ТОП-15 ошибок при предоставлении трудовых отпусков

Ошибка № 1: отсутствие графика трудовых отпусков

Наличие графика трудовых отпусков является обязательным для всех организаций, независимо от формы собственности и штатной численности работников.

Наниматели организаций, в которых небольшой штат работников, как правило, разрабатывают общий график отпусков для всех сотрудников. В организациях со сложной структурой и большой численностью работников могут составляться отдельные графики для каждого из структурных подразделений.

С учетом положений ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. При наличии в организации профсоюза график подлежит согласованию с указанным органом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Справочно.
Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

Ошибка № 2: установление даты начала трудового отпуска без договоренности с работником

На основании ч. 3 ст. 168 ТК дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

При этом необходимость ее обязательного указания в графике отпусков законодательством о труде не предусмотрена.

Если конкретную дату заранее определить невозможно, в графике допустимо отразить лишь месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и фиксироваться в приказе о его предоставлении.

Справочно.
Если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами, для издания приказа о предоставлении отпуска заявление работника необязательно: он будет предоставляться на основании графика.

Ошибка № 3: составление графика трудовых отпусков без учета пожеланий отдельных категорий работников относительно времени использования трудового отпуска

В ряде случаев нанимателю следует учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск в летнее или другое удобное время либо в определенный период по желанию работников, перечисленных в ч. 4 ст. 168 ТК.

Рекомендация.
Нанимателю, в штате которого имеются категории работников, предусмотренных ч. 4 ст. 168 ТК, стоит заранее информировать их о наличии права выбора определенного времени отдыха и вносить желаемые даты их отпусков в проект графика.

Ошибка № 4: неознакомление работников с графиком трудовых отпусков

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК график трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников.Конкретный способ такого ознакомления законодательством о труде не установлен.

Ознакомление работников с графиком отпусков нередко осуществляется путем его размещения на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.

Справочно.
Наиболее предпочтительным способом ознакомления с графиком отпусков является письменное ознакомление путем проставления личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления.

Ошибка № 5: нарушение условий предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

Согласно ч. 1 ст. 166 ТК право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. При этом в отдельных случаях трудовой отпуск может быть предоставлен ему и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации.

Помимо указанных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.

На практике нередко имеют место нарушения, когда трудовой отпуск предоставляется работникам до истечения 6 месяцев их работы в организации либо когда наниматель отказывается предоставлять положенный отдых ранее указанного срока работникам, относящимся к категориям, перечисленным в ч. 2 ст. 166 ТК.

Справочно.
До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работников, перечисленных в ч. 2 ст. 166 ТК. К ним относятся беременные женщины, лица моложе 18 лет, работники, принятые на работу в порядке перевода, и др.

Ошибка № 6: неверное исчисление рабочего года работника, за который ему полагается трудовой отпуск

На основании ч. 1 ст. 164 ТК в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются:

— фактически отработанное время;

— время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

— время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;

— время оплаченного вынужденного прогула;

— другие периоды, не отвечающие условиям, перечисленным выше, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Справочно.
Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример.
Если работник в период рабочего года с 05.09.2017 по 04.09.2018 использовал 32 календарных дня отпуска без сохранения заработной платы, его рабочий год следует сдвинуть на 18 календарных дней и исчислять его с 05.09.2017 по 22.09.2018.
Следующий рабочий год, за который ему будет полагаться трудовой отпуск, следует исчислять с 23.09.2018 по 22.09.2019.

Ошибка № 7: неверное определение продолжительности трудового отпуска работника

Согласно ч. 1 ст. 155 ТК продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней.

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 157–160 ТК, подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее — Декрет № 29).

Общая продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 151 ТК).

Распространенными ошибками, допускаемыми при исчислении общей продолжительности трудового отпуска работника, являются предоставление основного отпуска меньшей продолжительностью, чем определено законодательством, а также непредоставление работникам, с которыми заключен контракт, дополнительного поощрительного отпуска.

Справочно.
Обязанным лицам, трудоустроенным по судебному постановлению о трудоустройстве, полагается основной трудовой отпуск продолжительностью 7 календарных дней (ч. 8 п. 14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»). Наниматель не вправе ни уменьшать, ни увеличивать продолжительность основного отпуска таких обязанных лиц.

