QR-код и/или печать?

Из формулировки подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 неясно, должно ли право субъекта хозяйствования не использовать печать быть каким-либо образом документально оформлено на уровне локальных нормативных актов. Полагаем, что в данном случае все же целесообразно внести изменения в локальные нормативные акты организации, в которых упоминается об обязательном использовании печати (например, в Положение о делопроизводстве, Положение о договорной работе, устав, учетную политику).

Дополнительная защита документов

Меры по дополнительной защите оформляемых юридическими лицами документов могут быть следующими:

— ведение электронного документооборота (позволяет практиковать подписание документов, например договоров, с использованием электронной цифровой подписи);

— использование QR-кода на документах в качестве дополнительной защиты;

— закрепление в уставе компании положения о требовании проставлять печать на всех документах, издаваемых ею. Так, злоумышленники могут подделать подпись на документе, якобы выданном субъектом хозяйствования, но им может быть неизвестно, что уставом предусмотрено дополнительное требование о проставлении печати;

— определение нескольких подписантов документов компании, наличие подписи каждого из которых на документе будет являться обязательным;

— расширение в уставе компании перечня документов, подлежащих обязательному нотариальному заверению.

Справочно. 
Для электронных документов функцию печати выполняет электронная цифровая подпись юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.

QR-код как альтернатива печати организации

QR-код (от англ. quick response — «быстрый отклик») — это матричный код, который также называют «двумерным штрих-кодом». Он может хранить до 7089 цифр, или 4296 символов латиницы.

Справочно.
Название «QR Code» является официально зарегистрированной торговой маркой компании Denso Wave Incorporated (дочерней компании Toyota). Тем не менее его использование бесплатно как для физических, так и для юридических лиц и не подпадает под действие каких-либо лицензий.

QR-код состоит из черных модулей (квадратные точки), расположенных в квадратной сетке на белом фоне. Закодированная информация может состоять из 4 стандартизованных типов («режимов») данных (числовой, буквенно-цифровой, байтовый/двоичный, кандзи) или посредством поддерживаемых расширений практически любых типов данных.

На сегодняшний день QR-код применяется во многих государствах мира как с целью идентификации информации, так и для передачи определенных массивов данных. Основным достоинством QR-кода является возможность легкого распознавания сканирующим оборудованием, в том числе фотокамерой мобильного телефона.

Почему эффективнее использовать QR-код вместо печати?

В случае с применением QR-кода вместо печати в договорной работе главным преимуществом является то, что Министерство юстиции Республики Беларусь предоставляет возможность генерировать QR-код на основании официальной и актуальной информации о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, содержащейся в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее — ЕГР).

Сгенерированный QR-код с помощью мобильного телефона позволяет любому заинтересованному лицу в любое время проверить минимально необходимую информацию о юридическом лице и его статусе (действующее, находится в процедуре ликвидации и др.).

Так, в виде QR-кода может быть сгенерирована отсылка к следующей информации:

• регистрационный номер;

• наименование юридического лица;

• наименование регистрирующего органа;

• дата государственной регистрации;

• состояние;

• дата исключения из ЕГР (прекращения деятельности юридического лица в связи с реорганизацией);

• наличие запрета на отчуждение доли участника в уставном фонде коммерческой организации.

При этом QR-код всегда будет делать отсылку к актуальной на данный момент времени информации, содержащейся в ЕГР.

Как сгенерировать QR-код?

Для того чтобы сгенерировать QR-код для организации, необходимо:

1. Сформировать ссылку следующего вида: http://egr.gov.by/egrn/QR.jsp?N=XXXXXXXXX, где XXXXXXXXX — регистрационный номер (УНП) организации (только цифры).

2. Сгенерировать QR-код при помощи доступных в сети Интернет генераторов QR-кода.

После того как QR-код сгенерирован, его необходимо сохранить на компьютере в одном из графических форматов (.png, .jpg). Далее QR-код копируется и проставляется на электронном документе либо на бумажном носителе. С примерами проставления QR-кода на договорах и доверенностях вместо печати организации можно ознакомиться на сайте ЕГР по короткой ссылке.

