Использование функций Word при согласовании изменений в договоре

Сравнение двух редакций документов

Одна из важнейших функций юриста — ведение договорной работы. Подготовка проектов договоров, работа с типовыми договорами, принятие дополнительных соглашений к договорам, шлифовка юридических формулировок, изучение и поиск подводных камней в проектах договоров, поступивших из других юридических лиц, — все это занимает основную массу времени у юриста организации. На практике не всегда получается с первого раза согласовать договор со всеми заинтересованными службами, а также с контрагентами. При этом зачастую появляется необходимость сверить две или более версии одного документа. Сверка всех изменений «вручную» неудобна, требует много времени и оставляет вероятность пропустить отдельные правки в договоре.

Самый удобный вариант для сравнения — сравнение документов в электронном виде.

В этом юристу могут помочь инструменты программы Microsoft Word 2010. С помощью данной программы можно быстро сравнивать различные редакции как договоров, так и любых других документов. Для этого во вкладке «Рецензирование» нажимаем «Сравнить». Выбираем «Сравнить…» (рис. 1).

рис. 1

Далее выбираем исходный договор и договор с изменениями, который выслали контрагенты (специалисты из других подразделений). Нажимаем ОК (рис. 2).

рис. 2

В результате получаем документ с выделением всех внесенных в него изменений (рис. 3). Объединенный документ показывает, в какой части и как измененный документ отличается от исходного.

рис. 3

Справа вверху отображается исходный документ, справа внизу — документ в новой редакции, слева — объединенный документ.

Режим исправлений при работе с договором

Рассмотрим следующий пример. Специалист отдела продаж предоставил юристу договор в электронной форме (в формате word) на визирование.

У юриста имеются определенные замечания, которые необходимо внести в текст договора таким образом, чтобы специалист по продажам сразу смог их идентифицировать. При этом изменения в документе могут включать в себя как непосредственную правку текста, так и всяческие изменения стилей.

Для этого можно выделять исправленный в договоре текст вручную (обозначая другим цветом, выбирая другой шрифт), а можно сделать это автоматически. Выбираем вкладку «Рецензирование» и на панели рецензирования нажимаем «Исправления», чтобы вкладка была активна (рис. 4). В результате все изменения автоматически будут отображаться в окне. Изменения помечаются цветными линиями и блоками, подчеркиваниями и зачеркиваниями.

рис. 4

Нажатием на кнопку «Исправления» можно отключить данный режим. При этом если вы отключите режим исправлений, то все правки останутся на месте, а дальнейшее редактирование не будет отслеживаться.

Для удобства восприятия последней редакции договора со всеми правками можно на панели «Рецензирование» в разделе «Запись исправлений» выбрать «Отобразить для проверки», а в выпадающем меню — «Без исправлений» (рис. 5).

рис. 5

В данном случае будет отображаться документ без зачеркиваний и выделений всех правок, но с учетом этих правок.

Если нужно обратить внимание специалиста на то или иное изменение, можно оставить примечания. Для этого выделяем определенный отрывок текста и щелкаем по кнопке «Добавить примечание» во вкладке «Рецензирование». Выделенный участок будет обозначен цветом, а справа появится окошко для примечания, в котором можно оставить свои замечания, пожелания и комментарии. Например, юрист может выделить условие договора об ответственности и в примечании написать: «Предлагаю дополнительно установить неустойку в виде штрафа в размере 10 базовых величин за просрочку в оплате».

После завершения работы над договором и его окончательного согласования можно принять все внесенные правки, изменения и примечания, чтобы документ приобрел надлежащий (чистовой) вид. Для этого во вкладке «Рецензирование» нажимаем «Принять».

Если же требуется отменить какое-то из исправлений, внесенных ранее, то для этого нужно выделить внесенные в текст изменения, которые необходимо отменить, нажать правую кнопку мыши и выбрать функцию «Отклонить вставку» или «Отклонить удаление».

Таким образом, к документу можно добавлять примечания, а текст править так, чтобы эти изменения сохранялись и были доступны другим пользователям.