Регистрация ООО: ошибки и проблемные моменты

Ошибка 1. Предоставление в регистрирующий орган неполного перечня документов

Перечень документов, необходимых для государственной регистрации ООО, определен в п. 14 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования (далее — Положение), и включает:

— заявление;

— устав в двух экземплярах, его электронную версию (в формате .doc или .rtf);

— оригинал либо копию платежного документа, подтверждающего уплату государственной пошлины.

В определенных случаях есть обязанность представить дополнительные документы.

Так, учредитель — иностранное юридическое лицо дополнительно предоставляет легализованную выписку из торгового регистра страны своего учреждения или иное эквивалентное доказательство своего юридического статуса в соответствии с законодательством страны учреждения либо нотариально заверенную копию указанных документов (выписка должна быть датирована не позднее одного года до дня подачи заявления о государственной регистрации) с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется).

Как правило, выписка является единым документом, из которого усматривается юридический статус организации, а также сведения о ее учредителях и руководителе.

Однако ряд государств и территорий не имеет такого регистра в классическом понимании, и для подтверждения статуса учредителя — иностранного юридического лица нередко нужно подготовить весомый пакет документов.

Например, учредителю — резиденту Республики Кипр для подтверждения статуса следует предоставить минимум 3 свидетельства (о регистрации компании, об органах управления, о юридическом адресе). В странах и территориях англосаксонской системы права в качестве документа, подтверждающего статус юридического лица, встречается так называемый «Сertificate of good standing».

Справочно.
При создании ООО в результате слияния или разделения в регистрирующий орган дополнительно предоставляется оригинал свидетельства о госрегистрации реорганизуемой организации (абз. 7 ч. 1 п. 14 Положения).

В случае отсутствия международного договора, признающего документы иностранного государства без дополнительной легализации, документы от учредителя — иностранного юрлица должны быть легализованы в установленном порядке (проставление апостиля либо консульская легализация).

Рекомендация: не следует делать перевод на русский или белорусский язык документов, подтверждающих статус учредителя — иностранного юридического лица, в стране его регистрации.
Во-первых, скорее всего, придется переводить печать и заверительную надпись нотариуса иностранного государства; во-вторых, за рубежом часто допускаются ошибки в терминологии при переводе на русский язык; в-третьих, может потребоваться повторный перевод.
Например, в Эстонской Республике существует институт «присяжных переводчиков». Перевод, заверенный таким переводчиком, формально не является нотариально удостоверенным для целей Положения. Здесь потребуется повторный перевод документа(ов) в Республике Беларусь и удостоверение у белорусского нотариуса.

Справочно.
Учредитель — иностранное физическое лицо дополнительно в регистрирующий орган предоставляет копию документа, удостоверяющего личность, с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется) (абз. 5 ч. 1 п. 14 Положения).

В соответствии с ч. 5 п. 19 Положения в случае представления интересов иностранного юридического лица представляется копия нотариально удостоверенной доверенности.

В ряде стран нотариусы удостоверяют только подлинность подписи лица, подписавшего доверенность, не проверяя его полномочия. Как правило, выписка (иной документ) содержит сведения о руководителе (лице, уполномоченном выдавать доверенности), но нередки ситуации, когда данные сведения отсутствуют (например, при оформлении документов в США). В таких ситуациях в регистрирующий орган необходимо представить дополнительный документ, например, отдельный нотариальный акт, в котором нотариус подтверждает полномочия руководителя. Такой документ также должен быть засвидетельствован нотариально, в случае необходимости — легализован, а перевод на русский или белорусский язык — нотариально удостоверен.

Справочно.
Выписка (иной документ) должна подтверждать:
— наименование компании;
— сведения о ее местонахождении;
— сведения об уполномоченном лице, которое имеет право действовать от имени компании;
— статус компании — «действующая».

Однако следует иметь в виду, что наличие в выписке сведений о руководителе не всегда является подтверждением наличия у него полномочий на выдачу доверенности. Например, иностранная компания имеет коллегиальный орган управления или несколько директоров, выписка из торгового регистра не содержит оговорок по полномочиям каждого члена (директора) в отдельности, а доверенность выдана только одним из членов (директором). Такая доверенность не может использоваться для целей регистрации ООО, поскольку формально не подтверждает полномочия представителя.

В такой ситуации доверенность должна быть подписана либо всеми членами коллегиального органа управления иностранной компании (всеми директорами), либо должен быть документ, подтверждающий полномочия лица, подписавшего доверенность, действовать единолично от имени иностранной компании по данному вопросу (указанную оговорку иностранный нотариус может сделать в самой доверенности).

Ошибка 2. Использование неверной формы заявления

Необходимо учитывать, что форма заявления о государственной регистрации ООО может измениться в самый неподходящий момент. Чаще всего это незначительные изменения, которые при беглом чтении можно не увидеть.

Справочно.
Форма заявления о государственной регистрации ООО утверждена постановлением Минюста от 27.01.2009 № 8 «О некоторых мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1».

Отметим, что при наличии в заявлении о государственной регистрации ошибки ее исправление допустимо. Так, согласно пп. 1–4 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.09.2014 № 197 «О некоторых вопросах государственной регистрации субъектов хозяйствования <…>» в процессе приема документов в регистрирующем органе допускается внесение не более 5 исправлений (дописок) в заявление.

