Вы на портале
Трудовые и социальные отпуска

Топ-12 ошибок при планировании и предоставлении трудовых отпусков

Право на трудовой отпуск имеют все работники независимо от того, кто является их нанимателем, от вида заключенного с ними трудового договора, формы организации и оплаты труда. Как показывает практика, при планировании и предоставлении трудовых отпусков наниматели допускают немало ошибок. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Обновлено
Семенихина Светлана
Семенихина Светлана

Юрист-лицензиат

2446 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Основные нормы, которые предусматривают ответственность за нарушения законодательства о труде в части планирования и предоставления трудовых отпусков, закреплены в ч. 1 ст. 9.19 КоАП (в части несвоевременной выплаты среднего заработка за время трудового отпуска) и ч. 4 ст. 9.19 КоАП (иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст. 9.169.18 КоАП и ч. 1, 3 ст. 9.19 КоАП, причинившие вред работнику).

Ответственность по ч. 1 ст. 9.19 КоАП предусмотрена за нарушение, связанное с несвоевременной выплатой среднего заработка за время трудового отпуска (ошибка 8). При этом привлекаются одновременно как юридическое лицо (штраф до 100 базовых величин), так и должностное лицо нанимателя (штраф от 4 до 20 базовых величин).

Привлечение должностных лиц нанимателя по п. 4 ст. 9.19 КоАП за нарушения законодательства о труде в части предоставления трудовых отпусков возможно только при наличии причинения вреда работнику.

Справочно.
Для целей административного процесса вред определяется как вред жизни или здоровью либо имущественный или моральный вред, подлежащий денежному измерению (ст. 1.4 ПИКоАП).

Анализируя нижеприведенный список ошибок, допускаемых нанимателями при планировании и предоставлении трудовых отпусков, следует отдельно выделить ошибки 1, 5, 6, 9, 11, которые, на наш взгляд, влекут административную ответственность по ч. 4 ст. 9.19 КоАП.

Ошибка 1. Неправильное исчисление рабочего года работника, за который ему предоставляется трудовой отпуск

В соответствии со ст. 163 ТК под рабочим годом, за который предоставляется трудовой отпуск, следует понимать промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

Периоды, включаемые в рабочий год, определены в ч. 1 ст. 164 ТК. Так, в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, за исключением случая, предусмотренного ч. 2 ст. 164 ТК, включается:

1) фактически отработанное время;

2) время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

3) время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;

4) время оплаченного вынужденного прогула;

5) другие периоды, не отвечающие условиям, определенным пп. 1–4 ч. 2 ст. 164 ТК, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример.
Если работник в период рабочего года с 16.10.2018 по 15.10.2019 использовал 20 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, его рабочий год нужно сдвинуть на 6 календарных дней и исчислять его с 16.10.2018 по 21.10.2019. Следующий рабочий год, за который ему будет полагаться трудовой отпуск, следует исчислять с 22.10.2019 по 21.10.2020.

Ошибка 2. Нарушение правил предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

В соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК трудовой отпуск (основной и дополнительный) за первый рабочий год может быть предоставлен работнику не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. Предоставление отдыха ранее чем через 6 месяцев с даты трудоустройства может быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовым договором.

Справочно.
Исключением из правила, установленного ч. 1 ст. 166 ТК, являются случаи предоставления трудовых отпусков категориям работников, перечисленных в ч. 2 ст. 166 ТК (женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него, лицам моложе 18 лет, работникам, принятым на работу в порядке перевода, и т.д.).

Помимо перечисленных в ч. 2 ст. 166 ТК случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.

Ошибка 3. Нарушения, связанные с отсутствием, несвоевременным составлением, согласованием и ознакомлением с графиком трудовых отпусков

График трудовых отпусков является обязательным документом для всех организаций, независимо от формы собственности и штатной численности работников.

Наниматели организаций с небольшим штатом работников, как правило, разрабатывают общий график отпусков для всех сотрудников. В организациях со сложной структурой и большой численностью работников допустимо составление отдельных графиков для каждого из структурных подразделений.

График трудовых отпусков (образец)

С учетом положений ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

С учетом ч. 1 ст. 168 ТК график трудовых отпусков, утверждаемый нанимателем, подлежит согласованию с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК график трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников.

Справочно.
Наиболее предпочтительным является письменное ознакомление работника с графиком трудовых отпусков. Такой вариант предполагает проставление в графике отпусков личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления.

