Статус комиссии по закупкам

Комиссия по закупкам — это создаваемый приказом по предприятию временно функционирующий орган, ответственный за проведение одной процедуры закупки, нескольких процедур закупок одних и тех же закупаемых товаров (работ, услуг) либо создаваемый в одном структурном подразделении для проведения им процедур закупок в определенный временной период.

Чтобы понять, какой подход лучше использовать при создании комиссии по закупкам, нужно определиться со следующими моментами:

1) какие процедуры закупки проводит структурное подразделение (чаще всего это конкурентные процедуры или закупка из одного источника);

2) закупается однообразный товар (работа, услуга) или он постоянно видоизменяется;

3) какого профиля специалисты требуются в качестве членов такой комиссии, кто из них всегда должен в ней присутствовать, а кто — в редких случаях.

Таким образом, по своему усмотрению организатор закупки может:

— создать единую комиссию для проведения всех процедур закупки в отдельном структурном подразделении на определенный период;

— создать разовую комиссию для проведения закупки конкретного товара (работы, услуги);

— уполномочить действующую комиссию на проведение процедур оформления конкурентного листа и процедур закупки из одного источника.

Указание в приказе конкретного вида процедуры закупки: за и против

Еще один важный момент, на который следует обратить внимание при создании комиссии: в случае указания в приказе конкретного вида процедуры закупки, для проведения которой создана комиссия, организатор в некотором смысле сковывает себя в своих действиях.

Рекомендации.
Возможный образец записи в приказе:
«...комиссия по закупке канцелярских товаров...»
либо
«...комиссия по закупке по процедуре запрос предложений канцелярских товаров...».

Так, если конкурентная процедура закупки не состоится по той или иной причине и проведение новой конкурентной процедуры будет нецелесообразно либо на нее не будет времени ввиду срочности приобретения предмета закупки, то перейти к иной процедуре закупки (например, из одного источника) без издания нового приказа о комиссии по закупкам будет невозможно: полномочия такой комиссии будут ограничены единственным видом процедуры закупки.

Тем не менее если в работе служб, входящих в состав комиссии по закупкам, отсутствуют достаточные скоординированность и согласованность действий, то такая формулировка даст возможность более четко отслеживать проводимые процедуры закупки и пресечь любую возможность попустительства со стороны подразделения, ответственного за такую процедуру.

Принятие решений комиссией

Поскольку комиссия по закупкам является коллегиальным органом, то ее работа организуется в форме заседаний. Обычно для признания кворума необходимо присутствие либо большинства членов комиссии, либо установленного минимума. В регламенте работы комиссии целесообразно предусмотреть особые случаи: при увольнении (освобождении от должности) специалиста, включенного в ее состав, возможность его замены либо работы комиссии без такого специалиста, порядок определения численного состава комиссии без учета отсутствующего специалиста.

Комиссия может продолжать свою работу в том случае, если ее численность составит не менее предусмотренного количества членов комиссии. Если численный состав комиссии в результате выбытия ее членов в связи с освобождением их от занимаемой должности становится менее преду-смотренного, то необходимо подготовить соответствующий приказ об изменении (дополнении) состава комиссии по закупкам.

Члены комиссии участвуют в заседаниях комиссии и совместно несут ответственность за результаты ее деятельности. Кроме того, они (равно как и привлекаемые к участию в работе комиссии специалисты, эксперты либо присутствующие на ее заседании уполномоченные представители) несут ответственность за разглашение информации, которая является коммерческой тайной.

В случае если кто-либо из членов комиссии имеет особое мнение по принятому комиссией решению, то такое мнение обычно отражают в протоколе заседания комиссии или прилагают в виде отдельного документа к протоколу заседания комиссии. Члены комиссии имеют право при несогласии с решением комиссии представлять руководителю мотивированные возражения в письменном виде, а при совмещении в одном лице функций руководителя организатора закупки и председателя комиссии — в вышестоящий орган или руководителю государственного органа, иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь.

Если член комиссии отсутствует

Может возникнуть ситуация, когда работник, включенный в персональный состав комиссии по закупкам, в момент проведения процедуры отсутствует по той или иной причине на рабочем месте. Такое отсутствие может быть разовым либо длительным.

