Организация договорной работы: разработка локального правового акта

Содержание:

• Основные этапы построения договорной работы
• Создание ЛПА, регламентирующего договорную работу

Эта статья:

— поможет выделить основные этапы построения договорной работы в организации;

— подскажет, как разработать понятный, гибкий и актуальный локальный правовой акт, регламентирующий договорную работу.

Основные этапы построения договорной работы

Идеальным является вариант, когда бизнес-процесс по заключению договоров четко выстроен, автоматизирован, регламентирован локальными правовыми актами (далее — ЛПА), внедрен электронный документооборот. Как правило, так организована работа в крупных компаниях, которые в силу своей величины уже не могут существовать без четко выстроенных и отлаженных процессов.

Тем не менее каждая компания проходит путь становления договорной работы, поэтому выделим основные этапы ее построения:

1. Выбираем информационную систему для ведения договорной работы и обучаем сотрудников работе с ней.

Этап не обязательный, но в нашей динамично развивающейся среде очень желательный. Использование специальных программных решений упростит ряд задач, сделает процесс прозрачным, избавит от ведения дополнительных учетных файлов, журналов и существенно сократит трудозатраты. Бонусом станут возможность быстрой аналитики информации по отчетам, подсчета KPI, быстрый поиск документов.

Для ведения договорной работы можно использовать такие программы, как «Документооборот» от 1С:Бухгалтерии, решения на базе Bitrix 24 и др. 

Также хорошим подспорьем для юриста при большом объеме заключаемых договоров будут программы по сверке документов, которые позволяют быстро сравнивать два документа и выявлять внесенные в них изменения, например ABBYY FineReader. 

Рекомендуем провести обучение сотрудников работе с данными программами.

2. Разрабатываем ЛПА — один из ключевых этапов, регламентирующих процесс заключения договора.

3. Согласовываем ЛПА со всеми подразделениями, вовлеченными в процесс по согласованию договора, и утверждаем у руководителя.

4. Разрабатываем и утверждаем формы шаблонов договоров.

Приоритетное использование шаблонов компании (разработанных собственными экспертами или с привлечением внешних консультантов) существенно снизит риски, поскольку шаблоны будут учитывать интересы именно вашей компании. Это позволит сократить временны́е ресурсы сотрудников на рассмотрение форм контрагентов и, соответственно, увеличить скорость заключения договоров.

Шаблоны договоров необходимо постоянно поддерживать в актуальном состоянии, корректировать с учетом изменений законодательства, судебной практики, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и собственного опыта по ранее возникавшим спорным моментам. В своей работе мы ценим мнение новых сотрудников касательно действующих шаблонов, потому что «свежий взгляд» в большинстве случаев более объективен, отвлечен от правил и порядков, сложившихся в компании. 

5. Обеспечиваем контроль за исполнением договорных обязательств.

Это важный этап, который должен исполняться на регулярной основе.

Когда процесс договорной работы выстроен и регламентирован, сотрудники четко понимают, что они должны делать в той или иной ситуации, знают свои полномочия и зону ответственности.

Создание ЛПА, регламентирующего договорную работу

Слаженное и предсказуемое функцио­нирование всех процессов — это обязательное условие бизнеса. И если на этапе стартапа скорость принятия решений не позволяет описывать каждый процесс, то, когда компания работает в полную силу, без регламентации уже не обойтись. 

Регламент — это прописанные правила, определяющие порядок деятельности организации.

Особенностью договорной работы является то, что она регламентируется ЛПА, разработанными непосредственно внутри организации.

Положение о договорной работе, регламент или инструкция по заключению договоров — совершенно неважно, как будет называться ЛПА. Важно, чтобы документ был понятным для исполнителей, координировал и разъяснял действия сотрудников, обеспечивал скорость принятия решений, раскрывал суть бизнес-процесса.

На выходе должен получиться структурированный, продуманный ЛПА, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Не стоит подходить к его разработке формально. ЛПА должен быть рабочим, гибким и актуальным.

ЛПА должен включать в себя:

1) общие положения — описывают суть ЛПА и его назначение;

2) основные этапы жизненного цикла договора.

Рассмотрим подробнее, какие основные этапы жизненного цикла договора целесообразно включить в разрабатываемый ЛПА.