В отдельных случаях наниматель обязан учесть пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск в летнее или другое удобное время либо в определенный период по желанию работников, перечисленных в ч. 4 ст. 168 ТК.

Справочно.
На предоставление трудового отпуска в летнее или другое удобное время вправе рассчитывать лица моложе 18 лет, женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС и др.

Ошибка 4. Дата начала трудового отпуска установлена без договоренности с работником

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). При этом не обязательно указывать в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска. Если в графике отражен только месяц его предоставления, конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и фиксироваться в приказе о его предоставлении либо записке об отпуске.

Справочно.
Работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, трудовой отпуск по их желанию должен быть предоставлен в период этого отпуска, работающим по совместительству — одновременно с трудовым отпуском по основной работе, женщинам — перед отпуском по беременности и родам или после него.

Ошибка 5. Нарушено требование о ежегодном предоставлении трудового отпуска

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ч. 2 ст. 153 ТК).

С учетом положений ч. 2 ст. 170 ТК перенос части отпуска на следующий рабочий год допустим при совокупном наличии следующих условий:

— имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;

— работник согласен на осуществление такого переноса.

В ч. 3 ст. 170 ТК закреплено, что оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (ч. 4 ст. 170 ТК).

Справочно.
Перенос трудового отпуска на следующий рабочий год не допускается в отношении работников:
— моложе 18 лет;
— имеющих право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 170 ТК).

Ошибка 6. Неверно определена продолжительность трудового отпуска работника

Согласно ч. 1 ст. 155 ТК продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней. Исключением из данного правила являются случаи предоставления основного трудового отпуска обязанным лицам, государственным служащим, а также категориям лиц, определенным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Общая продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 171 ТК).

Справочно.
Распространенные ошибки, допускаемые при исчислении общей продолжительности трудового отпуска работника:
— предоставление основного отпуска меньшей продолжительности, чем определено законодательством;
— непредоставление работникам дополнительного поощрительного отпуска за работу по контракту.

Ошибка 7. Трудовой отпуск предоставлен без оформления приказа (записки об отпуске)

На основании ч. 1 ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

С учетом положений ст. 152 ТК помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запиской об отпуске. Ее примерная форма утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.

Ошибка 8. Нанимателем несвоевременно выплачен средний заработок за время трудового отпуска

В соответствии со ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска.

Необходимо отметить, что в случае несвоевременной выплаты (невыплаты) среднего заработка за время трудового отпуска административное взыскание в виде штрафа налагается как на юридическое лицо, так и на должностное лицо нанимателя (как правило, это руководитель либо представитель бухгалтерии).

Справочно.
Если с работником заключен контракт, средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за один день до начала отпуска (п. 4 Декрета от 26.07.1999 № 29).

Ошибка 9. Нарушено право работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года

Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 171 ТК, в частности при временной нетрудоспособности работника, при наступлении срока отпуска по беременности и родам и т.д.

Продление или перенос отпуска оформляются приказом (распоряжением). Основанием для его составления является заявление работника, содержащее причину изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, лист нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).

Ошибка 10. Нарушен порядок разделения трудового отпуска на части

На основании ч. 1 ст. 174 ТК по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части. При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Справочно.
Разделение трудового отпуска на 3 и более частей допустимо лишь в случае наличия соответствующего условия об этом в коллективном договоре, действующем в организации.

Ошибка 11. Нарушена процедура отзыва работника из трудового отпуска

В силу ч. 2 ст. 174 ТК трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска). Конкретный перечень обстоятельств, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, может быть закреплен в коллективном договоре, действующем в организации.

Не использованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (ч. 3 ст. 174 ТК).

При этом следует учесть, что отзыв работника из трудового отпуска без его согласия не допускается.

Справочно.
Не допускается отзыв из отпуска:
— работников моложе 18 лет;
— работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 174 ТК).

Ошибка 12. Нарушен порядок замены отпуска денежной компенсацией

Исходя из ч. 1 ст. 161 ТК по соглашению между работником и нанимателем денежной компенсацией может быть заменена лишь часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день.

Не допускается замена денежной компенсацией отпусков:

— предоставляемых авансом;

— предоставляемых беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения;

— дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 2 ст. 161 ТК).

Справочно.
Распространенными нарушениями, допускаемыми нанимателями при предоставлении денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, являются выплата компенсации за весь трудовой отпуск, положенный работнику, а также осуществление такой компенсации в принудительном порядке, без фактического согласия работника.

2446 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме