Заключаем трудовой договор (контракт) без ошибок

Материал подготовил  юрист практики трудового и миграционного права ИООО «Рёдль и партнеры» Анна Сидоренко

Содержание:

• Шаг 1. Направление работника на медосмотр
• Шаг 2. Получение от работника необходимых документов;
• Шаг 3. Заявление о приеме на работу;
• Шаг 4. Заключение трудового договора;
• Шаг 5. Ознакомление работника с работой и ЛНПА;
• Шаг 6. Инструктаж по охране труда;
• Шаг 7. Издание приказа о приеме на работу;
• Шаг 8. Заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности (при необходимости);
• Шаг 9. Внесение записи в трудовую книжку;
• Шаг 10. Оформление личного дела работника;
• Шаг 11. Оформление свидетельства социального страхования;
• Ошибки при заключении трудового договора;

Скачать образцы документов:

• Образец заявления работника о приеме на работу;
• Образец приказа о приеме на работу;
• Примерная форма контракта нанимателя с работником;
• Образец направления на прохождение предварительного медосмотра;
• Образец приказа о прохождении периодического медосмотра работника;
• Образец приказа о назначении ответственных должностных лиц по охране труда.

Важно!
В статье не рассматривается порядок продления трудового контракта. Этой теме посвящена отдельная статья.

Алгоритм действий нанимателя при приеме на работу (заключении трудового договора/контракта) работника:

Шаг 1. Направить работника на обязательный медицинский осмотр в случаях, предусмотренных законодательством

- Образец направления на прохождение предварительного медосмотра;
- Образец приказа о прохождении периодического медосмотра работника;

Согласно п. 6 ч. 1 ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю медицинскую справку о состоянии здоровья, если это предусмотрено законодательством.

Наниматель обязан организовать проведение медицинских осмотров при приеме на работу лиц, не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 275 ТК), работников, занятых на вредных и (или) опасных условиях труда (ч. 1, 4 ст. 228 ТК) и т.д.

Справочно
Факторы производственной среды, показатели тяжести и напряженности трудового процесса, при работе с которыми обязательны предварительные медосмотры, определены Инструкцией о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих <…>, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.04.2010 № 47. 

Шаг 2. Получить от работника необходимые документы

При приеме на работу наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 26 ТК):

1. документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство или удостоверение беженца);
2. Документы воинского учета (военный билет, временное удостоверение и т.д.);
3. Трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
4. Документ об образовании или об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы (аттестат об общем среднем образовании, диплом, свидетельство о повышении квалификации и т.д.);
5. Направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников;
6. Иные документы, предусмотренные данной статьей.

Категории работников, направляемых на работу в счет брони, предусмотрены ст. 11 Закона Республики Беларусь от 15.06.2006 «О занятости населения Республики Беларусь» (далее - Закон о занятости).

Важно!
Прием на работу без данных документов не допускается.

Важно!
Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до 5 базовых величин. За повторное нарушение в течение одного года после наложения взыскания размер штрафа возрастет и составит размер до 10 базовых величин (ст. 23.15 Кодекса об административных правонарушениях Республики Беларусь (далее — КоАП)).

Шаг 3. Написать заявление о приме на работу

Образец заявления работника о приеме на работу.

Как правило, наниматели при приеме работника просят написать заявление. Несмотря на то, что такое заявление не отнесено к документам, которые работник обязан представить (ст. 26 ТК), его написание не противоречит законодательству. Так, для нанимателя заявление подтверждает волеизъявление работника вступить в трудовые отношения.

Кроме того, п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, предусмотрено, что заявление о приеме на работу включается в состав личного дела работника.

Форма заявления о приеме на работу содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству от 14.05.2007 № 25.

Шаг 4. Заключить трудовой договор (контракт)

Примерная форма контракта нанимателя с работником

Сотрудник ушел в отпуск по уходу за ребенком. Можно ли заключить контракт с работником, который будет его замещать?
Читайте в статье юриста Е. Данильченко. 

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами (ст. 18 ТК). Один экземпляр передается работнику, другой — хранится у нанимателя.

