«Подводные камни» перевода на дистанционную работу

Ошибка первая: переход на дистанционную работу по устному соглашению сторон

Прежде всего, необходимо четко понимать, что переход на дистанционную форму работы представляет собой изменение существенных условий труда работника со всеми вытекающими отсюда последствиями в части соблюдения процедур, предписанных трудовым законодательством.

Справочно:
В соответствии с ч. 2 ст. 32 ТК изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, переход на контрактную форму найма, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.

Трудовое законодательство допускает устные договоренности, распоряжения и указания как основания для возникновения правовых последствий. Так, например, согласно ст. 25 ТК фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим способом оформлен.

Тем не менее в случае возникновения спорных ситуаций либо недобросовестного поведения нанимателя или работника доказать факт устной договоренности или устного выражения воли одной из сторон весьма непросто.

Пример:
Директор ООО «А» устным распоряжением разрешил сотрудникам офиса временно исполнять свои обязанности, находясь дома. При этом никаких документов стороны не оформляли, полагаясь на добросовестность сторон. Работник П. в течение нескольких дней не выходил на связь, место его нахождения было неизвестно. После того, как связь с П. была установлена, директор потребовал представить объяснение по поводу отсутствия с ним связи. П. ничего пояснить не смог, и директор ООО «А» издал приказ о привлечении П. к дисциплинарной ответственности за совершение прогула. П. оспорил данный приказ и указал, что условия о том, где он должен находиться и каким образом выходить на связь, нигде не прописаны. Директор ООО «А», в свою очередь, указал, что никаких распоряжений лично П. относительно перехода на дистанционную работу он не давал и П. должен был находиться на рабочем месте в офисе. Ситуацию удалось разрешить только путем переговоров с привлечением юристов.
Если бы спор был передан на разрешение суда, его судьба оказалась бы весьма непредсказуемой. Суду пришлось бы выносить решение, целиком полагаясь на свидетельские показания и показания сторон. Справедливость и правомерность такого решения зависела бы в большей степени от субъективных обстоятельств. 

Рекомендации:
Наниматель при переходе работника на дистанционную работу должен оформить все документы в письменном виде с соблюдением всех процедур, предусмотренных ТК, а также подготовиться к обеспечению доказательной базы на случай возникновения спора с работником. 

Ошибка вторая: несоблюдение требований ТК в части изменения работнику существенных условий труда

При переходе на дистанционную работу происходит изменение существенных условий труда работника, независимо от того, кто явился инициатором перехода. Многие наниматели ошибочно полагают, что если работник сам написал заявление о переходе на дистанционную работу, то изменение существенных условий труда не имеет места. В то же время изменение существенных условий труда в конечном итоге происходит по соглашению сторон, от кого бы ни исходила инициатива изменений.

В этой связи нанимателю важно соблюдать последовательность действий в зависимости от инициативы сторон.

Вариант 1. Переход на дистанционную работу по инициативе нанимателя

В данном случае нанимателю необходимо произвести ряд следующих действий:

1) издать приказ по организации о предстоящем переходе на дистанционную работу, утвердить списки работников, которые должны перейти на дистанционную работу, и своевременно уведомить их об изменении существенных условий труда;

2) обосновать изменение существенных условий труда производственными, организационными или экономическими причинами;

3) получить согласие работника;

Справочно.
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

4) подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором могут содержаться как изменения и дополнения в трудовой договор, предусмотренные главой 25-1 ТК, так и новая редакция трудового договора с дистанционным работником;

5) издать приказ о переходе работника на дистанционную работу и ознакомить с ним работника под роспись.

Вариант 2. Переход на дистанционную работу по инициативе работника

В данном случае нанимателю необходимо произвести ряд следующих действий:

1) получить от работника заявление о переходе на дистанционную работу;

2) подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором могут содержаться как изменения и дополнения в трудовой договор, предусмотренные главой 25-1 ТК, так и новая редакция трудового договора с дистанционным работником;

3) издать приказ о переходе работника на дистанционную работу и ознакомить с ним работника под роспись.

Особое внимание в сложившейся ситуации с пандемией коронавируса нанимателю стоит обратить на положения ч. 1 ст. 32 ТК, согласно которой изменение существенных условий труда должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами.

Важно понимать, что, поскольку официально эпидемия в Республике Беларусь не объявлена, режим карантина не введен, отсутствуют официальные ограничения присутствия работников на рабочем месте, все бремя обоснования причин перевода работников на дистанционную работу возлагается на нанимателя.

