Как повысить эффективность юридической функции с помощью Legal Tech решений?

Тренды Gartner: будущее уже близко!

По мнению экспертов Gartner, наиболее релевантными для юридических департаментов и трансформирующими их процессы представляются следующие тренды:

Справочно.
Со статьей Gartner о ключевых Legal Tech трендах можно ознакомиться по короткой ссылке gtnr.it/3cZj1PX.

1.Увеличение расходов на Legal Tech в 3 раза к 2025 г. (несмотря на потрясение рынка после пандемии COVID-19). Такое резкое увеличение бюджета в пользу расходов на Legal Tech связано с растущей нагрузкой на корпоративных юристов и необходимостью работать не «больше», а «умнее». А в ситуации с урезанием расходов компаний на персонал и одновременным увеличением нагрузки на юристов внедрение технологий — это самое очевидное решение для юридических департаментов в обозримом будущем.

2. Замена 20 % юристов сотрудниками без юридической квалификации к 2024 г. за счет автоматизации юридических процессов. Необходимость оставаться эффективными в условиях возрастающих нагрузок, не увеличивая при этом штат, подтолкнула многие юридические департаменты к тому, чтобы максимально эффективно использовать время и опыт юристов. Это предполагает в том числе делегирование работы с типовыми задачами и документами не-юристам. На рынке Беларуси уже разрабатываются программы переподготовки кадров, цель которых — научить не-юристов выполнять несложные типовые юридические задачи.

Справочно.
Один из способов оптимизировать расходы на юридический департамент — передать повторяющиеся и несложные операции компьютеру или не-юристам. Благодаря этому компания сможет решить больше юридических задач, не увеличивая штат за счет специалистов с высшим юридическим образованием. Кроме того, освобожденные от рутины юристы смогут максимально использовать свой потенциал и посвятить больше времени стратегическим задачам.

Популярными Legal Tech решениями, которые помогут оптимизировать работу юристов (позволяя тратить свое время только на сложные, аналитические задачи), ускорить юридические процессы, а также делегировать нагрузку по выполнению типовых, рутинных задач без рисков для бизнеса, являются конструкторы шаблонов документов и конструкторы юридических чат-ботов.

Конструктор шаблонов документов: доверенности, договоры и не только

Конструктор шаблонов документов — это инструмент, позволяющий автоматизировать работу с собственными типовыми документами и самостоятельно, без навыков программирования настраивать на базе разработанных юристами компаний типовых форм документов гибкие смарт-шаблоны, учитывающие все возможные условия (к примеру, сделки). Пользователю, генерирующему документ из смарт-шаблона, для создания юридически правильного документа нужно всего лишь отметить или выбрать условия, соответствующие его бизнес-ситуации. Все возможные варианты развития событий продуманы и согласованы юристами единожды на этапе настройки смарт-шаблонов, а значит, такие типовые документы не нужно перепроверять, визировать и согласовывать. Юрист может настроить шаблон таким образом, что при выборе пользователем определенных условий (например, оплаты с большей отсрочкой платежа, чем стандартная) в теле документа автоматически будут появляться связанные блоки, которые усилят позиции компании в ситуациях повышенного бизнес-риска.

Справочно.
Конструктор шаблонов документов отлично справится с составлением типовых, шаблонных документов: доверенностей (в том числе на получение товарно-материальных ценностей), заявлений (в том числе на предоставление отпуска), приказов, договоров. Кроме того, конструкторы шаблонов документов позволяют включать в документы отдельные блоки в зависимости от выбранных пользователем настроек (например, предусматривать более высокий размер неустойки для тех контрагентов, которые пользуются рассрочкой платежа).

Настройка конструктора позволяет запретить пользователю самостоятельно вносить правки и изменения в документ, чтобы исключить как «самодеятельность», так и ошибки человеческого фактора.

Какие задачи решает конструктор шаблонов документов:

— существенно сокращает время на подготовку типовых документов;

— минимизирует риски, связанные с ошибками человеческого фактора и ручного ввода данных;

— экономит время юристов, позволяя не перепроверять документы, созданные из шаблонов;

— дает возможность исключить типовые документы из цепочек согласований или направлять их по «короткому» маршруту;

— оптимизирует бизнес-процессы и позволяет делегировать работу с типовыми документами сотрудникам без юридической квалификации без рисков для бизнеса.

