Транспортно-экспедиционная деятельность: как минимизировать дополнительные расходы

Подготовительный этап

Подготовительная стадия обязательно включает в себя процесс согласования условий перевозки груза (в том числе стоимости услуг экспедитора) посредством подписания сторонами договора об оказании транспортно-экспедиционных услуг. Для оказания транспортно-экспедиционных услуг применяется не только договор транспортной экспедиции, но и поручения экспедитору. При этом сам договор транспортной экспедиции должен содержать перечень контрактных транспортно-экспедиционных услуг, которые обязуется оказать экспедитор. Закон также предоставляет сторонам возможность заключить договор в виде поручения экспедитору.

Справочно.
Транспортно-экспедиционная деятельность — это совокупность услуг, связанных с организацией и (или) обеспечением перевозки груза одним или несколькими видами транспорта.

Обязанности сторон на стадии исполнения договора

Все о договоре поставки

Вторая стадия подразумевает непосредственное исполнение согласованного и подписанного сторонами договора, то есть исполнение экспедитором принятых по договору транспортной экспедиции обязанностей перед клиентом. По общему правилу при оказании транспортно-экспедиционных услуг у экспедитора есть ряд основных обязанностей, установленных в договоре и необходимых к исполнению корректно и в срок. При оказании услуг и исполнении обязательств экспедитор должен действовать в интересах заказчика (клиента).

У клиента в соответствии с законодательством есть две основные обязанности по отношению к экспедитору: предоставить ему груз, предназначенный для перевозки, вместе со всей документацией, необходимой для надлежащего исполнения договора транспортной экспедиции, выплатить экспедитору причитающееся вознаграждение с учетом возмещения расходов, понесенных экспедитором в интересах клиента, в том числе и в случае, если экспедитор по объективным причинам не смог предварительно уведомить клиента о возникновении таких расходов либо не получил от него ответа на свое уведомление в разумный срок.

Именно второе положение зачастую не учитывается клиентами при согласовании условий договора об оказании транспортно-экспедиционных услуг и стоимости конкретных перевозок. Несмотря на это, клиенту выставляется счет, включающий в себя как вознаграждение экспедитора, так и сумму дополнительных расходов, понесенных экспедитором в интересах клиента.

Справочно.
В деловой практике разумный срок ответа клиента на запрос соответствует 24 часам.

Что относится к дополнительным расходам?

Основными видами дополнительных расходов, наиболее часто встречающихся на практике, являются следующие:

1. Оплата за проезд по платным дорогам (туннелям, мостам), дополнительный пробег транспортного средства. Данные виды дополнительных расходов в основном распространены при перевозках грузов автомобильным транспортом — в случаях, когда движение по согласованному ранее сторонами маршруту не представляется возможным либо движение по нему может привести к опозданию на разгрузку груза (проведение ремонтных работ дорожного полотна, введение дополнительного осмотра транспортных средств государственными органами — все это снижает общую пропускную способность дороги и скорость движения транспортного средства).

Справочно.
Причиной дополнительного пробега транспортного средства (как и дополнительных расходов) могут быть указания самого клиента, например, переадресация груза, изменение маршрута в связи со сложившейся политической обстановкой в стране транзита и т.п.

2. Проверка количества и состояния груза, взвешивание транспортного средства (груза), погрузочно-разгрузочные работы, хранение груза, упаковка (разупаковка), маркировка, пакетирование и сортировка. Указанные дополнительные расходы возникают в результате действий компетентных государственных органов и на практике являются наиболее сложной категорией расходов в плане их возмещения клиентом. Может показаться, что возникшие таким образом дополнительные расходы не должны возмещаться клиентом, поскольку он не давал никаких дополнительных инструкций и не нарушал условия ранее согласованного договора, но это не так. Перевозка груза осуществляется для клиента и за его счет, а экспедитор обязан организовать ее за вознаграждение, выполнять свои обязанности качественно и в интересах клиента. Так как экспедитор не может повлиять на действия государственных органов и их желание осуществить комплекс действий по отношению к грузам клиента, предусмотренный законодательством, то он не должен нести дополнительные расходы, возникшие не по его вине. Для обоснования клиенту позиции о возмещении экспедитору дополнительных расходов следует обратиться к ст. 16 Закона, в силу которой одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение транспортно-экспедиционных услуг, определенных договором.