Законодательством утверждены следующие примерные формы:

• контракта нанимателя с работником — утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.
• Трудового договора — утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.
• Контракта с временным управляющим и Примерная форма контракта с антикризисным управляющим — утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 06.05.2013 № 344.

В соответствии со ст. 17 ТК в зависимости от срока действия различают:

• трудовые договоры, заключенные на неопределенный срок;
• срочные трудовые договоры.

Трудовой договор на неопределенный срок должен содержать все обязательные условия, перечисленные в ст. 19 ТК, за исключением условия о сроке трудового договора, поскольку договор является бессрочным.

Помимо общих условий в трудовом договоре на неопределенный срок могут быть предусмотрены и дополнительные условия, в частности: о предварительном испытании, о заключении договора о материальной ответственности и др.

Важно!
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, такой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 7 ст. 17 ТК). 

Наниматель имеет право заключить с работниками следующие срочные трудовые договоры:

• трудовой договор на определенный срок.

Необходимо отметить, что максимальный срок действия срочного трудового договора — 5 лет, а минимальная продолжительность срока действия данной разновидности срочного трудового договора не определена;

• контракт, который является разновидностью срочного трудового договора, заключается в письменной форме на определенный срок и содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде (примечание к ч. 1 п. 1 Декрета от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительной дисциплины», далее — Декрет № 29).

Заключается контракт на срок не менее одного года и не более 5 лет (п. 1 Декрета № 29, ст. 17 ТК, п. 11 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.06.2008 № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников», далее - Постановление № 4);

• трудовой договор на время выполнения определенной работы.

Такой трудовой договор заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно (ч. 5 ст. 17 ТК).

Таким образом, срок срочного трудового договора такого вида зависит от времени выполнения конкретной работы, окончание которой определяется ее завершением, а не наступлением календарной даты;

Справочно
Как оформить работника на время выполнения определенных работ — читайте в статье юрисконсульта СООО «ЦПК БЛР» С. Семенихиной.

• трудовой договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с Трудовым кодексом сохраняется место работы;

Как оформить нового работника на время передачи ему дел от основного работника?
Читайте в статье юриста практики трудового и миграционного права ИООО «Рёдль и партнеры» А. Сидоренко.

• трудовой договор на время выполнения сезонных работ.

Заключается в случаях, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться не круглый год, а в течение определенного периода (сезона), не превышающего шести месяцев (ч. 6 ст. 17, ст. 299 ТК).

Справочно
Если срок действия заключенного срочного трудового договора истек, а трудовые отношения фактически продолжаются, и при этом ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора считается продолженным на неопределенный срок (ст. 39 ТК).

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия (ст. 19 ТК):

1. Данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;
2. Место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;
3. Трудовая функция;
4. Основные права и обязанности работника и нанимателя;
5. Срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);
6. Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);
7. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

В трудовом договоре заработная плата ошибочно прописана в большем размере, чем согласовано при приеме на работу. Что делать?
Читайте в статье начальника отдела по правовым и кадровым вопросам ООО «ТАДБИК ПЛЮС» Ф. Ольховки.

Пример:
При проведении плановой проверки структурным подразделением Департамента государственной инспекции труда было установлено, что Иванов И.И. при приеме на работу не был ознакомлен под роспись с условиями и оплатой труда и данные условия не содержатся в заключенном с Ивановым И.И. трудовом договоре. Из письменного пояснения нанимателя следовало, что ознакомление с документами нанимателем произведено в устном порядке, что не соответствует законодательству о труде.
Таким образом, нанимателем были нарушены п. 2 ст. 54 ТК, а также п. 7 ч. 2 ст. 19 ТК.
По факту выявленного нарушения законодательства о труде директор был привлечен к административной ответственности по п. 4 ст. 9.19 КоАП в виде штрафа в размере 12 базовых величин.

Следует иметь в виду, что помимо общих условий, установленных ст. 19 ТК, контракт должен содержать обязательные условия, предусмотренные Декретом № 29, Декретом Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 г. № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организации» , другими нормативными правовыми актами с учетом трудовой функции работника.

Таким образом, перечень обязательных условий контракта шире, чем перечень обязательных условий трудового договора.

