинам.

Часто стороны договора определяют момент наступления обязанности заказчика оплатить услуги после подписания акта в течение определенного периода.

Доводы заказчика, полагающего, что отсутствие подписанного обеими сторонами акта доказывает факт того, что услуги не оказаны и не подлежат оплате, являются необоснованными. Для исполнителя отказ от подписания заказчиком акта не является препятствием для получения причитающегося ему вознаграждения.

По общему правилу услуги подлежат оплате ввиду факта их оказания исполнителем, что следует из императивно изложенных норм п. 1 ст. 733 ГК.

Акт сдачи-приемки оказанных услуг является первичным учетным документом, подтверждающим факт оказания услуг, который оформляется заказчиком и исполнителем для целей отражения данных операций в бухгалтерском учете.

Согласно п. 1 ст. 735 ГК заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, указанные в законодательстве или договоре.

В положениях ГК, регулирующих договоры строительного подряда, есть нормы, позволяющие подрядчику ссылаться на односторонний акт сдачи или приемки результата работ в случае его неподписания заказчиком (п. 4 ст. 708 ГК). Глава 39 ГК о договорах возмездного оказания услуг не содержит аналогичных положений. Несмотря на это, представляется возможным оформление сдачи-приемки услуг по аналогии со сдачей результата работы по договору строительного подряда.

3 шага до суда: что предпринять исполнителю?

Для взыскания задолженности исполнителю необходимо:

1. Подтвердить факт передачи актов заказчику.

Если заказчик отказывается принимать и подписывать акты нарочным, следует обеспечить наличие у исполнителя письменных доказательств передачи акта и получения его заказчиком. Отправка актов заказчику по почте простым письмом, включая заказное с обратным уведомлением о вручении, не всегда является доказательством.

Бывают случаи, когда заказчик в суде не отрицает, что он получал письмо от исполнителя, но в то же время заявляет, что актов там не было. Во избежание этого целесообразно отправить акты заказчику письмом с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о получении (простым либо заказным). В описи вложения необходимо подробно расписать все реквизиты акта — его номер, дату, место составления, сумму по акту, ссылку на договор, количество экземпляров акта.

Справочно

По номеру, указанному в квитанции, можно отслеживать, где находится почтовое отправление, когда оно было вручено. На сайте РУП «Белпочта» по ссылке http://webser-vices.bel-post.by/searchRu.aspx размещен специальный сервис «Слежение за почтовыми отправлениями».

2. Подготовить и направить заказчику претензию, которую можно выслать вместе с актом.

В большинстве случаев в ситуации, когда заказчик не подписывает акт, исполнителю приходится отстаивать свои интересы в суде, а для рассмотрения данной категории дел законодательством установлен обязательный досудебный (претензионный) порядок рассмотрения споров.

Если в договоре срок для рассмотрения и подписания акта не указан, исполнителю необходимо установить его самостоятельно в претензии. В этом случае будут действовать общие положения о сроках исполнения обязательств (п. 2 ст. 295 ГК).

3. Обеспечить наличие доказательств факта оказания услуг.

К примеру, в случае оказания услуг по размещению рекламных материалов в печатном издании доказательством будет являться печатное издание, вышедшее в свет и содержащее рекламу заказчика. Доказать факт оказания услуги не представит особых проблем.

Сложности возникнут, если факт оказания услуг не может быть подкреплен документально в силу характера услуги. Это в основном договоры на оказание маркетинговых, консультационных и иных подобных услуг. Порой доказать, что услуга оказана, невозможно.

Рекомендуем восстановить всю переписку, включая электронную почту, взять пояснения у фактических исполнителей. Данные документы можно приложить к претензии, чтобы заказчик видел позицию исполнителя, имеющиеся доказательства и мог оценить нецелесообразность доведения дела до суда.

3 шага до суда:

1. Подтвердить факт передачи актов заказчику.
2. Подготовить и направить заказчику претензию, которую можно выслать вместе с актом.
3. Обеспечить наличие доказательств факта оказания услуг.

5 рекомендаций: какие условия договора помогут при взыскании долга

Чтобы избежать повторения ситуации в дальнейшем, мы рекомендуем включить в договор следующие условия.

1. Определить предмет договора: четко описать услугу (конкретные действия).

