Нетипичные вопросы по обращениям граждан и юридических лиц

Ответ: Да, обязана.

В законодательстве Республики Беларусь не содержится прямая обязанность организации предоставлять гражданину ручку для внесения записи в книгу замечаний и предложений.

Однако в соответствии со ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее — Закон об обращениях) организации обязаны обеспечивать внимательное, ответственное, доброжелательное отношение к заявителям и не допускать формализма, бюрократизма, волокиты, предвзятого, нетактичного поведения, грубости и неуважения к заявителям.

Таким образом, поскольку у гражданина имеется безусловное право на обращение путем внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений, организация не вправе препятствовать ему в реализации своего права как заявителя и обязана обеспечить для этого необходимые условия (к примеру, предоставить ручку и место для внесения записи).

В связи с этим отказ в предоставлении гражданину ручки для внесения записи в книгу замечаний и предложений может свидетельствовать о несоблюдении организацией обязанности, предусмотренной абз. 3 ст. 9 Закона об обращениях, и расцениваться как создание препятствий для внесения записи в данную книгу.

Вопрос: Одно и то же обращение пришло на электронную почту и на почтовый адрес организации. На какое из обращений необходимо отвечать и куда направлять ответ?

Ответ: На оба обращения необходимо подготовить один ответ и направить его на почтовый и электронный адреса заявителя.

В соответствии с п. 5 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786, все поступающие в государственный орган, иную организацию обращения заявителей регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

В соответствии со ст. 13 Закона об обращениях указанные обращения будут считаться идентичными и должны быть зарегистрированы в день их поступления в установленном порядке.

При подаче заявителем нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ответа (уведомления) на первоначальное обращение на такие обращения может направляться общий ответ (уведомление) в сроки, установленные законодательством об обращениях граждан и юридических лиц для рассмотрения первоначально поступившего обращения. В этом случае указанные обращения учитываются как одно обращение.

На два обращения готовится один письменный ответ, который в установленные сроки направляется по почте и на адрес электронной почты заявителя.

Вопрос: Нужно ли отвечать на обращения, отправленные заявителями по факсимильной связи?

Ответ: Нет, не нужно.

Согласно ст. 10 Закона об обращениях обращения подаются заявителями в письменной или электронной форме, а также излагаются в устной форме.

Письменные обращения подаются нарочным (курьером), по почте, в ходе личного приема, путем внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений.

Устные обращения излагаются в ходе личного приема.

В качестве электронных рассматриваются обращения, поступившие на адрес электронной почты организации либо размещенные на официальном сайте организации в глобальной компьютерной сети Интернет.

Таким образом, при получении сообщений посредством факсимильной связи такие сообщения по общему правилу не подлежат регистрации в качестве обращений и не требуют ответа.

Однако это не препятствует государственному органу или иной организации по своей инициативе регистрировать обращения, отправленные заявителями по факсимильной связи, как обращения граждан и юридических лиц, рассматривать такие обращения и направлять на них ответы по существу.

Вопрос: Обращение подписано представителем юридического лица с приложением доверенности. Копии документов, приобщенные к обращению, заверены другим лицом, о полномочиях которого организации неизвестно. При подготовке ответа на обращение необходимо ли принимать во внимание указанные документы?

Ответ: Да, необходимо рассмотреть обращение с учетом приложенных документов.

Юридические лица реализуют право на обращение через свои органы или своих представителей. Представители заявителей при подаче и рассмотрении обращений могут совершать действия, право на осуществление которых имеют заявители в пределах предоставленных им полномочий (ст. 4 Закона об обращениях).

Заявители, в свою очередь, имеют право представлять дополнительные документы (ст. 7 Закона об обращениях).

Согласно п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

Исходя из указанных норм право на подачу обращения и право на заверение копий документов могут иметь в том числе разные лица в организации (например, копию трудовой книжки заверяет работник кадровой службы).

Соответственно, надлежащим образом приобщенные к обращению документы, независимо от лица, которое их заверяло, следует принимать во внимание при подготовке ответа. 

Вопрос: Нужно ли руководствоваться нормами Закона об обращениях при даче ответа контрагенту на обращение, поступившее в связи с наличием у сторон хозяйственных отношений?

 Ответ: Нет, не нужно.

Сфера действия Закона об обращениях не распространяется на обращения, подлежащие рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращений работника к нанимателю, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения (ст. 2 Закона об обращениях).

В указанных сферах существует отдельное процессуальное регулирование порядка рассмотрения заявлений и жалоб. Порядок обращений, связанных с заключением гражданско-правовых договоров, а также разрешением споров, возникающих в процессе исполнения таких договоров, регулируется ГК.

Помимо прочего, в отличие от хозяйственной переписки обращение юридического лица должно содержать:

• наименование и (или) адрес организации либо должность лица, которым направляется обращение;
• полное наименование юридического лица и его место нахождения;
• изложение сути обращения;
• фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения;
• личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения.

Таким образом, если обращение не соответствует названным в законе признакам заявления, предложения и жалобы и т.д., порядок его рассмотрения, предусмотренный Законом об обращениях, не применяется.