Каких ошибок нельзя допускать в делопроизводстве

Содержание:

• Наличие инструкции по делопроизводству
• Назначение ответственных в структурных подразделениях
• Наличие номенклатуры дел организации
• Оформление организационно-распорядительных документов
• Регистрация документов и ее разграничение
• Формирование дел с перепиской
• Формирование дел с приказами о предоставлении отпусков
• Проведение экспертизы ценности документов

Делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (ст. 2 Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее — Закон о делопроизводстве)).

Справочно: делопроизводство включает в себя как создание документов, так и их движение внутри организации и между организациями.

Далее мы рассмотрим важные моменты, о которых необходимо знать , чтобы не допускать ошибок.

Наличие инструкции по делопроизводству

В каждой организации должен быть разработан локальный правовой акт — инструкция по делопроизводству (п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)).

В ней необходимо закрепить:

• систему ведения делопроизводства;
• формы общего бланка и бланка для письма организации;
• порядок согласования документов;
• порядок ознакомления с документами;
• порядок использования печати;
• перечень нерегистрируемых документов;
• формы регистрации различных видов документов и состав их реквизитов;
• условные обозначения регистрационных индексов различных видов документов;
• порядок осуществления контроля за исполнением документов и др.

Ошибка: отсутствие инструкции в организации, а также ее разработка без учета специфики организации или с нарушением требований законодательства.

Назначение ответственных в структурных подразделениях

При наличии в организации структурных подразделений приказом руководителя важно назначить работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Данные ответственные работники:

• осуществляют учет и контроль прохождения документов в установленные сроки;
• информируют руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения (ч. 2 п. 7 Инструкции № 4).

 Ошибка: неназначение ответственных лиц. В случае их отсутствия вся ответственность ложится исключительно на руководителя организации.

Наличие номенклатуры дел организации

В каждой организации должна быть составлена номенклатура дел, в которой закрепляется перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел представляет собой учетный документ, она составляется ежегодно до 1 января года, на который составлена.

Ошибка: отсутствие номенклатуры дел организации не позволяет сгруппировать и систематизировать документы, соответственно, возникают проблемы с их учетом, поиском, использованием и сохранностью.

Оформление организационно-­распорядительных документов

Несмотря на установленные и устоявшиеся требования к оформлению организационно-­распорядительных документов, в организациях нередко выявляется неправильное оформление документов, что также является ошибкой.

При оформлении организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться гл. 4–7 Инструкции № 4. В данных главах установлено, какие реквизиты должны быть у документа, где они должны располагаться, их размеры, отступы, интервалы, размер шрифта и т. д.

Регистрация документов и ее разграничение

Речь идет о регистрации не только входящих, исходящих, распорядительных документов, но и внутренних организационно-­распорядительных документов.

Каждый документ наряду с указанием автора, даты документа, подписи должен содержать регистрационный индекс (п. 18 Инструкции № 4).

Справочно: регистрация документа — запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп. 139.1 п. 139 Инструкции № 4).

Регистрации подлежат:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.2 п. 139 Инструкции № 4).

Необходимо обратить внимание на то, что документы по осуществлению административных процедур и обращениям граждан и юридических лиц регистрируются отдельно.

В организации должно быть разграничено:

• общее делопроизводство;
• делопроизводство по административным процедурам;
• делопроизводство по обращениям граждан,

т.к. они ведутся отдельно (п. 4 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по адми­нистративным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39; ч. 1 п. 4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

Необходимо знать, что должны быть заведены отдельные регистрационные формы и документы должны формироваться в отдельные дела.

Формирование дел с перепиской

Порядок формирования дел с перепиской установлен ч. 10 п. 172 Инструкции № 4. Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-­логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним — ответный документ.

Не допускайте такой ошибки, как формирование отдельных дел с входящими и исходящими письмами.

Ошибка! Неправильно заводить дело с заголовком «Входящая документация», правильно — «Переписка по основной деятельности».

Формирование дел с приказами о предоставлении отпусков

Приказы о предоставлении социальных и трудовых отпусков должны формироваться в отдельные дела. Это обусловлено сроками их хранения, т. к. в одно дело могут формироваться только документы одного срока хранения. Если такого разграничения нет, это будет являться ошибкой.

Срок хранения приказов о предоставлении:

• социальных отпусков — 55 лет (подп. 21.3 п. 21 перечня типовых документов, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — перечень типовых документов));
• трудовых отпусков — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет (подп. 21.4 п. 21 перечня типовых документов).

Проведение экспертизы ценности документов

В организации важно проводить ежегодную экспертизу ценности документов и их подготовку к передаче в архив или выделению к уничтожению.

В этих целях в организации необходимо создать экспертную комиссию, которая проводит экспертизу ценности документов.

Основными функциями экспертной комиссии являются:

• проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;
• согласование проектов номенклатур дел организации и его структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения;
• осуществление методического руководства и контроля за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений;
• принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации.

 Это важно
Важно помнить о такой функции экспертной комиссии, как самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены НПА.

Создание такой комиссии в организации является важным управленческим моментом. Руководителю необходимо утвердить положение, на основании которого будет осуществляться деятельность комиссии.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.