Если предполагается, что исполнитель должен предоставить результат своих действий (письменное заключение, разъяснение, проект договора, жалобы и т.д.), то про это также следует написать.

Например, формулировка может быть такой:

«Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по ведению страницы (аккаунта) Заказчика в социальной сети Facebook: наполнение страницы информационными сообщениями о деятельности Заказчика (не менее трех в день), организация дискуссий (не менее одной в неделю), комментирование, сбор мнений, модерация, размещение фотографий, предоставленных Заказчиком. Исполнитель обязуется еженедельно по электронной почте направлять Заказчику скриншоты страницы на электронный адрес___@__.by, которые являются отчетом Исполнителя и подтверждают факт оказания услуг».

Если договор заключается на оказание множества услуг, нужно обеспечить своевременное подписание между исполнителем и заказчиком заказа (задания) на оказание услуг, оформленного в виде приложения к договору.

2. Обязательство оплаты услуг увязать с получением акта заказчиком, а не его подписанием.

Данный пункт в договоре может быть сформулирован следующим образом:

«Заказчик должен оплатить оказанные исполнителем услуги в полном объеме в течение 10 календарных дней с момента получения акта».

3. Указать на подтверждение факта оказания услуг в случае отсутствия возражений.

Этот пункт в договоре может быть сформулирован так:

«Заказчик в течение 3 дней со дня получения акта сдачи-приемки оказанных услуг обязан подписать его и направить один экземпляр Исполнителю либо прислать мотивированный отказ от приемки услуг. В случае мотивированного отказа Заказчика сторонами в 3-дневный срок подписывается акт с перечнем необходимых доработок и сроков их исполнения. При неподписании акта сдачи-приемки оказанных услуг в указанный выше срок и отсутствии мотивированного отказа от приемки услуг они считаются принятыми Заказчиком без замечаний и подлежат оплате».

4. Предусмотреть подписание промежуточных актов.

Если это возможно по характеру услуг, исполнитель может разделить их оказание на несколько этапов и после окончания каждого из них подписывать с заказчиком промежуточные акты. Это, несомненно, увеличит общий документооборот, однако в случае неподписания заказчиком промежуточных актов даст исполнителю повод для размышления о целесообразности дальнейшего оказания услуг. Формулировка договора может быть следующей:

«После каждого этапа оказания Исполнителем услуги стороны подписывают промежуточный акт сдачи-приемки. Итоговый акт подписывается сторонами после завершения всего комплекса услуг».

5. Указать на допустимость электронной переписки между сторонами.

В договоре можно определить, по каким конкретно электронным адресам стороны будут обмениваться информацией, направлять ответы на запросы, задания, заказы и т.д., а также порядок такого обмена. Это позволит в дальнейшем в том числе подтвердить передачу заказчику результатов услуги (к примеру, письменного маркетингового исследования).

Формулировка может быть следующей:

«Допускается обмен электронными письмами, включая передачу необходимых материалов, информации, отчетов, фотографий по следующим адресам: ___@___.by (адрес Заказчика), ___@___.by (адрес Исполнителя). Подтверждением того, что письмо получено второй стороной, является автоматическое уведомление о доставке сообщения. Стороны подтверждают, что лица, ведущие электронную переписку, уполномочены выражать позицию соответствующей стороны по обсуждаемым в переписке вопросам, и принимают на себя всю ответственность за действия сотрудников, имеющих доступ к указанным адресам».

5 рекомендаций:

1. Определить предмет договора: четко описать услугу (конкретные действия).
2. Обязательство оплаты услуг увязать с получением акта заказчиком, а не его подписанием.
3. Указать на подтверждение факта оказания услуг в случае отсутствия возражений.
4. Предусмотреть подписание промежуточных актов.
5. Указать на допустимость электронной переписки между сторонами.

Чек-лист для исполнителя по условиям договора:

• Предмет договора четко определен: описаны услуга и ее результат.
• Обязательство оплаты услуг связано с получением заказчиком акта, а не его подписанием.
• В случае невозвращения акта заказчиком, отсутствия возражений акт считается подписанным.
• Предусмотрено подписание промежуточных актов.
• Согласованы электронные адреса для переписки и обмена документами.