Приказы в организации: оформляем правильно

Содержание:

• Что такое приказ
• Правовое регулирование
• Оформление приказов
• Ознакомление с приказом
• Визы
• Подпись

Что такое приказ

Частью 1 п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4) установлено, что приказ издается руководителем организации. При этом нужно учитывать, что согласно п. 15 Инструкции № 4 право издания документов, их подписания закрепляется в уставе, иных локальных правовых актах (далее — ЛПА) организации. Соответственно, право издавать приказы могут иметь заместитель руководителя, начальник структурного подразделения, иное уполномоченное должностное лицо.

Справочно.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч. 1 п. 93 Инструкции № 4).

Правовое регулирование

При подготовке и оформлении приказов необходимо руководствоваться:

• государственным стандартом Респуб­лики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система органи­за­цион­но-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее — СТБ 6.38-2016));
• Инструкцией № 4.

Справочно. 
Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся НПА, установлены Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Оформление приказов

Приказы готовятся исполнителями с привлечением специалистов. Порядок согласования приказов определяется и закрепляется в ЛПА.

Подписанный руководителем проект приказа регистрируется в службе документационного обеспечения управления.

Приказы оформляются на общем бланке с использованием листа стандартного формата А4. Если количество издаваемых приказов превышает 200 в год, в соответствии с ч. 3 п. 23 Инструкции № 4 может изготавливаться специальный бланк для приказов.

Реквизиты приказа

На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами:

1. центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);
2. флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа (п. 26 Инструкции № 4):

• Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной);
• код организации (необходимость проставления определяется организацией);
• эмблема организации (если она зарегистрирована в установленном порядке);
• наименование вышестоящей организации (если она имеется);
• полное и сокращенное наименования организации — автора документа в соответствии с уставом;
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• место издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.

При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты: заголовок к тексту; дата приказа; регистрационный индекс; текст; подпись; визы; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Государственный герб Республики Беларусь

Изображение Государственного герба Рес­публики Беларусь имеют право помещать на бланках документов только государственные органы и иные государственные организации.

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией и подлежат обязательному учету (пп. 1 и 3 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совета Министров Респуб­лики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 (далее — Положение)). На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров. Место проставления учетного номера бланка документа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не указано ни в Положении, ни в СТБ 6.38-2016, в связи с чем организации проставляют его по своему усмотрению на лицевой или оборотной стороне листа.

Наименование организации

Реквизит «Наименование организации» указывает на автора документа.

Наименование организации должно точно соответствовать наименованию, указанному в уставе.

Организация кроме полного может иметь сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Название вида документа

Название вида документа «ПРИКАЗ» печатают прописными буквами без разрядки.

Дата

Датой приказа является дата его подписания.

Справочно.
В соответствии с п. 101 Инструкции № 4 дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ (ч. 4 п. 46 Инструкции № 4).

Регистрационный индекс

Регистрационный индекс — это порядковый номер приказа, который присваивается ему в момент регистрации.

Справочно.
Регистрационный индекс приказу присваивается только после его подписания.

Регистрационным индексом приказа по основной деятельности является порядковый регистрационный номер, который может быть дополнен условным обозначением (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4). Порядковый номер приказа по административно-­хозяйственным вопросам дополняется литерой, которая должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству организации. Например, № 1‑ах или № 1‑ахв. Порядковый номер приказа по личному составу дополняется литерой «к» для документов 55‑летнего срока хранения, «л» — для документов 3‑летнего срока хранения.

Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. Соответственно, с начала нового года регистрационный индекс приказа, который состоит из порядкового регистрационного номера, должен начинаться с номера «1».

Место издания (составления) приказа

Место издания приказа устанавливается по месту нахождения юридического лица, по которому осуществлена его государственная регистрация.

Заголовок к тексту

Заголовок приказа формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже. Например, «О проведении аттестации руководителей и специалистов», «О создании комиссии по списанию товарно-­материальных ценностей», «Об утверждении инструкции по охране труда», «О внесении изменений в штатное расписание» и т. д.

В заголовке приказов по личному составу указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется прием на работу одного человека. Например, «О приеме на работу И. И. Иванова». Если одним приказом оформляется прием двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются. Например, «О перемещении», «Об увольнении».

Справочно.
Заголовок начинается с прописной буквы, после него точка не ставится.

Длина строки в заголовке составляет 73 мм. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, допускается его продлевать до 120 мм.

Текст приказа

Текст приказа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции № 4). Текст приказа при его оформлении на компьютере отделяется от заголовка одной пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

Текст приказа может состоять из двух частей:

1. констатирующей;
2. распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, основание (мотив) издания приказа. Если основанием для издания приказа послужил НПА или документ, изданный ранее, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Например, «В соответствии с… (ссылка на НПА)», «На основании… (ссылка на НПА, документ вышестоящей организации)».

В констатирующей части могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами от границы левого поля на компьютере.

Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Текст распорядительной части приказа начинается с абзаца новой строки. Например, «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «на утверждение» (если документ подлежит утверждению).

Распорядительная часть приказа содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Справочно.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает исполнителя (исполнителей), собственно поручение (предписываемое действие), срок выполнения поручения.

При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они указываются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Пример
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. …
2. Начальнику отдела кадров Соколовой А.И. обеспечить разработку и согласование графика трудовых отпусков на 2024 г.
Срок исполнения — 28.12.2023.

Срок исполнения поручения указывается обязательно, целесообразно его указывать календарной датой для более удобного контроля за сроком исполнения приказа.

Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (действия) носит регулярный характер и его выполнение предписывается на весь период действия приказа. В таких случаях указывают периодичность выполнения поручения, а не срок его исполнения. Например, «…обеспечить представление до 15‑го числа каждого месяца».

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием должностного лица, ответственного за контроль выполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Например, «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по идеологической работе Симонову А. И.».

Справочно 
Отсутствие указания лица, ответственного за контроль, означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

Приказы по личному составу начинаются словом, точно обозначающим предписываемое действие: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПЕРЕМЕСТИТЬ, ПРОДЛИТЬ, УВОЛИТЬ и др. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (ч. 5 п. 99 Инструкции № 4).

Ознакомление с приказом

Факт ознакомления работника (работников) с приказом может документироваться с помощью отметки об ознакомлении, проставляемой работником (работниками) на последнем листе приказа и содержащей слова «С приказом ознакомлен(а, ы)», собственноручную подпись работника (работников), расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

Пример
С приказом ознакомлен Подпись О.А. Иванов 20.11.2023

Кроме того, в целях ознакомления с приказом может составляться лист ознакомления или вестись журнал ознакомления.

Визы

Приказ визируется перед его подписанием руководителем теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка отдельных положений или документа в целом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Подпись

На подпись представляется проект приказа полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело

Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело проставляется на приказе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Такая отметка располагается на нижнем поле первого листа приказа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться приказ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения — исполнителя и даты направления приказа в дело.

Справочно.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указана другая дата.