Инициирование заключения договора

В данном разделе необходимо описать, кто может быть инициатором подписания договора, «вход» договора в компанию, чей шаблон используется (компании или контрагента), действия, которые должен совершить инициатор договора (например, выслать предварительно шаблон договора компании-контрагенту для ознакомления, получить реквизиты контрагента, регистрационные документы, направить данные контрагента на проверку в соответствующее подразделение, если таковое в компании имеется, либо выполнить проверку самостоятельно, запросить документы, подтверждающие полномочия подписанта, и др.). Наполняемость задач на данном этапе зависит от специфики бизнеса, выстроенных в компании процессов, наличия тех или иных подразделений и их функций.

Согласование договора

Раздел, который описывает непосредственно процесс согласования договора. Как правило, в процессе участвует несколько подразделений: юридическая служба (юрист), финансовая служба (бухгалтер), непосредственно подразделение, которое будет отвечать за  исполнение договора (оказание услуги/заказчик услуги). Также следует указать лицо, принимающее решение по особенно сложным, важным или спорным пунктам.

Целесообразно четко описать разделы договора, за которые отвечает то или иное подразделение, кто ведет коммуникацию внутри компании, каким образом осуществляется контакт с внешним контрагентом, как оформляются замечания к договору, порядок действий на случай, когда не достигнуто согласие внутри компании или с внешним контрагентом, и др.

В помощь сотрудникам могут быть разработаны чек-листы юридической службы, бухгалтерии с указанием обязательных требований к договору с отсылкой к законодательству, а также альтернативных, компромиссных формулировок для контрагента и т.п., которые упростят процесс согласования и избавят от необходимости неоднократно проговаривать и прописывать данные требования контрагенту, что сэкономит время сотрудников. 

Немаловажным моментом является установление нормативного срока на подготовку, рассмотрение и согласование договора внутри компании.

Следует помнить, что установление срока, исполнение/неисполнение которого не влечет положительных либо отрицательных последствий для сотрудника, бессмысленно. Если соблюдение сроков, достижение результата привязано, например, к KPI сотрудника или подразделения, то мотивация у сотрудников гораздо выше.

Этап согласования завершается подписанием договора, при необходимости — визированием определенными службами/специалистами, что также следует отразить в регламенте.

Регистрация договора

Данный этап выстраивается и описывается исходя из возможностей компании и уровня ее автоматизации.

Если договорная работа автоматизирована, действия сотрудника минимальны и ограничиваются проставлением тех или иных отметок в системе, то реестр договоров формируется автоматически.

Если же автоматизация отсутствует, самым доступным и удобным вариантом является регистрация в файле программы Microsoft Excel, позволяющем добавить неограниченное количество столбцов и граф, быстро фильтровать информацию по различным данным. Как правило, это наименование контрагента, внутренний/внешний номер договора, дата заключения, инициатор, исполнитель, отметки о движении договора, наличии оригинала и т.п. в зависимости от потребностей компании. С учетом того, что в любой даже самой небольшой компании заключаются различные виды договоров, целесооб­разно их дифференцировать по номеру договора, присваивая уникальный номер, аббревиатуру, букву, указывающую на вид договора, подразделения, что также позволит быстро ориентироваться в документах.

Получение копии и оригинала договора

Раздел, определяющий порядок подписания договора сторонами и обмена подписанными документами. Как правило, вначале стороны обмениваются подписанными скан-копиями, затем — оригиналами посредством почтовой связи. Ввиду того, что документы имеют свойство теряться, стороны забывают обменяться оригиналами и данному этапу также необходимо уделить внимание и регламентировать порядок действий всех участников процесса: требования к оформлению документа, подготовка его бумажного экземпляра и направление его на подпись, направление почтой, контроль за получением оригинала, место хранения оригинала договора. 

Для исключения возможности замены страниц и частей текста недобросовестным контрагентом рекомендуется защищать договор. Существуют классические способы защиты, такие как использование бланков с защитой (водяными знаками), парафирование, прошивание, визирование.

Исполнение договора

Это завершающий этап жизненного цикла договора, который определяет порядок непосредственного исполнения договора, внесения в него изменений, прекращения, а также порядок контроля за его исполнением.

Цель контроля — выявление несоответствий и их причин, разработка корректирующих мероприятий (обучение сотрудников, корректировка ЛПА, процессов, шаблонов и т.п.).

Это регулярная функция, которая осуществляется, например, путем проведения аудитов.