В этой связи хотелось бы обратить внимание на обязанность нанимателей обеспечить здоровые и безопасные условия труда работников. При официально признанной эпидемии или даже официальных рекомендациях органов государственного санитарного надзора о переходе на удаленную работу вполне можно сослаться на подобные положения законодательства как основание для изменения существенных условий труда. Однако в связи с отсутствием официальной позиции государственных органов по этому вопросу правомерность такой ссылки может быть весьма спорной. Поэтому в нынешней ситуации предпочтительным видится вариант с изменением существенных условий труда по инициативе работника.

Справочно.
В соответствии с п. 6 ст. 55 ТК наниматель обязан принимать необходимые меры по профилактике и предупреждению заболеваний работников.

Риск несоблюдения процедуры изменения существенных условий труда для нанимателя состоит в том, что такое изменение в случае возникновения спора с работником может быть признано незаконным. В этом случае суд вправе восстановить работнику прежние существенные условия труда или обязать нанимателя выплатить работнику возмещение в размере десятикратного среднемесячного заработка.

Справочно.
В случаях прекращения трудового договора без законного основания, а также незаконного перевода, перемещения, изменения существенных условий труда либо отстранения от работы орган, рассматривающий трудовой спор, восстанавливает работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, прежние существенные условия труда (ч. 1 ст. 243 ТК).

Рекомендации.
Нанимателю следует провести с работниками беседу о том, что переход на дистанционную работу является вынужденной мерой и предпринимается в первую очередь для сохранения их же здоровья. Поэтому инициатива перехода на дистанционную работу должна исходить от работника (см. вариант 2). В этом случае отсутствует обязанность нанимателя предупреждать работника об изменении существенных условий труда и обосновывать такое изменение производственными, организационными или экономическими причинами. Рекомендуется принимать от работника заявления, написанные собственноручно с проставлением даты подачи и указания работника, с какого времени он просит о переходе.

Ошибка третья: отсутствие дополнительного соглашения к трудовому договору либо его формальное оформление

Наниматели часто ограничиваются изданием приказа о переходе на дистанционную работу, в котором пытаются оговорить все меняющиеся условия. Такая позиция нанимателей ошибочна.

При заключении дополнительного соглашения необходимо внимательно отнестись к содержанию главы 25-1 ТК, особенно той ее части, которая указывает на обязательные условия дистанционной работы. Анализ положений главы 25-1 ТК позволяет выделить ряд существенных условий, которые обязательно должны быть отражены в дополнительном соглашении:

1) указание, что работа является дистанционной;

2) условия обмена между нанимателем и работником электронными документами или сообщениями в электронном виде;

3) порядок и сроки обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (или порядок компенсации при использовании оборудования и средств, не принадлежащих нанимателю);

4) порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе;

5) способ и периодичность контактов с работником;

6) обязанность нанимателя ознакомить работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем;

7) режим рабочего времени и времени отдыха, а также организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня;

8) порядок предоставления отпусков.

Как видим, количество условий, которые необходимо оговорить, достаточное для того, чтобы рекомендовать заключить дополнительное соглашение и подписать новую редакцию трудового договора. Законодательство не обязывает нанимателя излагать трудовой договор в новой редакции. Но изложение всех обязательных новых условий в виде изменений и дополнений к старой редакции договора существенно затруднит работу с текстом договора в дальнейшем.

Помимо обязательных условий в каждой организации для отдельных категорий работников существует ряд специфических условий работы. Это особенно важно, если работа к тому же будет выполняться удаленно.

Предусмотреть все нюансы удаленной работы можно также в отдельном локальном нормативном правовом акте, регламентирующем порядок организации дистанционной работы. В данном ЛНПА кроме подробного изложения обязательных условий, предусмотренных главой 25-1 ТК, рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1) порядок ознакомления работника с приказами, распоряжениями и ЛНПА нанимателя;

2) срок перехода на дистанционную работу, если переход предполагается временным;

3) порядок перехода на прежний режим работы;

4) порядок компенсации расходов работника на мобильную связь, Интернет и пр., если такие расходы предполагаются.

Также следует помнить о том, что в свете новелл ТК каждая страница трудового договора в новой редакции должна быть подписана работником и нанимателем.

Резюме
Как видим, переход на дистанционную форму работы — процедура далеко не простая. К ней необходимо подготовиться заранее. Лучше всего предварительно проконсультироваться со специалистами бухгалтерской, кадровой и юридической службы. Провести предварительные беседы с коллективом и отдельными специалистами. Выработать алгоритм действий и назначить ответственных. Разработать комплект образцов документов. И только потом можно переходить непосредственно к процедуре изменения существенных условий в виде перехода на дистанционную работу.
При этом всегда следует помнить о наличии в КоАП статей, устанавливающих ответственность нанимателя за нарушение законодательства о труде.