Справочно.
Конструкторы документов доступны по стоимости, не требуют выделения больших человеческих ресурсов для их настройки и с учетом скорости внедрения и обучения пользователей способны оперативно разгрузить юристов, окупить себя и сократить издержки бизнеса на рутинные юридические задачи.

Примерами конструкторов документов, которые могут быть актуальны для белорусского рынка с учетом стоимости и языка интерфейса, являются Doc.one, Турбоконтракт, AXDRAFT, Doczilla, Freshdoc. 

Создание договора купли-продажи недвижимости из смарт-шаблона в Doc.one

Чат-бот: новые грани общения с «юристом» 

Конструктор чат-ботов — это инструмент, позволяющий самостоятельно создавать чат-боты для решения конкретных бизнес-задач. Чаще всего такие чат-боты используются для обслуживания внутреннего клиента (сотрудников других подразделений, например отдела продаж) и снимают с юристов нагрузку в виде массовых повторяющихся однотипных вопросов.

Справочно.
Чат-бот — это виртуальный собеседник, компьютерная программа, предназначенная для общения с пользователем и решения его задач.

Примером такого решения может быть Form.one. Существуют также другие сервисы, например, pipe.bot, сервисы по созданию чат-ботов в мессенджерах, больше подходящие для сегмента «бизнес — конечному пользователю».

Form.one — это конструктор чат-ботов с предельно понятным интерфейсом, в котором юрист без навыков программирования на стадии настройки продумывает все ветки диалога и варианты ответов. Чат-боты можно создавать по любым блокам вопросов, которые можно алгоритмизировать. Например, регламенты и комплаенс-процедуры компаний, блок кадровых вопросов, блок вопросов о защите прав потребителей, различные алгоритмы действий при возникновении тех или иных ситуаций (порядок действий по исполнительному производству, порядок действий страховщика при возникновении случая, который может быть признан страховым, и т.д.). Чат-бот, созданный в Form.one, может быть встроен в сайт, расположен на отдельной странице или открываться по ссылке, расположенной, к примеру, в e-mail подписи юриста. 

Так выглядит процесс настройки дерева диалога чат-бота

В современном мире, когда люди проводят много времени в мессенджерах и смартфонах, «общение» с чат-ботом для решения типовых задач не выглядит чем-то фантастическим. Самое главное, что умеет чат-бот и не умеет ни один, даже самый профессиональный юрист, — это консультировать десятки людей одновременно. Чат-бот доступен по цене и не требует много времени для того, чтобы разобраться в его настройке и создать собственного помощника. Именно поэтому конструкторы чат-ботов приветствуются как юристами, так и сотрудниками, привыкшими к гаджетам.

Какие задачи решает чат-бот:

— снимает с юристов нагрузку в виде ответов на повторяющиеся однотипные вопросы от внутреннего клиента;

— помогает внутренним клиентам легко ориентироваться в регламентах и комплаенс-требованиях;

— позволяет оперативно принимать решения по стандартным вопросам и быстро находить нужную информацию;

— позволяет осуществлять первичный опрос и сбор документов и направлять его нужному сотруднику (при работе совместно с системой управления юридическими процессами Case.one);

— назначает встречи и заносит их в календарь;

— генерирует типовые документы на базе ответов пользователя (в сочетании с Doc.one).

Справочно.
Согласно исследованиям Pravo.ru чат-боты могут экономить юристам до 30 % рабочего времени, избавляя от рутины и высвобождая время для задач, на которые часто не хватает ресурсов. В результате компания может сэкономить сотни рабочих часов юристов и не увеличивать штат.

Чат-бот в сочетании с конструктором шаблонов документов (Doc.one и Form.one) отлично справится с созданием на базе ответов пользователя типового документа, например, доверенности, стандартного договора, заявления на отпуск, заявления в страховую компанию и т.д. Создаваемый документ можно защитить от редактирования, чтобы исключить случаи внесения в него изменений.

Создание доверенности чат-ботом Form.one в связке с Doc.one 

Согласно закону Парето 80 % времени тратится на задачи, которые приносят всего лишь 20 % результатов. Применяя его к процессам в юридических департаментах, мы видим, что трата ресурсов на рутинные и самые массовые операции не результативна. С помощью автоматизации юридических процессов и внедрения Legal Tech решений у юристов появится возможность сокращать количество старых, рутинных задач, освобождая место для тех, которые способны принести большие результаты.