Например, чаще всего регламент работы комиссии включает положение о том, что в случае расхождения мнений членов комиссии при голосовании решение принимается простым большинством либо решение принимает ее председатель. Таким образом, если отсутствуют одновременно и председатель комиссии, и его заместитель либо председатель комиссии не имеет в списочном составе комиссии официального заместителя, то работа комиссии может быть заблокирована. Рассмотрим такие ситуации подробнее.

Ситуация 1. Работник длительное время отсутствует на рабочем месте (отпуск, больничный и т.д.).

На этот случай в ЛНПА следует определить период (например, свыше 5 рабочих дней), в течение которого отсутствующий работник должен быть заменен в комиссии, а также порядок такой замены.

Например, в случае отсутствия работника — члена комиссии руководитель подразделения, в котором работает такой сотрудник, направляет в комиссию докладную записку и определяет в ней другого работника на замену, который будет исполнять функции отсутствующего члена комиссии.

Рекомендация.
Образец записи в ЛНПА: «В случае длительного отсутствия работника (свыше пяти календарных дней), включенного в персональный состав комиссии...»

Такая докладная записка должна подаваться в сроки, определенные в ЛНПА. Например, не позднее дня, когда стало известно об отсутствии работника по уважительной причине, либо в течение 3 рабочих дней с момента отсутствия работника.

Кроме того, необходимо определить порядок фиксации вступления в комиссию нового члена. Например, докладная записка о замене отсутствующего работника может регистрироваться секретарем комиссии в установленном порядке делопроизводства. Такая регистрация будет являться фиксацией членства в комиссии с момента регистрации. Членство может возникать по факту издания распоряжения либо иного документа.

Ситуация 2. Работник временно отсутствует на рабочем месте (отгул, короткая командировка и т.д.).

Чаще всего если отсутствует один-единственный член комиссии, то заседание просто проходит без него, поскольку кворум соблюден. Такая ситуация не критична, но бывают исключения:

1. Отсутствует член комиссии, мнение которого является весомым или определяющим (например, представитель юридической службы).

Руководитель подразделения, в котором работает отсутствующий работник, может быть наделен правом согласовывать протокол заседания комиссии, если такое заседание прошло в день отсутствия работника — члена комиссии. Данное право должно быть предусмотрено в соответствующем ЛНПА.

2. Отсутствует руководитель структурного подразделения, который является членом комиссии по закупкам.

В ЛНПА можно предусмотреть положение о том, что вместо руководителя его обязанности как члена комиссии будет исполнять работник, назначенный приказом исполняющим обязанности руководителя подразделения — без дополнительного уполномочивающего документа.

3. Отсутствует работник, выполняющий функции секретаря комиссии.

В такой ситуации руководитель подразделения, которое проводит про-цедуру закупки, своим распоряжением может назначить другого работника временно исполняющим обязанности секретаря комиссии.

Как вскрывать предложения участников

Предложения участников необходимо вскрывать в день, установленный в качестве окончательного срока их представления или продленного окончательного срока, в порядке и месте, указанных в документах на закупку, размещенных в сети Интернет, с соблюдением следующих правил:

1. Во время вскрытия предложений комиссия не вправе:

— принимать решение об отклонении конкретных или всех предложений;

— рассматривать квалификационные требования участников;

— оценивать документы на соответствие требованиям процедуры закупки.

2. Вскрытие конвертов должно осуществляться в присутствии не менее установленного количества списочного состава членов комиссии.

3. В случае присутствия на вскрытии представителей участников про-цедуры закупки они обязаны предъявить оригиналы доверенностей на представление интересов своего предприятия, а также иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство и пр.).

Рекомендация.
Положения, связанные с осуществлением организацией закупок за счет собственных средств, определяются организацией в порядке осуществления закупок за счет собственных средств.

Оформление решения комиссии

Решения комиссии оформляются протоколом, который ведет секретарь комиссии. Как правило, протокол оформляется в день заседания, но может быть составлен и подписан в течение одного дня, следующего за днем заседания. Протокол в обязательном порядке подписывают все члены комиссии, присутствовавшие на ее заседании.

Как правило, решение комиссии вступает в силу только после его утверждения руководителем предприятия либо курирующим государственным органом. Регламентом работы комиссии желательно предусмотреть порядок и сроки такого утверждения.

Важно определить момент принятия решения комиссией: решение считается принятым с даты его принятия либо в установленных случаях с даты его утверждения или согласования.

Рекомендация.
Регламентом работы комиссии желательно предусмотреть порядок и срок утверждения решений комиссии.

Если процедура закупки «пошла не тем путем»

Регламентом работы комиссии по закупкам полезно предусмотреть отдельные случаи, когда процедура проходит не так, как этого хотели ее организаторы. Речь идет о следующих ситуациях:

Ситуация 1. Отказ победителя закупки от заключения договора.

В такой ситуации в протоколе необходимо указать:

1. Решение комиссии о признании процедуры закупки несостоявшейся, а также будет ли объявлена новая процедура закупки (и какая — конкурентная либо из одного источника) или будет вообще отменена в связи с ее нецелесообразностью ввиду изменения производственной, экономической и тому подобной ситуации.

2. Рекомендации комиссии о неприменении (с указанием причин) либо применении штрафных санкций к такому участнику (решение принимает руководитель организатора закупки).

3. В случае необходимости — кому поручено подготовить необходимый пакет документов для ведения претензионно-исковой работы для предъявления требований о возмещении ущерба к недобросовестному участнику процедуры закупки.

Ситуация 2. Участник не может заключить договор по не зависящим от него причинам (например, он включен в реестр контрагентов, временно не допускаемых к закупкам).

В протоколе должен быть указан срок заключения договора на момент, когда ситуация будет исправлена (идет процесс исключения из реестра недобросовестных контрагентов) либо процедура закупки признана несостоявшейся.

Очевидно, что если участник не злонамеренно создал ситуацию, в результате которой он не смог заключить контракт закупки, то его вина отсутствует и предъявление каких-либо требований будет затруднено.

Чем опасно обжалование решений комиссии

Обжалование решений комиссии на практике может либо доставить пару неприятных моментов, либо привести в суд или в уголовный процесс. Так, жалоба может быть подана участником:

— в связи с оспариванием какого-либо решения комиссии;

— на нарушение со стороны ее членов регламента работы комиссии;

— на нарушение прав участников процедуры закупки.

Отметим, что чаще всего периодом, в который допускается рассмотрение жалоб со стороны участников процедуры закупки, является период, установленный законодательством (не ранее чем через 5 дней с момента принятия решения о выборе победителя). Предоставление участникам права подачи жалоб в другой период может затруднить работу комиссии и проведение процедуры закупки в целом, а при недобросовестности участников — блокировать ее работу.

Такая жалоба по общему правилу подается непосредственно председателю комиссии. Однако существует немалая вероятность, что участник подаст свои претензии в контролирующие ведомства либо в органы государственного контроля с просьбой провести внеплановую проверку. Еще неприятнее, если участник обратится за проведением проверки в порядке уголовного процесса в органы по борьбе с экономической преступностью. Именно поэтому к процедуре обжалования нужно отнестись особенно внимательно.

Все члены комиссии уполномочены руководителем на выполнение юридически значимых действий. По результатам работы комиссии будет заключен договор, который является юридическим фактом, порождающим соответствующие последствия. Таким образом, с точки зрения уголовной ответственности все члены комиссии при исполнении своих функций по работе в комиссии являются должностными лицами по смыслу ч. 4 ст. 4 УК. Это значит, что если их действия будут признаны неправомерными, то в них может быть усмотрен состав должностного преступления (разновидность коррупционной преступности).

В КоАП предусмотрен состав соответствующего правонарушения — ст. 11.77 (нарушение порядка осуществления закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств организаций, имущество которых находится в госсобственности, хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых находятся в госсобственности).

Справочно.
Нарушение установленных законодательством требований к порядку осуществления закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств юридических лиц, имущество которых находится в государственной собственности, хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых находятся в государственной собственности, влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до 50 базовых величин.

Напомним, что административная ответственность может применяться как к виновному лицу, так и к руководителю юридического лица.

Таким образом, регламентом работы комиссии необходимо предусмотреть порядок работы с жалобами участников, в том числе с жалобами на работу комиссии. Рекомендуем также внести в регламент работы комиссии положение о том, что комиссия не несет ответственности перед участниками при объявлении конкурентной процедуры закупки несостоявшейся по обстоятельствам, не зависящим от ее работы. Это положение исключит возможность подачи жалоб определенного свойства.