Помимо обязательных условий, перечисленных в Декрете № 29, контракт может содержать дополнительные трудовые и социально-бытовые льготы и гарантии, например, предоставление жилых помещений, оплата проезда к месту работы и др. (п. 5 Постановления № 4).

Необходимо отметить, что в качестве дополнительных условий в трудовой договор (контракт), в частности, также могут быть включены следующие условия:

• о предварительном испытании (ст. 28 ТК);
• о размере выходного пособия, превышающем установленный законодательством минимум (ст. 48 ТК);
• о компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов, приспособлений, принадлежащих работнику (ст. 106 ТК);
• о порядке предоставления единовременной выплаты на оздоровление при предоставлении трудового отпуска (ст. 182 ТК);
• о видах поощрения работников за труд (ст. 196 ТК);
• о порядке предоставления дополнительных еженедельных свободных от работы дней без сохранения заработной платы обучающимся (ст. 207 ТК);
• об установлении дополнительных (по сравнению с законодательством) мер, компенсирующих вредное влияние на работников производственных факторов (ст. 225 ТК), и др.

Справочно:
Законодательство о труде, кроме общих положений, содержит большое количество норм, касающихся правового регулирования труда отдельных категорий работников, в частности: молодых специалистов, женщин и работников, имеющих семейные обязанности, инвалидов и др.
Так, например, на практике часто возникает вопрос о том, какой вид трудового договора должен заключить наниматель при приеме на работу молодого специалиста, поскольку законодательством это не регламентировано. Полагаем, целесообразно заключать с молодым специалистом контракт или срочный трудовой договор на срок обязательной работы по распределению (например, на два года) либо трудовой договор на неопределенный срок.

Шаг 5. Ознакомить с работой, ЛНПА

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись (п. 2, 3 ч. 1 ст. 54, п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК):

• с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить ему его права и обязанности;
• с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.

На практике распространенной ошибкой является неознакомление работников при приеме на работу под роспись с должностной (рабочей) инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка, что влечет административную ответственность в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (п. 4 ст. 9.19 КоАП).

Важно!
Неознакомление работника с ЛНПА в области охраны труда является нарушением законодательства об охране труда и влечет наложение штрафа в размере от 5 до 40 базовых величин (ч. 1 ст. 9.17 КоАП).

Шаг 6. Провести инструктаж по охране труда

Образец приказа о назначении ответственных должностных лиц по охране труда.

Вводный инструктаж по охране труда разрабатывает и проводит служба охраны труда, инженер по охране труда или иной специалист, на которого возложена эта обязанность.

В микроорганизациях (абз. 3 ч. 1 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 «О поддержке малого и среднего предпринимательства») таковой может проводиться руководителем организации (ч. 2 п. 47 Инструкции об обучении, стажировке, инструктаже и проверке знаний по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175).

Шаг 7. Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу

Работника не ознакомили с приказом о приеме на работу. Каковы последствия и ответственность?
Об этом и других нарушениях, допускаемых нанимателем при приеме на работу, читайте в статье редактора журнала «Библиотечка журнала «Юрист». Право и бизнес» Ю. Косько.

Заключение трудового договора (контракта) оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

После этого он объявляется работнику под роспись (ч. 4 ст. 25, п. 5 ч. 1 ст. 54 ТК).

См. образец приказа о приеме на работу.

Шаг 8. Заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности (при необходимости)

В соответствии с ч. 1 ст. 405 ТК письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими восемнадцати лет, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Примерный перечень таких должностей и работ утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764. С учетом того, что указанный перечень примерный, наниматель вправе на основании коллективного договора (а при его отсутствии — самостоятельно) утвердить перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ч. 3 ст. 405 ТК).

Шаг 9. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника (оформление трудовой книжки в случаях, предусмотренных законодательством)

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст. 50 ТК).

Вносимая запись о заключении трудового договора (контракта) должна соответствовать приказу (распоряжению) нанимателя о приеме на работу. Вносят ее в течение 7 календарных дней после его издания (ч. 5 ст. 50 ТК; ч. 2, 3 п. 26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты от 16.06.2014 № 40).

