Приводим кадровую документацию в соответствие с изменениями ТК

Содержание:

• Предоставление отпуска
• Выплата среднего заработка за время трудового отпуска
• Социальные отпуска
• Диспансеризация 
• Дистанционная работа 
• Оплата труда
• Рабочее время
• Документы в электронном виде и электронный документооборот

Предоставление отпуска

В ТК уточнено, что продолжительность отпусков определяется на дату их предоставления (при разделении отпуска на части — на дату предоставления каждой из частей) (ч. 1 ст. 151 ТК в новой редакции). 

Иными словами, работнику предоставляется отпуск той продолжительности, которая указана в его трудовом договоре (контракте) на дату предоставления. Если в течение трудовой деятельности продолжительность трудового отпуска у работника менялась, то применять пропорциональный расчет трудового отпуска по общему правилу не нужно.

Пример

Работник был принят на работу 10 октября 2022 г., следовательно, его рабочий год исчисляется с 10 октября 2022 г. по 9 октября 2023 г. За этот период работнику положен трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня плюс еще 5 календарных дней — за работу по контракту. За данный рабочий год работнику трудовой отпуск в количестве 29 календарных дней предоставлен не был. 

8 октября 2023 г. работник был переведен на другую работу с заключением нового контракта, по условиям которого работнику должен предоставляться отпуск в количестве 24 календарных дней и дополнительно 1 календарный день за работу по контракту. 

Если работнику будет предоставляться трудовой отпуск до 1 января 2024 г., то наниматель обязан рассчитывать его пропорционально: до 8 октября 2023 г. — исходя из 29 календарных дней, а после 8 октября 2023 г. — исходя из 25 календарных дней. Если же трудовой отпуск будет предоставляться после 1 января 2024 г., то его продолжительность должна определяться исходя из зафиксированного количества дней на день предоставления, то есть исходя из 25 календарных дней.

Чтобы избежать ошибок в порядке предоставления трудовых отпусков, необходимо зафиксировать количество не использованных работниками дней трудового отпуска (или их отсутствие) по состоянию на 01.01.2024 в личных карточках, иных используемых для этих целей документах и программно-технических средствах. До этого целесообразно исключить случаи задолженности перед работником по отпуску более чем за один предшествующий рабочий год.

Выплата среднего заработка за время трудового отпуска

С 01.01.2024 изменяются сроки выплаты среднего заработка за время трудового отпуска. Так, средний заработок за время трудового отпуска будет выплачиваться не позднее чем за два дня до начала отпуска, если работник идет в отпуск по графику отпусков. В иных случаях средний заработок за время трудового отпуска будет выплачиваться с согласия работника не позднее двух рабочих дней со дня начала отпуска (ст. 176 ТК в новой редакции).

В связи с этим необходимо будет внести изменения в трудовые договоры (контракты), правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) и иные локальные правовые акты (далее — ЛПА), в которых предусмотрены сроки выплаты среднего заработка за время трудового отпуска.

Социальные отпуска

С 01.01.2024 вносятся изменения в ст. 190 ТК, которая будет называться «Отпуск по семейно-бытовым причинам, для работы над квалификационной научной работой (диссертацией), написания учебников и по другим уважительным причинам». 

Так, с указанной даты наниматель имеет право предоставить работнику:

• по семейно-бытовым причинам, для работы над квалификационной научной работой (диссертацией), написания учебников и по другим уважительным причинам, за исключением оснований, предусмотренных ст. 189 ТК, по письменному заявлению работника в течение календарного года отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 30 календарных дней. При этом коллективным договором, иными ЛПА, нанимателем может предусматриваться большая продолжительность отпуска, которая суммарно не должна превышать трех календарных месяцев в течение календарного года;
• в случае рождения ребенка, регистрации заключения брака, смерти близких родственников (членов семьи), по другим уважительным причинам не более трех календарных дней по каждой из указанных причин с сохранением за работником среднего заработка. При этом порядок и условия предоставления указанных дней могут быть предусмотрены коллективным договором, иными ЛПА, нанимателем.

Таким образом, в коллективном договоре, иных ЛПА необходимо преду-смотреть продолжительность социального отпуска, установленного ст. 190 ТК, а также перечень уважительных причин, при наступлении которых предоставляется данный отпуск.

Диспансеризация 

Статья 103¹ «Гарантии для работников при прохождении диспансеризации» ТК — это новая норма, которая с 1 января 2024 г. будет регламентировать освобождение от работы определенных категорий работников для прохождения ими диспансеризации.

Так, работник освобождается от работы для прохождения диспансеризации на основании его письменного заявления, при этом день (дни) освобождения от работы согласовывается с нанимателем.

Работники обязаны представлять нанимателю документы, подтверждающие прохождение ими диспансеризации, по форме, установленной рес­публиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области здравоохранения, если это предусмотрено ЛПА.

Таким образом, в ЛПА необходимо предусмотреть регламент взаимодействия работника и нанимателя при освобождении работника от работы в связи с прохождением диспансеризации, а также (по желанию) порядок предоставления нанимателю документов, подтверждающих прохождение работниками диспансеризации. 