3. Закрепление, укрытие, увязка грузов и предоставление необходимых для этих целей приспособлений. Такие дополнительные расходы прежде всего возникают в интересах клиента, поскольку способствуют лучшей сохранности груза на протяжении его перевозки. По умолчанию вопрос о креплении груза должен быть согласован сторонами при подготовке груза к перевозке. Также существует возможность того, что перевозчик (например, при международной перевозке груза железнодорожным транспортом из Российской Федерации в Республику Беларусь) по своему усмотрению может осуществить доукрепление груза в том случае, если текущее крепление груза оказалось, по мнению перевозчика, недостаточным.

4. Простой транспортного средства на погрузки/разгрузки или во время транспортировки груза. Данный тип дополнительных расходов встречается наиболее часто, и стороны стремятся урегулировать этот вопрос заранее во время согласования условий договора об оказании транспортно-экспедиционных услуг. В случае, когда в простое транспортного средства нет вины экспедитора и/или привлеченного им третьего лица, такие расходы выставляются на клиента.

Справочно. 
Главным критерием возникновения дополнительных расходов из-за простоя транспортного средства является наличие вины, прямых указаний клиента или действий компетентных государственных органов. То есть дополнительные расходы, связанные с простоем транспортного средства, выставляются на клиента в случае, если его действия или бездействие привели к такому простою либо возникли в результате действий компетентных органов.

Как учесть дополнительные расходы и снизить риски?

Все дополнительные расходы невозможно предусмотреть на стадии согласования стоимости услуг, так как их очень много. Но стоит учесть, что согласование односторонней ответственности заведомо ставит одну из сторон в невыгодное положение и может привести к спору между сторонами, когда по вине одной из сторон другая несет значительные финансовые потери. Для минимизации рисков возникновения спорных вопросов рекомендуем сторонам включать условия о возмещении дополнительных расходов, а также о поведении сторон в таких ситуациях непосредственно в текст договора:

«Все дополнительные расходы согласовываются экспедитором и клиентом в письменной форме и оплачиваются клиентом в рамках общего счета за оказанные услуги или в течение ___ банковских дней с даты выставления дополнительного счета экспедитором, если таковой требуется. Исключение составляют расходы, которые экспедитор понес по необходимости в целях выполнения настоящего договора и которые не имел возможности предварительно согласовать с клиентом (или не получил ответа на свой запрос в течение суток с момента его получения клиентом), или расходы, которые возникли по документально подтвержденной вине клиента (переоформление документов, необходимое изменение маршрута следования и т.п.). В этом случае расходы оплачиваются клиентом без предварительного согласования с экспедитором, но с документальным подтверждением».

При включении приведенной формулировки в договор сторонам будет значительно легче обосновать свою позицию и прийти к соглашению без значительного ухудшения деловых отношений, не прибегая к таким мерам, как направление претензии или обращение с иском в суд.

В предлагаемой формулировке учтены интересы обеих сторон, а именно:

1. Обязанность предварительного согласования дополнительных расходов с учетом ситуаций, когда оперативное согласование таких расходов невозможно по объективным причинам;
2. Срок оплаты дополнительных расходов;
3. Основанием для оплаты являются документы, подтверждающие наличие таких расходов у экспедитора, что исключает недобросовестные действия последнего (ведение «нечистой игры» и «зарабатывание» на штрафах).

Резюме.
1. При согласовании договора экспедиции учитывайте условия перевозки груза, стоимость услуг экспедитора, четкий перечень контрактных транспортно-экспедиционных услуг, обязанности сторон и дополнительные расходы. Тщательно прописывайте все согласованные условия в договоре.
2. Проверяйте наличие всех необходимых грузосопроводительных документов от клиента.
3. Придерживайтесь всех сроков, указанных для исполнения обязательств экспедитором.
В случае нарушения сроков аргументированно обоснуйте и подтвердите всеми возможными способами причины такого нарушения при выставлении счета для уплаты дополнительных расходов, а также порядок их оплаты и величину.