Пример содержания записи в трудовой книжке:
«Принят на должность инженера-конструктора в технический отдел с заключением контракта».

Шаг 10. Оформить личное дело работника (при необходимости)

 Законодательством определен перечень лиц, на которых при приеме на работу оформляются личные дела в обязательном порядке. Так, наниматель обязан завести личное дело на работника, принятого на должность руководителя или специалиста (ч. 2 п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 г. № 2).

Заводить личные дела на работников, занятых по рабочим специальностям, не требуется.

Шаг 11. Оформление свидетельства социального страхования (при необходимости)

В соответствии со ст. 26 ТК при заключении трудового договора гражданин должен предъявить нанимателю страховое свидетельство. Если лицо поступает на работу впервые, то указанное свидетельство оформляется на него нанимателем.

Кого необходимо уведомить?

При приеме на работу работников наниматель обязан уведомить об этом те или иные государственные органы, в частности:

• органы по труду, занятости и социальной защите о заполнении свободных рабочих мест (вакансий), о наличии которых в соответствии с законодательством были уведомлены органы по труду, занятости и социальной защите, в день заполнения (ст. 21 Закона о занятости);
• при приеме на работу гражданина, направленного органом по труду, занятости и соцзащите в счет брони, предоставленное направление наниматель должен возвратить в 5-дневный срок (ч. 2 ст. 21 Закона о занятости);
• при приеме на работу лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, должно сообщить в недельный срок в военные комиссариаты (обособленные подразделения) районов (городов) о каждом призывнике и военнообязанном, принятом на работу (абз. 2 ч. 1 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 г. «О воинской обязанности и воинской службе», абз. 13 п. 29 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 г. № 1662 «Об утверждении положения о воинском учете»);

Важно!
При нарушении данного требования предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 4 до 5 базовых величин (ст. ч. 2 ст. 25.8 КоАП).

• при приеме на работу пенсионера наниматель обязан известить об этом в 5-дневный срок орган, осуществляющий пенсионное обеспечение (ст. 93 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 г. «О пенсионном обеспечении»).

Типичные ошибки

На практике встречаются следующие ошибки при заключении трудового договора (контракта), в частности:

• установление предварительного испытания лицам, которым это запрещено. Необходимо помнить, что в ст. 28 ТК установлен перечень, с кем предварительное испытание не проводится (например, с работниками, не достигшими восемнадцати лет; при переводе на работу в другую местность либо к другому нанимателю; молодыми специалистами; инвалидами и др.);
• установление предварительного испытания на срок более 3 месяцев (ст. 28 ТК);

Примеры:
Не правильно: с 10.02.2016 по 10.05.2016.
Правильно: с 10.02.2016 по 09.05.2016.

• отсутствие в контрактах дополнительных мер стимулирования: дополнительный поощрительный отпуск, повышение тарифной ставки (оклада) работника, чем нарушается подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29;
• отсутствие в контрактах условия письменного уведомления сторон не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта о продлении или прекращении трудовых отношений (ч. 3 п. 1-1 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29»);
•  подмена трудовых отношений гражданско-правовыми.

На практике имеет большое значение разграничение гражданско-правовых и трудовых договоров. Так, гражданско-правовой договор и трудовой договор по-разному заключаются, изменяются, прекращаются, а также влекут разные правовые последствия. Смешение этих понятий может повлечь неправильное применение законодательства и, как следствие, привести к конфликту между сторонами заключенного договора;

Справочно
О рисках заключения гражданско-правового, а не трудового договора читайте в статьеюрисконсульта СООО «ЦПК БЛР» С. Семенихиной.

• при приме на работу совместителя в трудовом договоре (контракте) не указано, что работа является совместительством (ч. 2 ст. 343 ТК). 

Пример пункта в трудовом договоре (контракте):
«Работа по настоящему трудовому договору является совместительством».

Важно!
В случае нарушения законодательства о труде, причинившего вред работнику (например, незаключение трудового договора в письменной форме, отсутствие в трудовом договоре (контракте) обязательных условий, предусмотренных законодательством и др.), виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин согласно п. 4 ст. 9.19 КоАП.