Дистанционная работа 

Согласно внесенным в ч. 2 ст. 307¹ ТК изменениям дистанционная работа с 01.01.2024 может быть:

— постоянной;

— временной (выполняется непрерывно в течение определенного срока, не превышающего 6 месяцев в течение календарного года);

— комбинированной (выполняется постоянно или временно с чередованием в течение рабочего времени дистанционной работы и работы по месту нахождения нанимателя). 

Способы и периодичность рабочих контактов работника, выполняющего дистанционную работу, с нанимателем определяются не только трудовым договором, но и ЛПА (ч. 5 ст. 307² ТК).

Справочно.
Условие о выполнении дистанционной работы может устанавливаться по договоренности между нанимателем и работником как при приеме на работу, так и впоследствии, а также по инициативе нанимателя в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК.

Иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда также могут предусматриваться не только трудовым договором, но и ЛПА (ч. 2 ст. 307³ ТК).

Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, а также может устанавливаться ЛПА (ч. 2 ст. 307⁴ ТК). 

Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором, а также ЛПА (ч. 2 ст. 307⁴ ТК).

Таким образом, нанимателю необходимо урегулировать вышеуказанные особенности выполнения дистанционной работы в ЛПА. 

Оплата труда

С 01.01.2024 выплачивать заработную плату необходимо будет не реже двух раз в месяц всем работникам, в том числе тем, с которыми заключены контракты (ч. 1 ст. 73, п. 1 ч. 1 ст. 261² ТК в новой редакции).

Кроме того, гарантии по сохранению прежнего среднего заработка в течение не менее двух недель со дня перевода не будут предоставляться при временном переводе в случаях (ч. 1 ст. 72 ТК в новой редакции):

• письменного согласия работника на срок до 6 месяцев в течение календарного года;
• производственной необходимости;
• простоя.

С нового года также расширяется перечень случаев, когда наниматель вправе производить удержания из заработной платы по своему распоряжению. Производить удержания можно будет для возврата (полностью или частично) средств, затраченных нанимателем на организацию питания, которым работник воспользовался (п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК в новой редакции).

Вышеуказанные изменения подлежат включению в ПВТР, положение об оплате труда, иные ЛПА, трудовые договоры (контракты) (в части сроков выплаты заработной платы).

Рабочее время

С 01.01.2024 при неполном рабочем времени продолжительность работы в рабочий день, непосредственно предшествующий государственному празднику или праздничному дню, будет сокращаться пропорционально продолжительности неполного рабочего времени (ч. 2 ст. 116 ТК в новой редакции). 

В государственные праздники и праздничные дни станет допустимым привлечение работников с их согласия к работам, связанным с проведением массовых мероприятий.

При гибком режиме рабочего времени можно будет устанавливать продолжительность рабочего дня более 10 ч в течение рабочего дня (ст. 129 ТК в новой редакции).

Перерыв для отдыха и питания по желанию работника можно будет не предоставлять, если ежедневная работа (смена) не превышает 4 ч (ч. 4 ст. 134 ТК в новой редакции).

По письменному заявлению матери (мачехи), отца (отчима), опекуна (попечителя), воспитывающих  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или троих и более детей в возрасте до 16 лет, вместо дополнительного свободного от работы дня в неделю можно будет устанавливать сокращенную на 1 ч продолжительность работы (смены) с сохранением заработной платы, если это не препятствует нормальной деятельности организации (ч. 2 ст. 265 ТК в новой редакции).

Вышеуказанные изменения подлежат включению в ПВТР, иные ЛПА, трудовые договоры (контракты).

Документы в электронном виде и электронный документооборот

В соответствии со ст. 29¹ ТК предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление, в том числе под роспись, с ЛПА, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, а также обращение работника к нанимателю и иные действия, предусмотренные ТК, кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием электронной цифровой подписи.

Справочно.
Не допускается в электронном виде заключать, продлевать и изменять трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности.

Решение о совершении действий, указанных в ч. 1 ст. 29¹ ТК, в электронном виде и порядок их совершения устанавливаются ЛПА.

Таким образом, с 1 января 2024 г. отдельные действия между сторонами трудовых отношений могут совершаться в электронном виде. Условия о том, какие именно действия могут совершаться в электронном виде, категории работников, с которыми возможен электронный документооборот, применяемые для этого программно-технические средства и меры по защите персональных данных необходимо внести в Инструкцию о делопроизводстве, Положение об ЭДО или иной ЛПА, регламентирующий данные вопросы, должностные инструкции. Применение ЭДО и (или) ДЭВ должно найти свое отражение в номенклатуре дел.  

Большинство корректировок ТК влечет за собой внесение изменений в трудовые договоры (контракты) с работниками. В ближайшее время законодатель приведет в соответствие с обновленным ТК примерные формы трудовых договоров (контрактов). После официального опубликования данных НПА можно будет взять формулировки отдельных пунктов примерных форм для включения их в дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам) с целью приведения их в соответствие с условиями ТК.

Дополнительно по теме:
>>Самосейко В. Предоставляем социальный отпуск по-новому: что изменится с 01.01.2024
>>Самосейко В. Освобождение от работы в связи с прохождением диспансеризации: порядок действий
>>Сбитнева О. Изменения Трудового кодекса: к чему готовиться нанимателю