Направление работникам расчетных листков по электронной почте

Ответ: Да, можно.

Направление расчетных листков по электронной почте не противоречит законодательству о труде. Вместе с тем такой порядок выдачи расчетных листков целесообразно закрепить в локальном нормативном правовом акте либо предусмотреть соответствующие нормы в приказе об утверждении формы расчетного листка. 

Согласно ст. 80 ТК наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок.

Законодательством не установлен конкретный способ передачи расчетных листков работникам. Вместе с тем целесообразно при принятии нанимателем решения о направлении расчетных листков по электронной почте предусмотреть соответствующие условия, в частности:

1. Определить электронные адреса работников, на которые будут направляться расчетные листки.

Если в организации каждый работник имеет электронный адрес в корпоративной электронной почте, то расчетные листки целесообразно высылать на эти адреса. В случае, когда у нанимателя нет корпоративной почты, рекомендуем получить от каждого работника письменное заявление на имя руководителя организации (иного уполномоченного лица) с указанием электронного адреса для направления расчетного листка. 

2. Закрепить в ЛНПА порядок выдачи расчетных листков либо отразить соответствующие нормы в приказе об утверждении формы расчетного листка.

Так, например, можно предусмотреть в документах следующие условия:

1. Расчетные листки по форме, установленной нанимателем, выдаются бухгалтером (в его отсутствие — иным уполномоченным лицом) каждому работнику ежемесячно в день перечисления заработной платы на банковскую карточку работника.

2. Выдача расчетных листков осуществляется путем направления электронных писем с вложением на электронные адреса работников.

3. В случае, если работник не получил в установленный срок расчетный листок либо не согласен с указанными в нем сведениями, он вправе в течение 5 рабочих дней направить свои замечания в электронном письме лицу, ответственному за выдачу расчетных листков.

4. Лицо, ответственное за выдачу расчетных листков, в случае получения замечаний обязано не позднее двух рабочих дней с даты получения замечаний направить работнику мотивированный ответ на замечания по электронной почте.

Необходимо также учитывать, что не рекомендуется устанавливать вышеуказанный порядок выдачи расчетных листков в отношении работников, у которых в силу особенностей трудовой функции отсутствует доступ к компьютеру и/или которые отказываются предоставить нанимателю свой электронный адрес.