Соглашение (акт) о зачете к кредит-ноте

Вопрос: 

Может ли кредит-нота являться заявлением о зачете, составленным в одностороннем порядке, и необходимо ли дополнительно составлять соглашение (акт) о зачете?

Ответ: 

Составление соглашения или акта о зачете необходимо.

К примеру, в нашей практике кредит-ноты, присылаемые иностранными поставщиками из стран Европы, Азии, обычно составляются на бланке компании и могут вообще не содержать подпись уполномоченного представителя компании, да и в принципе может присутствовать лишь один штамп компании. В тексте содержится только наименование покупателя, которому направлена кредит-нота, ее уточнение (назначение) (кредит-нота по бонусу, кредит-нота по браку, кредит-нота по маркетингу) и сумма признанной задолженности перед покупателем. Иногда может содержаться ссылка на контракт.

Поэтому, если применимое право по контракту — право Республики Беларусь или Российской Федерации, Республики Казахстан, Украины, согласно положениям гражданских кодексов которых для совершения зачета встречных однородных требований достаточно заявления одной стороны, получение от нерезидента кредит-ноты с текстом в вышеуказанном примере не будет являться волеизъявлением стороны на совершение зачета.

В связи с этим сторонам для совершения такого зачета необходимо дополнительно оформить соглашение либо акт зачета денежных обязательств, например, обязательство нерезидента по выплате бонуса и встречное обязательство резидента по оплате поставленных товаров. Либо следует подготовить для нерезидента образец текста его уведомления, чтобы оно соответствовало всем требованиям оформления заявления о совершении зачета в одностороннем порядке.

Также необходимость оформления соглашения (акта) о зачете возникает исходя из следующего. При долгосрочных поставках обеим сторонам нужно определить, по каким неоплаченным инвойсам задолженность покупателя будет уменьшена в результате совершения зачета и какая сумма задолженности по этим инвойсам останется в остатке, если сумма зачета не прекращает обязательства по оплате по данным инвойсам в полном объеме.

Нашим предприятием от нерезидента была получена кредит-нота без подписи, составленная без ссылок на конкретные инвойсы, по которым сумма долга резидента была уменьшена согласно содержанию текста данной кредит-ноты и без составления акта о зачете. Далее, при осуществлении проверки органами Комитета государственного контроля Республики Беларусь и запросе полных сведений и документов по взаимоотношениям с контрагентом, отношения с которым были завершены более двух лет назад, контролирующим органом по результатам изучения документов учета были предъявлены претензии о нарушении предприятием сроков внешнеторговых операций.

Так, контролирующий орган посчитал, что суммы, уменьшенные в результате зачета и оплаченные в адрес нерезидента, являются предоплатой, так как данные суммы не соответствовали ни одной из имевшихся сумм инвойсов, подтверждающих поставку товара от нерезидента. И, соответственно, по мнению контролирующего органа, по данной проведенной предоплате не было поступления товаров от нерезидента. А при наличии соглашения о зачете или акта о зачете к данной кредит-ноте с указанием инвойсов, по которым уменьшены суммы задолженности, таких претензий у контролирующего органа изначально в принципе бы не возникло.

Кроме того, согласно требованиям законодательства ряда стран каждая хозяйственная операция (каждый факт хозяйственной жизни) должна быть оформлена первичным учетным документом. Такой операцией, по нашему мнению, является и зачет встречных обязательств с нерезидентом. Поэтому мы полагаем, что оформление таких соглашений или акта о зачете для коммерческих организаций в отношениях с нерезидентами необходимо.