Какие электронные накладные бывают?
Согласно постановлению № 940 субъекты хозяйствования вправе при наличии у них программных и технических средств использовать:
1) электронные накладные — товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов и электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, а также иностранного гражданина и лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность;
2) в виде электронных документов транспортные (товаросопроводительные) и (или) иные документы, подтверждающие перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами — членами ЕАЭС.
Важно.
Действие постановления № 940 ограничено случаями составления накладных в отношении грузов, перемещаемых автомобильным транспортом.
Под электронным документом понимается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП (ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Создание, передача и получение электронных накладных, транспортных и иных документов осуществляются через систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) на основании соглашений, заключаемых между оператором электронного документооборота — резидентом (далее — EDI-провайдер) и другими участниками электронного документооборота.
Важно! В соответствии с положениями писем МНС от 25.06.2018 № 8-2-10/32376, Минфина от 25.06.2018 № 15-1-18/64 в случае оформления накладных ТТН-1, ТН-2, созданных в виде электронных документов, дополнительного оформления этих накладных на бланках документов с определенной степенью защиты не требуется. Это же положение в равной степени касается и случаев создания CMR-накладной в виде электронного документа (e-CMR).
В соответствии с п. 3 Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов <...>, утвержденной постановлением Минфина и НАН Беларуси от 17.04.2014 № 22/4 (далее — Инструкция № 22/4), решение о создании накладных в электронной форме принимается организацией самостоятельно, на добровольной основе.
Справочно.
Для применения в коммерческом обороте электронных накладных участники электронного документооборота должны обладать необходимыми программными, техническими средствами, а также иметь ЭЦП.
Участники электронного документооборота
Участниками электронного документооборота признаются:
— грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик и EDI-провайдер — при использовании e-CMR;
Справочно.
Автомобильный перевозчик может выступать участником электронного документооборота, если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в электронном документообороте.
— грузоотправитель и EDI-провайдер — при передаче электронных сообщений при отгрузке товаров в адрес организации, местом нахождения которой не является Беларусь;
— грузоотправитель, грузополучатель, EDI-провайдер* — при использовании товарно-транспортных и товарных накладных.
* Инструкция № 22/4 предусматривает также особенности передачи электронной накладной и для случая, когда грузоотправитель и грузополучатель сотрудничают с разными EDI-провайдерами.
Приобретение юридической силы электронной накладной
Электронные накладные считаются созданными и приобретают юридическую силу при указанных в таблице условиях.
| Документы | Условия |
|---|
| Товарно-транспортные и товарные накладные | • подписаны ЭЦП участников электронного документооборота;
• переданы и получены через EDI-провайдера(ов) |
| CMR | • подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота, выработанной в соответствии с национальным законодательством государства — члена ЕАЭС;
• переданы из Республики Беларусь и (или) получены в Республике Беларусь через EDI-провайдеров;
• установлено доверие к ЭЦП |
| Электронные сообщения (отгрузка в адрес компании, местом нахождения которой не является Беларусь) | • подписаны ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя
• переданы EDI-провайдеру |
Справочно.
Если один из участников не обладает необходимыми программными, техническими средствами, а также ЭЦП, то формирование электронных накладных невозможно.
Что должно содержаться в электронной накладной?
В дополнение к обязательным для заполнения реквизитам товарно-транспортных и товарных накладных, составляемых на бумажном носителе, в электронных накладных указываются:
• международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (глобальные номера расположения — Global Location Number (GLN)), присваиваемые системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси;
• международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы — Global Trade Item Number (GTIN)).
Справочно. Обязательные требования к оформлению бумажных накладных, CMR, электронных сообщений установлены:
— постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной и товарной накладной <..>»;
— постановлением Минтранспорта от 20.02.2012 № 11 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления международной товарно-транспортной накладной "CMR" <..>».
Идентификация участников электронного документооборота
Идентификация участников при создании электронной накладной осуществляется с использованием международных идентификационных номеров участников хозяйственной операции, присваиваемых системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси (подп. 1.9 п. 1 постановления № 940). Самый простой и понятный способ такой идентификации — штриховое кодирование.
Справочно.
Постановлением Совмина от 25.04.1998 № 660 «Об организации работ в области товарной нумерации народнохозяйственной продукции» была создана некоммерческая организация — Ассоциация товарной нумерации ЕАН Беларуси.
Согласно п. 16 Положения о товарной нумерации и штриховом кодировании товаров (продукции) в Республике Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.05.2000 № 748 (далее — Положение), юридические лица и ИП могут использовать штриховые идентификационные коды при условии вступления в члены системы Ассоциации автоматической идентификации ГС1 Бел.
Зарегистрированному пользователю системы ГС1 Беларуси (в том числе и каждому его обособленному подразделению, филиалу, складу, цеху, логистическому объекту и т.п.) по его заявлению может быть присвоен глобальный номер расположения — GLN (или несколько GLN) — для использования в системах электронного взаимодействия участников обмена товарами и услугами как внутри страны, так и на международном уровне.
Важно.
Если юридические лица (в том числе иностранные), осуществляющие свою деятельность на территории республики, наносят на свои товары (продукцию) штриховые идентификационные коды, присвоенные национальными ассоциациями других стран, то они должны вступить в систему ЕАН Беларуси и зарегистрировать эти номера в депозитарии штриховых кодов (п. 22 Положения).
К основным условиям, выполнение которых является обязательным для зарегистрированного пользователя системы, относятся:
• ежегодное заключение договора на оказание услуг по вопросам автоматической идентификации с Ассоциацией ГС1 Бел.;
• выполнение требований системы по порядку присвоения, использования и качеству нанесения идентификационных номеров на товар (продукцию) в виде штриховых кодов.
Предоставление информации об электронных накладных
Информация об электронных накладных, а также транспортных и иных документах, которая хранится EDI-провайдерами в информационной системе электронного документооборота, является конфиденциальной.
Справочно.
С перечнем EDI-провайдеров можно ознакомиться по ссылке.
Однако она может предоставляться налоговым и таможенным органам посредством удаленного доступа. Также данная информация может быть предоставлена на основании письменного запроса (иного документа, составляемого в соответствии с законодательством) не позднее 7 рабочих дней со дня его получения, если иной срок не предусмотрен законодательством:
— привлеченному эксперту, специалисту, контролирующим (надзорным) органам при проведении проверок;
— суду;
— правоохранительным органам, органам принудительного исполнения, а также должностным лицам этих органов при исполнении ими своих служебных обязанностей;
— иным органам и их должностным лицам в соответствии с законодательными актами.
Удостоверение копии электронной накладной производится (при необходимости) по запросам указанных органов и должностных лиц на безвозмездной основе.
Выводы
Очевидно, что принятие постановления № 940 обусловлено необходимостью дальнейшего применения цифровых технологий в деятельности предприятий с целью повышения оперативности документального отражения совершаемых коммерческих операций. Кроме того, данный документ также позволяет контролирующим органам организовать и проводить автоматический контроль совершаемых хозяйственных операций, тем самым способствуя их легальности.
