Необходимо ли создавать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел в небольшой компании?

Вопрос:

Частью первой п. 22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция), установлено, что руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Как это правило применимо к организации с численностью сотрудников 15 человек?

Ответ: 

Норма о назначении комиссии по проверке наличия и состояния личных дел распространяется на все организации независимо от численности.

В части второй п. 2 Инструкции закреплено, что личные дела ведутся на работников, занимающих в организации должности руководителей и специалистов, а также в иных случаях, установленных законодательством. Перечень должностей работников, относящихся к категориям руководителей и специалистов, определяется в соответствии с общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125. Перечень иных категорий работников, на которых в организации будут вестись личные дела, при необходимости определяется организацией самостоятельно.

Инструкция не ставит вопрос о необходимости ведения личных дел на работников, указанных в части первой п. 2 Инструкции, в зависимости от количества работников в организации. Аналогичным образом нормы Инструкции, касающиеся вопросов формирования, ведения и хранения личных дел работников, распространяются на все организации, независимо от их штатной численности.

Следовательно, в организации, независимо от количества работников, должны соблюдаться все нормы Инструкции, в том числе в части, касающейся проверки наличия и состояния личных дел. В этих целях в организации приказом руководителя не реже одного раза в 5 лет должна создаваться специальная комиссия. Количественный и персональный состав комиссии определяется руководителем организации самостоятельно, при этом сам руководитель в состав комиссии не входит. Как правило, возглавляет такую комиссию заместитель (один из заместителей) руководителя организации. Лица, включенные в состав комиссии, до начала проведения проверки должны быть ознакомлены с требованиями Инструкции.