Ошибка 3. Неверное указание размера уставного фонда

Неверно указать размер уставного фонда можно, допустив опечатку (счетную ошибку).

Явная опечатка может быть исправлена путем внесения изменений в устав (устранение технической опечатки). Так, в соответствии с подстрочным примечанием <*> к ч. 2 п. 26 Положения к заведомо ложным сведениям не относятся описки в словах, пропуск слов, букв, цифр, ошибки в арифметических расчетах и подобные ошибки.

В ситуации с указанием в корне неверного размера уставного фонда следует прибегнуть к процедуре изменения размера уставного фонда. Так, если в уставе размер уставного фонда указан больше нужного, его следует уменьшить до фактически сформированного. При этом необходимо соблюсти всю процедуру, в том числе уведомить кредиторов. Если же указан меньший размер уставного фонда, его нужно увеличить.

Следует обратить внимание на порядок формирования уставного фонда, нарушение которого является основанием для ликвидации организации в соответствии с подп. 3.1 п. 3 Положения о ликвидации (прекращении деятельности), утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1, и считается неисправимым риском. Такое ООО словно на пороховой бочке — в любой момент может быть принято решение о его ликвидации, если не собственником, то экономическим судом. В таком случае рекомендуется не сосредотачивать активы в этом ООО и выполнить предусмотренную законодательством обязанность — принять решение о ликвидации ООО.

Ошибка 4. Неверное указание основного вида экономической деятельности

Указание неверного кода ОКЭД является самой безобидной ошибкой. Это связано с тем, что основной вид деятельности ООО может измениться по прошествии времени. Например, при создании ООО был указан один вид деятельности, а обстоятельства сложились таким образом, что основным видом деятельности по итогу стал другой. Отметим, что законодательство не предусматривает отдельного механизма внесения изменений в ЕГР в части изменения только сведений об основном виде деятельности ООО. Их можно изменить при следующем внесении изменений в устав («Основной вид деятельности» — обязательное для заполнения поле заявления).

Ошибка 5. Неполучение согласия антимонопольного органа

Перед государственной регистрацией ООО в большинстве случаев необходимо только согласовать наименование. Все возможные разрешения (лицензии, сертификаты и т.п.) ООО получает уже после регистрации. Однако при определенных условиях до государственной регистрации ООО нужно получить согласие антимонопольного органа. Такие условия указаны в ст. 33 Закона Республики Беларусь от 12.12.2013 № 94-З «О противодействии монополистической деятельности и развитии конкуренции». Например, при внесении в качестве вклада в уставный фонд ООО акций (долей в уставном фонде) другой коммерческой организации при определенных в данном Законе условиях.

Дополнительные сложности

В процессе создания ООО его учредителям необходимо решить вопрос с наименованием и согласовать его в регистрирующем органе. На данном этапе могут возникнуть некоторые сложности. Например, при согласовании наименования обнаружится, что в ЕГР уже есть юридическое лицо с таким же наименованием или похожим на него до степени смешения. Данная проблема решается или получением согласия от уже зарегистрированного юридического лица на использование его наименования, или уходом от степени смешения (путем добавления слов и букв).

Также следует иметь в виду, что не все наименования географических объектов можно использовать в фирменном наименовании ООО.

Например, согласно Указу Президента Республики Беларусь от 07.04.2000 № 172 «Об использовании названия Республики Беларусь юридическими лицами» для использования в фирменном наименовании слова «Беларусь» необходимо получать разрешение или соответствовать определенным критериям. То же самое касается слова «Минск» (Решение Минского городского исполнительного комитета от 14.11.1991 № 389 «Об использовании в реквизитах предприятий и организаций названия "Минск" (и его производных)»).

Справочно.
Требования по использованию наименований юридических лиц установлены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 05.03.2019 № 20 «О согласовании нaименований юридических лиц».

С использованием наименований других городов и населенных пунктов вопрос остается неурегулированным. Полагаем возможным указывать в наименовании ООО принадлежность к определенному населенному пункту, если ООО будет расположено в соответствующем населенном пункте.

При этом на практике встречались случаи, когда учредители создаваемого ООО хотели включить в его наименование название одного из областных центров Беларуси, которое, как выяснялось позже, уже использовалось зарегистрированным субъектом хозяйствования. Соответственно, здесь решением вопроса стало получение учредителями создаваемого ООО разрешения от уже зарегистрированного субъекта хозяйствования на использование его фирменного наименования в части названия областного центра.

Также имели место ситуации, когда наименования, предложенные иностранными учредителями, противоречили принципам морали. Все дело в особенностях языка, когда вполне себе нормальное на иностранном языке слово на русском превращается в ругательство или, мягко говоря, становится неприличным. Были случаи, когда международные компании, которые много лет осуществляют свою деятельность, не смогли выйти на белорусский рынок с транслитерацией своего наименования на русский язык и были вынуждены его адаптировать, чтобы не противоречить нормам морали.

Дополнительно по теме:
Знак М. Признание государственной регистрации недействительной: случай из судебной практики
Игнатовская Т. Антимонопольное регулирование: кого и от чего защищает и какие изменения в новом законе (аудио)
Как иностранному инвестору открыть бизнес в Беларуси
Как увеличить уставный фонд общества (на примере ООО)