Ошибка № 8: неуведомление работника о начале предстоящего трудового отпуска

На основании ч. 1 ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ч. 2 ст. 169 ТК).

Конкретные формы и способы такого уведомления определяются нанимателем самостоятельно. Это могут быть письменные уведомления, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников.

Справочно.
Наиболее предпочтительным вариантом информирования работника о предстоящем отдыхе является подготовка персонального письменного уведомления, в тексте которого указываются дата начала отпуска, его продолжительность (количество календарных дней), рабочий год, за который предоставляется отпуск, а также дата вручения уведомления.
Данный документ следует довести до сведения работника под подпись.

Ошибка № 9: предоставление трудового отпуска без оформления приказа (записки об отпуске)

Согласно ч. 1 ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

С учетом положений ст. 152 ТК помимо приказа (распоряжения, реше-ния) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запис-кой об отпуске. Ее примерная форма утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.

Справочно.
Приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения 3 года.

Ошибка № 10: несвоевременная выплата среднего заработка за время трудового отпуска

С учетом требований ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска.

Если труд работника организован с применением контрактной формы найма, то средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за один день до начала отпуска (п. 4 Декрета № 29).

Справочно.
В случае невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска трудовой отпуск может быть перенесен или продлен (п. 5 ч. 1 ст. 171 ТК).

Ошибка № 11: нарушение требования о ежегодном предоставлении трудового отпуска

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ч. 2 ст. 153 ТК).

Исходя из ч. 2 ст. 170 ТК перенос части отпуска на следующий рабочий год допустим при совокупном наличии следующих условий:

— имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;

— работник согласен на осуществление такого переноса.

Справочно.
На практике нередко встречаются нарушения, когда положенный отдых не предоставляется работникам в течение нескольких лет работы в организации, а также когда перенос части отпуска на следующий рабочий год осуществляется без фактического использования 14 календарных дней отпуска в том рабочем году, в котором работник имеет на него право.

В ч. 3 ст. 170 ТК закреплено, что оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (ч. 4 ст. 170 ТК).

Справочно.
Перенос трудового отпуска на следующий рабочий год не допускается в отношении работников:
— моложе 18 лет;
— имеющих право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер труда (ч. 5 ст. 170 ТК).

Ошибка № 12: нарушение права работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года

В соответствии с ч. 1 ст. 171 ТК трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

О причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска работник обязан уведомить нанимателя (ч. 4 ст. 171 ТК).

Справочно.
Продление или перенос отпуска оформляется приказом (распоряжением). Основанием для его составления является заявление работника, содержащее причину изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, лист нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).

Ошибка № 13: нарушение порядка разделения трудового отпуска на части

Согласно ч. 1 ст. 174 ТК по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части. При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Разделение трудового отпуска на 3 и более частей допустимо лишь в случае наличия соответствующего условия об этом в коллективном договоре, действующем в организации.

Ошибка № 14: нарушение процедуры отзыва работника из трудового отпуска

На основании ч. 2 ст. 174 ТК трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска).

Справочно.
Конкретный перечень обстоятельств, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, может быть закреплен в коллективном договоре, действующем в организации.

Не использованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (ч. 3 ст. 174 ТК).

Не допускается отзыв из отпуска:

— работников моложе 18 лет;

— работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 174 ТК).

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

При этом следует учесть, что обязательным условием отзыва работника из трудового отпуска является наличие на то его согласия.

Справочно.
С учетом положений ч. 3 ст. 170 ТК отзыв работника из трудового отпуска допустим лишь при условии, что он уже использовал 14 календарных дней отпуска либо использует их в дальнейшем в рамках текущего рабочего года.

Ошибка № 15: нарушение порядка замены отпуска денежной компенсацией

В соответствии с ч. 1 ст. 161 ТК по соглашению между работником и нанимателем денежной компенсацией может быть заменена лишь часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день.

Ни при каких условиях не допускается замена денежной компенсацией:

— отпусков, предоставляемых авансом;

— отпусков, предоставляемых беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения;

— дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 2 ст. 161 ТК).

Справочно.
Распространенными нарушениями, допускаемыми на практике при выплате денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, являются выплата компенсации за весь трудовой отпуск, положенный работнику, а также выплата компенсации в принудительном порядке, без наличия согласия работника.