Ссылку можно использовать для получения бесплатного доступа к информации из ЕГР о контрагентах, если известен их УНП. Для этого нужно скопировать ссылку с УНП контрагента в адресную строку браузера и подтвердить клавишей «Enter».

Необходимо ли закрепить в локальных нормативных актах организации положение об использовании QR-кода на документах? Ответа на данный вопрос законодательство не содержит. Полагаем, это целесообразно сделать, поскольку QR-код в рассматриваемом случае выступает самостоятельным реквизитом оформляемого документа, а в ситуации, когда те или иные вопросы законодательством не урегулированы, важное значение имеет их урегулированность организацией на локальном уровне.

Документальное оформление использования QR-кода

Для того, чтобы использовать QR-код на законных основаниях, необходимо совершить следующие действия.

Шаг 1. Указать в правоустанавливающих документах (в уставе) право на неиспользование печати.

Декретом № 7 определено, что субъекты хозяйствования вправе не использовать печати. Данное правило на практике имеет двоякий смысл: оно может подразумевать не только право юридического лица отказаться от использования печати, но и право проставлять печать в случаях, когда организация посчитает необходимым.

В связи с отсутствием официальных разъяснений по этому вопросу рекомендуется все же не закреплять в уставе организации именно отказ юридического лица от печати.

Справочно.
В качестве дополнительного довода сохранения печати можно указать на наличие устойчивой хозяйственной практики (особенно вне пределов г. Минска), согласно которой наличие печати на документе остается едва ли не главным атрибутом легитимности документа.

Кроме того, на сегодняшний день законодательством также не урегулированы процедура и порядок уничтожения печати (за исключением печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь).

Пример указания об использовании печати и QR-кода в уставе хозяйственного общества:
«Общество является юридическим лицом согласно законодательству Республики Беларусь, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, открывать расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, иметь печать, штампы и иные реквизиты со своим наименованием.

Печать Общества проставляется в случаях, предусмотренных законодательством и локальными правовыми актами Общества.

Локальными правовыми актами Общества могут быть предусмотрены иные способы заверения подписи уполномоченного должностного лица Общества, в том числе при помощи штрихкодирования (QR-кода), в случаях, когда проставление печати не является обязательным согласно законодательству Республики Беларусь».

Шаг 2. Закрепить использование QR-кода в локальных нормативных актах.

Использование QR-кода лучше всего закрепить в локальных актах организации, регламентирующих делопроизводство (например, в Положении о делопроизводстве, Положении о договорной работе, в учетной политике и т.п.).

Пример указания об использовании QR-кода в Положении о договорной работе:
«Подписание от имени Общества Руководителем (уполномоченным лицом) договора осуществляется на каждом его листе каждого экземпляра. Если договор изложен на нескольких листах, возможно оформление подписания каждого экземпляра договора путем надлежащего прошнуровывания (сшивания), пронумеровывания и скрепления подписью Руководителя (уполномоченного лица) и QR-кодом (печатью — в случаях, предусмотренных законодательством и (или) локальными нормативными актами Общества)».

Шаг 3. Информировать контрагентов и (или) предложить им новый способ подтверждения подписи в договорах.

В частности, контрагентам можно направить письма с сообщением о том, что организация вместо проставления печати применяет QR-код, и при необходимости предложить им в дальнейшем использовать данный способ обеспечения легитимности договоров.

Шаг 4. Прописать в договорах условие о дополнительной легитимности.

Требование проставлять печать на первичных документах может быть прописано в договоре с контрагентом. Тогда в целях применения QR-кода нужно исключить данное условие договора, оформив дополнительное соглашение к нему.

Выдержки из договоров об использовании QR-кода:
«При подписании настоящего Договора, а равно всех приложений, дополнений и изменений к нему наличие QR-кода на подписях сторон обязательно.
Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями Сторон с нанесением штрих-кода (QR-кода)».